Тема 2. Эволюция управленческой мысли 3 страница

- оперативное управление;

- материально-техническое снабжение;

- обеспечение инструментом и инвентарем;

- техническая подготовка производства;

- управление кадрами;

- обеспечение транспортом;

- обеспечение энергией.

С помощью этих функций осуществляется:

1. Сбор текущей информации и ее передача органу, принимающему решение. Эта процедура относится к числу чисто технических операций.

2. Собранная информация упорядочивается в разрезе цехов, участков, отдельных групп оборудования и группируется.

3. Управление производством может быть эффективным лишь в том случае, если на основе используемой информации можно сделать выводы о том, какова динамика развития производственного процесса, как прогнозируется его будущее направление, соответствует ли процесс в данный момент времени заданному режиму, как устойчив процесс, какова степень его надежности. Выработке оперативного решения предшествует важнейший этап определения нормативных характеристик и фактических показателей производственного процесса по входу и выходу материального потока. Выполняется с помощью арифметических операций.

4. Сравнение нормативного уровня с фактическим позволяет судить об устойчивости и надежности данного производственного процесса, о тенденции его развития и совершенствования. При сравнении этих данных определяется в какой степени фактический ход процесса соответствует нормативному, плановому.

5. Оценка значимости отклонений занимает при управлении производством особое место. Любой устойчивой системе свойственно состояние динамического равновесия, являющееся следствием определенного соответствия ее элементов. Состояние равновесия должно достигаться путем оперативного регулирования, выработки и реализации команд, ликвидирующих отклонение параметров процесса от их плановых значений. Оценка значимости отклонений позволяет определить необходимое направление регулирующего воздействия. Для решения это задачи используются результаты расчетов, выполненные на предыдущих этапах и информация о динамики развития, о прошлом опыте системы. Важнейшим условием, определяющим выбор оперативного решения, является творческий элемент, который зависит от уровня квалификации того, кто принимает решение.

Линейные руководители, выполняющие эти функции: начальник цеха, участка, старшие мастера, мастера, специалисты производственных подразделений.

Состав функций производственных подразделений.

Функции управления	Структурные подразделения	Линейные руководители
Управление кадрами	Цехи, участки	Начальники цехов, старшие мастера
Оперативное управление производством	Производственно-диспетчерские бюро в цехах	Начальник бюро производства в цехах
Технико-экономическое планирование	Планово-экономические бюро цехов	Начальник бюро в цехах
Техническая подготовка производства	Цеха, участки	Начальники, старшие мастера, мастера
Хозяйственное обслуживание производства	Вспомогательное производство, обслуживающее производства	Начальники соответствующих цехов и их заместители

Ситуационный подход

Традиционные школы управления пытались определить принципы, относящиеся к функциям управления. Этот комплекс теоретических знаний о том, как должны работать руководители, традиционно рассматривает как научный компонент управления. Применение этих принципов на практике традиционно рассматривалось как искусство, т.е. как нечто, чего можно достичь только через опыт, методом проб и ошибок. Ситуационный подход внёс большой вклад в теорию управления, используя прямые возможности прямого приложения науки к конкретным условиям и ситуациям. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчёркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приёмы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Ситуационный подход разработанный в конце 60-х годов не считает, что концепции традиционной теории управления, биевиористической школы и школы науки управления неверны. Системный подход, с которым ситуационный тесно связан, пытается итегрировать различные частичные подходы. Он также подчёркивает неразрывную взаимосвязь между управленческими функциями и не рассматривает их по отдельности.

Рассмотрение ситуации как важного явления не является чем-либо новым в управленческой теории. Идея намного впереди своего времени. Мери Паркер Фоллет ещё в 20-е годы говорила о "законе ситуации". Она отмечала, что «различные ситуации требуют различных типов знаний», и что человек, обладающий знаниями применительно только к одной ситуации, стремиться быть в хорошо управляемых деловых организациях, при прочих равных условиях, калифом на час. Два десятилетия спустя, в 1948 году. Ральф Стогдилл провёл тщательное и скрупулёзное исследование характерных качеств лидеров и также пришёл к выводу, что именно ситуация по большей степени определяет, какие черты и навыки нужны лидеру.

Однако лишь в конце 60-х годов управление и смежные дисциплины социальных наук получили достаточное развитие, чтобы справиться с переменными, влияющими на организацию и на эффективность управления в различных ситуациях. Такая увязка очень важна для сравнения стилей управления в различных культурах.

Понятие ситуационного управления впервые было введено в научный оборот американским ученым Р. Моклером, и все последующие разработки получили практическую направленность, в том числе обучение менеджеров методам анализа возникающих проблем, ориентация персонала и приспособление структур управления для их решения в условиях изменяющихся характеристик среды. В рамках ситуационных теорий – организации рассматриваются в качестве открытых, активно взаимодействующих с внешней средой.

Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. В нём также сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признаёт, что хотя общий процесс одинаков, Специфические приёмы которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

Например, все организации должны создавать структуры для того, чтобы добиваться своих целей. Однако, существует множество различных способов построения организационных структур. Может быть создано много или мало уровней управления. Руководители среднего или низкого звеньев могут получить большую длю участия в принятии решений, или наоборот - руководители высшего звена могут резервировать за собой право принимать самые ответственны решения. Если определённый род деятельности может логически соответствовать двум подразделения, руководство должно решить, кто же из них будет конкретно заниматься этим. Руководство должно определить, какая структура или приём управления наиболее подходит для данной ситуации. Более того, поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как необходимо соответственно поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приёмы и концепции с определёнными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

Ситуационный подход - это способ мышления об организационных проблемах и их решениях. Он признаёт, что специфические приёмы, используемые руководителем для эффективного достижения целей, должны меняться. Руководство должно определять, какая структура или приём управления наиболее подходит для данной ситуации.

В центре ситуационного подхода конкретная ситуация, то есть набор обстоятельств, с которыми сталкивается организация в процессе своего функционирования. Управление этой ситуацией осуществляется путем выделения наиболее важных в конкретных обстоятельствах переменных, взаимосвязанное расположение которых позволяет решать возникшие проблемы.

Состав и содержание ситуационных переменных предопределяются системными чертами и свойствами как самой организации, так и её окружения.

Использование ситуационного подхода к управлению, согласно которому вся организация внутри предприятия есть не что иное, как ответ на различные по своей природе воздействия извне.

Проблемы могут возникать, когда функционирование управляемого объекта не создаёт необходимых предпосылок для достижения поставленных целей в данный момент или в будущем. Кроме того, источником возникновения проблем могут быть изменившиеся под воздействием тех или иных условий цели деятельности, то есть проблема всегда связана с совокупностью условий и факторов, которые создают ситуацию, оказывающую влияние на деятельность организации.

Проблемная ситуация характеризует проблему, возникшую под воздействием сложившейся ситуации. Описание проблемной ситуации даёт представление о факторах, которые необходимо тщательно проанализировать и рассмотреть при решении. Прежде всего требуется установить, являются ли они внутренними или внешними по отношению к данной организации, так как возможности воздействия на эти две группы факторов различные.

Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени определяется на третьем шаге, определяющим переменные ситуации и их влияние. Если этого не будет сделано правильно, нельзя полностью оценить сравнительные характеристики или приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда не возникнет необходимости прибегать к догадкам или методу проб и ошибок для определения подходящего решения реализационных проблем. К счастью для руководителей, хотя ситуационный метод ещё не был полностью обоснован исследованиями, недавние результаты указывают на то, что некоторые ситуационные переменные могут фактически быть вычленены. Установление этих основных переменных, В особенности в области лидерства и поведения организационных структур и количественных оценок явилось наиболее важным вкладом ситуационного подхода в управление. Ситуационный подход представляет собой наиболее широкую и удовлетворительную систему, Разработанную до настоящего времени, для того, чтобы сделать управление эффективным.

Невозможно однако, определить все переменные, влияющие на организацию. Буквально каждая грань человеческого характера и личности, каждое предыдущие управленческое решение и всё, что происходит во внешнем окружении организации, определённым образом влияет на решение организации. Для практических целей менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации и те, которые скорее всего могут повлиять на её успех. Устранив тысячи малозначимых различий между организациями и ситуациями, мы сокращаем число переменных до разумных пределов без ощутимой потери точности.

Динамичность организации, способность реализовать изменяющиеся цели управления могут быть обеспечены наличием и взаимодействием двух элементов организационного механизма управления обеспечивает решение:

1. Функциональных задачах сложившимся разделением труда;

2. Ситуационные задачи, явившиеся следствием нарушений во взаимодействии специализированных подсистем и их элементов.

Управленческая ситуация – характеристика сложившегося состояния организации и его звеньев, которое может быть удовлетворительным или неудовлетворительным. В последнем случае ситуация становится проблемной, она характеризует реальное несовпадение желаемого и действительного уровней удовлетворения потребностей. Каждая из проблем ориентирует систему управления на нетождественные пути и методы преодоления проблемной ситуации.

Например, в городе высока напряженность пассажиро-перевозок в утренние и вечерние часы. Эту ситуацию можно выразить в виде следующих проблем:

1. Не хватает транспортных средств;

2. Нерационально организованы маршруты перевозок;

3. Нерациональное расселение жителей по отношению к их месту работы.

Решение этих проблем потребует существенно различных ресурсов, как по объёму, так и по составу, породит неодинаковые управленческие решения. Одна из задач ситуационного подхода – понять как организация реагирует на меняющиеся условия и специфические обстоятельства.

Инструментом ситуационного управления является классификация по трём признакам:

1. Фиксированию ситуации;

2. Процедуре распознавания или создание алгоритма образа ситуации;

3. Определение места ситуации.

Источниками управленческих ситуаций является:

· Внутренняя среда;

· Внешняя среда.

Объектами ситуаций во внутренней среде является:

· Производственная среда (ПС)

· Система интеллектуального управления (СИУ)

· Система управления (СУ)

Во внешней среде:

· Деловая среда;

· Фоновое окружение.

Методы разрешения ситуаций:

1. Метод реактивного реагирования основан на однозначности отношения множества ситуаций. Ситуация характеризуется четкими причинно-следственными отношениями. Фактически здесь нет выбора варианта воздействий, каждая ситуация вызывает только одну определенную реакцию.

Например, реакция мастера на остановку станка – «починить или включить другой».

2. Метод аналогов основан на многократном использовании зафиксированного опыта разрешения тех ситуаций организации, которые возникали в ней или вне ее. Результат воздействия системы управления зависит от того, насколько широко производится поиск аналогичной ситуации.

3. Исследовательский метод идентичен аналоговому. Суть исследовательского метода состоит в формировании комбинаций управленческих решений и методов их реализации на основании представления о возможном поведении подсистем организации и внешней среды в результате реализации этих комбинаций.

Интуитивный метод. Он не базируется на какой-либо строгой последовательности операций, имеет место логическая проверка сущности явления, его сопоставление со структурой известных ситуаций.

Возникающие в деятельности организации проблемные ситуации необходимо прогнозировать и разрешать на любой стадии процесса управления. Ситуационный подход дополняет сложившийся организационный механизм управления, при этом большая ответственность в разрешении ситуации лежит на руководителе.

Руководителю необходимо уметь предвидеть причины и источники возникновения ситуаций и иметь в запасе заранее спроектированный механизм и выбирать приемлемые варианты:

1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает Понимание процесса правления, Индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений.

2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики, в случае когда они применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен умети предвидеть вероятные последствия, - как положительные так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции. Приведём простой пример. Предложение удвоить зарплату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение их мотивации на какое-то время. Но, сравнивая прирост затрат с полученными выгодами мы видим, что такой путь может привести к разорению организации.

3. Руководитель должен уметь интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4. Руководитель должен уметь Увязывать конкретные приёмы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и дали бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижения целей организации самым эффективным путём в условиях существующих обстоятельств.

Тема 4. Интеграционные процессы менеджмента

Понятие «коммуникаций».

Для успеха организации и индивидов необходимы успешные коммуникации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Например, с имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Для общественности создается и поддерживается определенный образ («имидж») организации. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию в области ценообразования, уплаты налогов и т.д.

Д.Кау и Р.Кан утверждали, что «Коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и она образует саму суть социальной системы или организации».

Э.Роджерс в своей книге «Коммуникации в организациях» определял коммуникацию – как процесс, посредством которого некоторая идея передается от источника (отправителя) к получателю с целью изменить поведение этого получателя. Виханский определял коммуникацию как передачу информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже организации.

Термин «Коммуникация» происходит от латинского «communus», означающего «общее». Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию, следовательно, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а понимания с помощью общих символов.

Мескон определял коммуникацию как процесс обмена информацией, ее смысловыми значениями с двумя и более людьми. Прочность и качество отношений между людьми в основном представляет собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные коммуникации. Т.к. организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми и в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

В процессе истории предлагались различные модели коммуникации для объяснения ее природы. Модель – это попытка отобразить явления реального мира в понятиях абстрактной теории. Вероятно, самая первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, который выделил оратора, речь и аудиторию в качестве основных элементов акта коммуникации. В конце 40-х годов Г.Лассвелл, К.Шеннон и У.Уивер предложили модели коммуникации, которые доминировали вплоть до 60-х годов, продолжая воздействовать на наше понимание коммуникации и сегодня. Лассвелл указал, что кто говорит, по какому каналу, с кем и с каким результатом – это основные элементы коммуникации. Математик Шеннон и инженер-электрик Уивер анализировали коммуникацию между людьми, используя пять компонентов: 1)источник; 2)передатчик; 3)сигнал; 4)получатель; 5)назначение.

Обратная связь – это реакция получателя на сообщение отправителя. Отправитель может учесть обратную связь при изменении последующих сообщений, т.о. обратная связь делает коммуникацию двухсторонним динамическим процессом.

Обратная связь может рассматриваться как сообщение отправителю данных об эффективности предыдущего акта коммуникаций. Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения был достигнут. Отрицательная обратная связь, информирует, что желаемого результата сообщения достигнуто не было, и может породить конфликт между источником и получателем.

С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большее значение, чем положительная, но инициатор такой связи чаще всего будет наказан. Например, сотрудник фирмы говорит начальнику, что предложенная и ценимая им идея не работает. В лучшем случае это сообщение будет принято им с недоверием или прохладно.

Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее. Внимание к обратной связи предполагает заботу о том, чтобы сообщение «дошло» до получателя.

При формировании максимально эффективных сообщений нужно иметь информацию о получателях до осуществления акта коммуникации. Если у отправителя имеется ошибочное представление о получателях, то его коммуникационные усилия окажутся менее эффективными. Ошибочные интерпретации сообщений чаще всего возникают тогда, когда отправитель и получатель не схожи. Если между ними много общего, то коммуникация протекает легче и эффективнее.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

У.Шрем определил коммуникацию как акт установления контакта между отправителем и получателем с помощью сообщения. При этом отправитель и получатель имеют некоторый общий опыт, что придает смысл сообщению, которое кодируется и отсылается отправителем, а принимается и декодируется получателем. Уэстли и Маклин предложили более сложную модель коммуникации, введя различия отдельных ролей в этом процессе, подчеркнули значение обратной связи и обмена информацией с внешней средой.

Элементы коммуникаций

В настоящее время в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента.

1.Отправитель (источник) – это создатель сообщения, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. Им могут быть индивид или группа совместно работающих индивидов. Источником может также быть общественный институт или организация, хотя и в этом случае источниками, в конечном счете, оказываются индивиды, даже если они действуют в своей организационной роли. Основная обязанность по подготовке сообщения лежит на источнике.

2. Сообщение – это собственно информация, закодированная с помощью символов. Это стимул, который источник передает получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации, и в этом акте определяется определенная идея. Сообщения состоят из символов, которые имеют (для источника и получателя) определенное значение. Для того чтобы предать значение символам индивиды классифицируют явления по категориям и дают им наименования – коды. Многие сообщения передаются в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными, например: жесты, мимика, другие телодвижения или графические изображения. Сообщения содержат информацию, определяемую как изменение вероятности осуществления некоторой альтернативы в данной ситуации. Таким образом, сообщение информации уменьшает неопределенность знаний относительно некоторого явления у получателя. Некоторые сообщения являются для получателя новыми и, следовательно, представляют собой вид стимула, отличный от обычных сообщений. Нововведения – это идея, метод или объект, воспринимаемые получателем как новые. Если сообщения для получателя нововведение, то такой акт коммуникации называется диффузией, т.е. процессом, посредством которого нововведения передаются членам социальной системы во времени.

3.Канал – это средство передачи информации, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю, путь физической передачи сообщения. Каналы можно разделить на средства массовой информации и межличностные каналы.

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Он является наиболее важным элементом коммуникационного процесса. Передатчики (источники) часто о нем забывают. Некоторые из них являются «ориентированными на источник». Примером могут служить авторы учебника, которые пишут его, не столько студентов, сколько своих коллег. Другие источники «ориентированы на сообщение»: они глубоко знают свой предмет, но не выражают его содержательно, т.е. не кодируют в терминах понятных получателю. Третьи источники «ориентированы на канал» и на столько зависят от конкретного средства коммуникации, что забывают о получателе. Примером такого источника может служить руководитель организации, который передает получателям свои сообщения исключительно посредством распространения документов. оН не проводит совещаний с работником даже в тех условиях, когда они могли бы быть более эффективными.

Скорость реакции