Организация рабочего места секретаря 1 страница

Литература

Основная литература

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37.

Дополнительная литература

2.1. Додонова, М. И. Секретарь в структуре службы ДОУ / М. И. Додонова // Секретарское дело. – 2002. –№ 2. – С. 3–6.

2.2. Малиновская, С. Идеальный секретарь: миф или реальность? / С. Малиновская // Секретарь-референт. – 2006. – № 3. – С. 54–56.

 

Тема 2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СЕКРЕТАРЮ.

План

1. Специфические функции, характерные для должности секретаря.

2. Специфика секретарского труда и значение профессиональной подготовленности секретаря.

3. Основные требования, предъявляемые к объему знаний секретаря.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Развитие в стране новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

- поиск и обработка необходимой руководителю информации,

- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Часто в подчинении у секретаря-референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

Любой секретарь-референт должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Формирование новой секретарской профессии в равной степени основано на отечественном и зарубежном опыте организации секретарского обслуживания.

Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику:

- большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

- весьма насыщенный рабочий день;

- необходимость выполнять параллельно несколько работ;

- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Специфика и сложность секретарского труда связана и с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что "секретарь - лицо фирмы". Секретарь-референт - профессия обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности,

коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи.

Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой

подготовленности, целого комплекса личностных и деловых качеств,

обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

- основные принципы организации документооборота,

- основы архивного дела,

- основные прикладные программы,

- русский язык,

- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

- правила ведения деловой беседы;

- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные средства связи;

- основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться современными средствами связи;

- организовать прием посетителей;

- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового и хозяйственного права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

- научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

- направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;

- отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;

- установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

- действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

- методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

 

Вопросы для самоконтроля:

1 Назовите основные направления деятельности и основные функции секретаря.

2 Назовите категории секретаря в соответствии с его компетентностью, уровнем образования и должностными обязанностями.

3 Каковы функции секретаря в документировании управленческих отношений?

4 Каковы основные направления бездокументной работы секретаря приёмной?

 

Рекомендуемая литература:

1. Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. – М.: МаРТ,2006.-320 с.

2. Секретарское дело (сборник документов, организация и технология работы): учебно-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, 2006.-608 с.

3. Секретарское дело: сб.документов, организация и технология работы: компакт-диск.-М.:Проспект,2006.

 

 

Тема 3. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ.

План

1. Умения и навыки, деловые и личностные качества секретаря.

2. Профессиограмма секретаря.

3. Пути становления секретаря-про­фессионала. Профессиональные качества. Деловые и организаторские способности.

4. Характеристика личных качеств секретаря: коммуникабельность, внешний вид, умение создать психологический комфорт в офисе, доброжелательность.

 

Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I). Эту должность могли занимать только мужчины знатного происхождения.

Особого развития достигла эта профессия при Екатерине II. У императрицы было множество доверенных лиц в качестве секретаря. Они были талантливыми писателями, поэтами. По «Табелю о рангах» секретари имели множество привилегий и высокий статус. чины Губернского и Коллежского секретаря занимали 10 и 12 места, обозначенные в «Табеле гражданских чинов». Хотя, по словам А.П. Чехова, требования в то время к ним были не высоки: они должны лишь уметь грамотно писать.

Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников.

Позднее в ХIХ веке функции секретарей несколько изменились. Кроме делопроизводства они стали принимать людей разных чинов. В конце ХIХ века секретарей начали специально обучать. Так, у Ленина работали квалифицированные специалисты, закончившие специальные курсы. С изобретением печатной машинки и распространением грамотности эта профессия становилась женским занятием. По окончании Первой мировой войны секретарей мужского пола практически не осталось.

Среди обязанностей тогдашних секретарей царской России была регистрация челобитных, передача почтовой корреспонденции. Подобные функции должны выполнять и современные офис-менеджеры. Впрочем, и тогда, и сейчас секретари должны обладать организаторскими способностями, иметь отличную память, быть терпеливыми и внимательными, коммуникабельными. Они являются правой рукой любого руководителя.

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.

Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.

Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.

Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться.

Информационные функции секретаря. В современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Лучшие аналитики компаний заняты обработкой информации. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки.

Все информационные потоки соединяются в информационную систему организации и служат источниками для формирования информационного ресурса. Создание информационных ресурсов управления - очень ответственная и сложная задача. Для включения информации в информационный ресурс ее необходимо одновременно отобрать, обработать, систематизировать и "приготовить" для последующего использования на рабочих местах сотрудников организации.

Можно назвать несколько источников информации для формирования информационных ресурсов организации. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Правовая информация в современных организациях, как правило, поступает из автоматизированных информационных систем ("Гарант", "Кодекс", "КонсультантПлюс" и др.). Правовую информацию можно также отобрать самостоятельно, анализируя сборники правовых актов федерального, отраслевого и регионального уровней.

Другим необходимым источником для работы любой организации служат различные нормативы, стандарты, правила, классификаторы технико-экономической информации, патентная, научно-техническая информация. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы.

Определенное значение имеет создание библиотеки (книжной, журнальной продукции, видео- и аудиокассет) по профильным вопросам деятельности организации и общим вопросам менеджмента. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета.

В любой организации формируются информационные ресурсы в виде массивов документов делопроизводства, архива, баз данных. Эти элементы информационного ресурса создаются как централизованно (например, в канцелярии), так и в различных структурных подразделениях, на рабочих местах. Совокупность информационных ресурсов, технологий и технических средств, которые позволяют ими пользоваться, а также персонала организации, который специально занимается информационными ресурсами, составляет информационную инфраструктуру организации. Современная инфраструктура организации формируется с помощью методов информационного менеджмента - специально создаваемой системы управления информационными ресурсами организации.

Любой секретарь является одним из важных элементов этой инфраструктуры. Секретарь накапливает информацию, служит ее источником, обрабатывает ее, осуществляет коммуникационные процессы, используя различные информационные технологии и применяя организационную технику.

Высокий уровень технического и технологического оснащения современной организации предъявляет принципиально новые требования к профессиональной подготовке секретаря. Чтобы комфортно и уверенно чувствовать себя в информационной системе организации, секретарь должен владеть компьютером и основными компьютерными технологиями подготовки и оформления документов, приема и передачи информации по электронной почте, поиска информации в Интернете и локальной сети организации.

Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя.

Секретарь является важным коммуникационным звеном в структуре организации. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Каждый должен получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ. Ответы типа: "не знаю", "не в курсе", "он мне об этом не докладывал" и т. п. не должны звучать из уст секретаря.

Современный секретарь должен быть образованным и информированным. Он должен знать структуру организации, названия структурных подразделений, чем они занимаются, фамилии их руководителей, номера телефонов и другую необходимую информацию - не для того, чтобы щеголять своей эрудированностью в коллективе, а для того, чтобы использовать ее только в необходимых по службе случаях.

Секретарь участвует в процессе документационного обеспечения управления. Работа с документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации.

Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов.

Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией.

В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов.

Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.

Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п.

Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций.