Регистрацию участников лучше всего осуществлять вне помещения, где будет семинар. Если вы ожидаете больше пятидесяти участников, пусть у вас будет два стола: один будет регистрировать тех, чьи имена начинаются с А-Л, а другой имена с М-Я. Если поставить стол регистрации в ту комнату, где будет проходить семинар, то опоздавшие участники могут помешать остальным.
1. Там где стулья можно передвигать, расставьте их так, чтобы все участники могли видеть друг друга и никто не сидел у другого за спиной. Это создаст в группе чувство неформальности и теплоты. Попытайтесь создать неформальную атмосферу, чтобы помочь людям расслабиться, когда они попадут в вашу комнату. Ряды с зафиксированными креслами создают впечатление формальности и жесткости. Создайте атмосферу способствующую неформальному обучению, где всем будет хорошо видно выступающего и визуальные материалы. Если в вашем помещении кресла зафиксированы и стоят рядами, уберите хотя бы последние ряды, чтобы побудить людей сесть поближе.
2. В передней части комнаты вам понадобиться один небольшой стол для компьютера, проектора и других подручных материалов. И два стола, которые нужно будет поставить в конце комнаты; на одном вы разложите предлагаемую литературу, на другом можно поставить чай или освежающие напитки.
3. Если вы будете показывать слайды или презентацию Power Point, вам понадобится большой экран.
4. Для выступления перед группой в количестве 40-50 человек, вам потребуется микрофон. Лучше использовать микрофон на подставке, нежели тот, который придется держать в руках. Пожалуйста, настройте всю звуковую систему заранее. Если микрофон не отрегулирован или его необходимо настроить во время семинара, займитесь этим в первую очередь.
5. Если перед началом семинара вы поставите какую-нибудь спокойную музыку, это позволить создать спокойную, непринужденную атмосферу.
6. Жара в помещении обязательно скажется на участниках семинара. Чем больше будет в комнате людей, тем выше будет температура помещения. Если есть выбор между жарой и холодом, то лучше выберите холод. Если будет слишком жарко, то ваши посетители могут впасть в сонное состояние, если слишком холодно, они могут посинеть. Наблюдайте за температурой в помещении, и если становится слишком жарко, то выключите обогрев.
7. В начале и в конце каждой сессии расставляйте стулья, собирайте бумагу и следите за тем, чтобы к следующей сессии комната выглядела аккуратно.
ПОСЛЕДНИЕ УКАЗАНИЯ
До начала семинара
Приезжайте на место проведения семинара заранее. Вы должны быть там как минимум за час до его начала. Это даст вам запас времени для проверки того, насколько все готово и выполнены ли все ваши указания, относительно приготовления. Вам тем более нужно приехать пораньше, если вы планируете пользоваться презентацией Power Point, т.к. вы должны будете проверить, что все электронное оборудование работает. Проверьте, где расположены туалетные комнаты. Проверьте температуру в помещении. Расставьте мебель и столы так, как вам нужно. Убедитесь, что весь раздаточный материал у вас под рукой.
Все эти детали необходимо предусмотреть до того, как придет ваш первый слушатель. На вас будут смотреть оценивающим взглядом с того момента, как появится первый участник. Вам необходимо время, чтобы предстать перед слушателями спокойным и владеющим собой. Быть может вы захотите остаться в комнате и встречать приходящих людей. Неформальный легкий разговор поможет и вам, и им расслабиться. Покажите этим людям, что вы заботитесь о них! Перед тем как выходить к группе, соберитесь на несколько минут с организаторами и ассистентами, чтобы еще раз прочитать программу дня и помолиться.
Правила успешного начала семинара (СЛ-14)
1. Начинайте вовремя. Не ждите пока соберутся опоздавшие! Это только поощрит людей приходить позже и накажет тех, кто пришел вовремя.
2. Начните энергично. Если в начале вашего выступления, вы продемонстрируете энергию, то ваша энергичность заразит и всю группу. Это отношение задаст тон всей программе.
3. Тщательно продумайте вступление. Какую бы технику вы не избрали для своего вступления, она должна быть тщательно отрепетирована, говорить следует как можно меньше прибегая к заметкам и как можно чаще устанавливая контакт глаз с аудиторией. Хорошо подобранная шутка или продемонстрированное чувство юмора, может с первых же минут расположить к вам аудиторию. A carefully tested joke or a sense of humor can get you positive responses from the first minute if well delivered. This puts you in control, where you need to be for the duration of the seminar, and gives people confidence in you and what you are about to present.
4. Сделайте ваше вступление коротким. Представляете вы себя сами или вас представляет кто-то другой, Сделайте ваше представление коротким. Сообщите вашим слушателям, что вы рады быть с ними, что вы рады видеть их там и что вы заботитесь о них. Скорее всего вы найдете позитивный отклик у ваших слушателей, особенно если они будут знать, что вы заботитесь о них.
5. Значки с именем. Самый сладкий звук для любого человека на земле, это звук его имени. Значки с именами являются ценным инструментом создания расслабленной атмосферы. На некоторых семинарах вы можете принять решение указывать на значке одно имя без фамилии, так как у вас на семинаре могут находится достаточно известные люди, желающие смешатся с толпой, чтобы не слышать как кто-то за их спиной шепчет, что здесь присутствует такой-то и такой-то.
6. Перерывы. Перерывы нужно устраивать каждый час-полтора. Они не всегда должны продолжатся 20 – 30 минут. Иногда вы можете просто попросить участников встать и размяться. Если же вы объявляете десятиминутный перерыв, то сдержите слово. Возобновите ваше выступление через десять минут, даже если в комнате присутствует только половина группы. Как только группа поймет, что вы делаете то, что вы говорите, они будут более склонны возвращаться вовремя.
КОГДА НЕОБХОДИМ ПЕРЕВОД (СЛ-15)
Если ваш семинар или тема с которой вы выступаете будет сочтена настолько важной, что будет полезна людям, находящимся в не сферы вашего непосредственного влияния, то вас могут пригласить выступать в той местности, где будет необходим переводчик. Это особенно важно, если вы пишите книгу по определенной теме. Авторов воспринимают как авторитетных лиц по тому предмету о котором они пишут. Если вам придется воспользоваться услугами переводчика, то имейте в виду следующие принципы:
1. Избегайте идиом. Идиомы очень трудно, практически невозможно перевести. Например английская идиома, “ Well, that was an off-the-wall remark ” означает не подходящее замечание. Нам с вами может быть известен смысл подобной идиомы, но переводчик может его не знать и попытается перевести это предложение дословно, что не будет иметь никакого смысла и вызовет смех или замешательство аудитории.
2. Говорите короткими фразами и предложениями, а не абзацами. Чем больше вы скажите до начала перевода, тем больше вероятность того, что переводчик забудет что-то из вышесказанного. Это увеличивает вероятность ошибки и непонимания.
3. Старайтесь использовать общепринятую лексику, а не нетехнические термины. Даже если ваш переводчик хорошо знает английский язык, это не гарантирует, что он/она знают или понимают трудные или редко употребляемые слова. Насколько возможно, используйте в вашей презентации простые повседневные слова.
4. Попросите вашего переводчика заранее просмотреть ваши заметки. Это даст вашему переводчику время заранее посмотреть значение незнакомых слов и фраз, и вы оба будете уверенны, что ваше сообщение правильно понято в другой культурной среде.
5. Будьте осторожны и использованием юмора. То, что считается смешным в вашей стране, может не быть смешным на Украине или Японии. Если вы планируете рассказать смешную историю или анекдот, лучше предварительно проконсультироваться с вашим переводчиком.
6. Заранее отправьте слайды и раздаточные материалы организаторам мероприятия, чтобы они могли подготовить их перевод на язык местного населения.
(СЛ -16)
7. Правильно рассчитывайте время. Не пытайтесь переговорить вашего переводчика, подождите пока переводчик закончит, прежде чем продолжать свою речь. Однако постарайтесь не затягивать выступление.
8. Не теряйте фокус. Вы можете заметить, что в то время пока переводчик говорит, ваши мысли где-то блуждают. Неожиданно переводчик замолкает и теперь ваша очередь говорить, но не можете вспомнить на чем вы остановились! Потеря концентрации мысли и речь с запинками выглядят не очень профессионально. Старайтесь удерживать фокус мысли, запоминая на чем вы остановились, чтобы в ту минуту когда ваш переводчик замолкает, вы могли не мешкая продолжить вашу мысль.
9. Разделите презентацию на двое. Для того, чтобы прояснить мысль, переводчику иногда требуется больше слов. Поэтому вы не можете представить все пункты в одном модуле. Поэтому вам понадобится разделить презентацию пополам, отведя половину времени переводчику.
10. Попросите вашего переводчика остаться с вами по окончании выступления. Быть может кто-то захочет задать вам вопрос после вашего выступления, и не зная языка вы просто не сможете на него ответить.
11. Заранее проверьте есть ли какие культурные расхождения, которые нужно учесть прежде чем вы начнете выступать, или какие-либо щекотливые моменты, которые необходимо избегать.
12. В завершении семинара поблагодарите вашего переводчика в присутствии всей группы. В большинстве случаев переводчики не получают благодарности за свои услуги. Быть может вы захотите вручить вашему переводчику маленький подарок.
ЗАВЕРШЕНИЕ СЕМИНАРА (сЛ-17)
Заканчивая свое выступление подведите итог по основным пунктам. Прежде чем сесть, не забудьте поблагодарить тех, кто стал спонсором вашей программы или помогал в его организации. Особо поблагодарите тех, кто пришел на ваш семинар. Без них у вас не было бы никакого семинара вообще!
Один из наиболее важных моментов заключается в том, чтобы поставить перед участниками творческую задачу, которая возложит на них обязательство внести изменения в свою жизнь.
Ваша цель по завершении семинара заключается в том, чтобы каждый участник остался доволен своим взаимодействием с вами и тем, чему он научился. Завершая выступление расскажите смешную историю, приведите смешную цитату или расскажите историю успеха, все, что заставит их почувствовать себя хорошо. Внимательно подготовьте эту часть семинара. Завершающая часть должна быть хорошо продумана вами и разработана так, чтобы принести позитивный результат.
Последнее, но не по значению, нужно вовремя завершить семинар. Выступающий, если он специалист, начинает и заканчивает всегда строго по графику. Те кто пришел на ваш семинар, заранее спланировали свое расписание в соответствии с заявленными часами. Закончить позднее будет не вежливо по отношению к тем, кто пришел. Завершив семинар, вы можете задержатся, чтобы пообщаться с людьми лично или ответить на вопросы.
Заканчивая свое выступление, вы скорее всего будете чувствовать себя на высоте. И так должно быть. Хороший выступающий – это как актер на сцене. Вы сделали все, что могли. Любой положительный отзыв становится хорошим дополнением к этой высоте. Более того, вы внесли позитивный вклад в жизнь других людей, что потребовало невероятной изобретательности с вашей стороны. Старайтесь постоянно обновлять вашу информацию экспериментируя, изменяя и пытаясь улучшить ваши умения. Проведение семинаров станет для вас невероятным вознаграждением, если вы будете искренне пытаться улучшить жизнь тех, кто к вам пришел.
ФОРМА ОЦЕНКИ
Форму оценки можно включить в любой раздаточный материал, какой вы используете, но она должна быть на отдельном листе, потому, что участники вернут ее вам. С помощью хорошо разработанной формы, вы можете собрать всю необходимую информацию, которая позволит вам улучшить ваш семинар. Читая оценочные листы ищите схожие комментарии. Если несколько человек сообщают вам, что не смогли прочесть вашу визуальную презентацию, вы будете знать, что эта часть вашего семинара нуждается в улучшении.
Не позволяйте негативным отзывам действовать на вас разрешающе, что может произойти, если вы прилежно трудились над его подготовкой. Быть может у этого человека был просто плохой день. Попросите участников подписать оценочные листы, но не настаивайте на этом. Обычно участники проявляют большую благосклонность, если их просят подписать имена.
