Раздел VIII. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах 1 страница

 

Статья 25. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

 

Нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах должностными лицами и гражданами Российской Федерации влечет уголовную, административную и иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

 

Должностные лица и граждане обязаны возместить ущерб, причиненный Архивному фонду Новосибирской области нарушением законодательства Новосибирской области об Архивном фонде и архивах.

 

Нарушения требований статей 4, 5, 8-10, 17, 19-22 и 24 настоящего Закона, ответственность за которые не предусмотрена федеральным законодательством, влечет административную ответственность в виде штрафов в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемых в судебном порядке по представлению органов, контролирующих соблюдение настоящего Закона в соответствии со статьей 15.

 

Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Новосибирской области, привлекаются к ответственности за нарушения настоящего Закона на общих основаниях.

 

Приложение 8.6

 

Примерная инструкция по делопроизводству

 

Инструкция по делопроизводству в		УТВЕРЖДЕНА
		приказом директора
Наименование организации		от ______ N _____

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена
	Наименование отдела

 

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем повышения эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе с организационно-распорядительными документами на основе ГОСТ Р 6.30-97.

 

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

 

1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машинопечатаемыми и др. Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

 

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на		отдел.
	Наименование отдела

    

Ответственность за работу с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений.

 

2. Документация организации

 

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

 

3. Правила подготовки и оформления документов

 

3.1. Документирование управленческой деятельности

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

 

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

 

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

 

3.2. Бланки документов

 

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

 

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.

 

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - 15 мм.

 

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

 

3.3. Оформление реквизитов документов

 

3.3.1. Изображение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа (письма, постановления, распоряжения, протокола и др.).

 

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).

 

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.

 

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.

 

3.3.5. Дата документа

 

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

 

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделяемых точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.

 

3.3.6. Подпись документа

 

Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

 

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

 

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

 

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

3.3.7. Согласование документа

 

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

 

Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

 

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

 

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.

 

Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО 

Письмо Сибирской академии 

государственной службы 

от 10.02.2000 N 305/10

 

или

 

СОГЛАСОВАНО 

Протокол заседания ученого совета 

Сибирской академии

государственной службы 

от 15.03.2000 N 12

 

3.3.8. Согласование проектов документов оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

 

Начальник отдела стратегии развития образования

Подпись И.И. Петров 

20.07.2000

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник отдела стратегии развития образования

Подпись И.И. Петров 

20.07.2000

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

 

На проектах распорядительных документов визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 

3.3.9. Утверждение документа

 

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

 

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации _____________ района наименование Личная подпись И.И. Завьялов 15.11.2000

 

или

 

УТВЕРЖДЕНО Постановлением главы администрации____________ Наименование района от 20.01.2000 N 45

 

При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами). Например, при утверждении состава рабочей группы по проведению праздника гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДЕНА постановлением  главы администрации  от 12.06.2000 N 105

 

3.3.10. Адресование документа

 

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

 

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

 

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно.

 

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

 

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.

 

Слово «Копия» в адресате не указывается.

 

3.3.11. Резолюция

 

В резолюции дается указание об исполнении документа.

 

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель; его фамилию, как правило, приводят в резолюции первой.

 

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

 

3.3.12. Оформление приложений к документу

 

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 12 л. в 4 экз.

 

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

 

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

 

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

 

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

 

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

 

3.4. Порядок подготовки оформления проектов документов

 

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

 

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителями структурного подразделения, юридической службы, других структурных подразделений, организаций с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

 

Тексты постановлений, распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

 

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу документационного обеспечения управления (ДОУ), которая несет ответственность за правильность их оформления.

 

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

 

3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

 

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

 

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

 

3.4.3. Тиражирование документов

 

При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из того, что документ должен быть своевременно доведен до организации и должностных лиц, которых он касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

 

При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.

 

4. Порядок прохождения документов внутри организации

 

4.1. Регистрация документов

 

4.1.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

 

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в данной организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

 

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств).

 

При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, его дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, отметка об исполнителе, количество листов документа, указание о наличии приложений, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

 

4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий.

 

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

 

При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту.

 

5. Контроль исполнения документов

 

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

 

5.1. Сроки исполнения документов

 

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

 

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.

 

Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

 

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

 

5.2. Система учета контрольных документов

 

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в месяц.

 

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

 

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».

 

6. Составление номенклатуры дел

 

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководи- теля - 02.

 

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

 

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

 

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

 

6.3. Формирование дел

 

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

 

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

 

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

 

группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

 

группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

 

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

 

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

 

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

 

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

 

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

 

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

 

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97 с его изменениями и дополнениями.

 

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.

 

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

 

 

Тема 9. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов

 

1. Язык и стиль служебных документов

 

2. Особенности официально-делового стиля

 

3. Употребление прописных и строчных букв

 

4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

 

5. Наиболее употребляемые сокращения слов

 

6. Оформление дат и чисел в документах

 

 

1. Язык и стиль служебных документов

 

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения*1. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

_____

*1 См.: Розенталь Д. Э., Теленкова М. А. Словарь-справочник лингвистических терминов. - М., 1985. - С. 345.

 

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

 

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

 

Так как документы связаны с правовой нормой, объектив- ность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

 

 

2. Особенности официально-делового стиля

 

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:

 

- краткость и компактность изложения официального материала;

 

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;