E. Формат раздаточного материала

 

По большей части объем раздаточного материала определяется продолжительностью вашего семинара. Трехдневный семинар потребует больше раздаточного материала, чем одночасовой материал. Ваш раздаточный материал должен быть организован таким образом, чтобы соответствовать порядку вашего выступления. Самый простой и дешевый способ скрепить раздаточный материал степлером. Степлер подойдет, если в материале не более 20 страниц.

 

Существует также множество всевозможных папок и файлов, в которые можно вставить страницы. Это предаст вашему материалу профессиональный вид и будет удобным в использовании. Можно выдать каждому участнику папку с кольцами позволяющую вставлять и убирать листы бумаги, если вы хотите добавить модуль или удалить его. Правда такая папка будет стоить дороже. 

 

Раздаточный материал можно раздавать участникам при входе на семинар или по мере необходимости. Если вы раздаете отдельные листы, это можно сделать гораздо быстрее, разделив материал на стопки в соответствии с количеством людей в каждом ряду или за каждым столом, а затем попросить ассистента или нескольких участников помочь в раздаче материалов.

F.    Успешная Реклама (СЛ-10)

 

Определите вашу целевую аудиторию. Определение вашей аудитории – это ключ к успешной рекламе семинара. Это определение поможет вам принять решение относительно выбора места, оформления раздаточного материала, стоимости (если платно), угощения, рекламных средств, стиля брошюры и практически всего остального. Взяв за отправную точку вашу целевую аудиторию, вы автоматически будете принимать правильные решения. Опираясь на целевую аудиторию, будет не сложно разработать четкую и эффективную рекламу семинара. Давайте возьмем в качестве примера семинар «Как быть организованной». По характеру этот семинар обращен преимущественно к молодым женщинам, в настоящий момент занимающихся домом, а также тем, кто работает полный рабочий день вне дома. Имея на руках такую информацию вы можете принять грамотное решение в отношении рекламы этого семинара. Вот некоторые критерии, которые должны определять вашу выбор:

 

1. Пол. Определите соотношение мужчин и женщин. Было бы смешно поместить рекламу этого семинара в спортивные колонки газеты. Для этого лучше подойдет колонка «Образ жизни».

 

2. Возраст. Какого возраста большинство женщин, желающих жить организованной жизнью? Определенные слова и фразы имеют разное значение для разных возрастных групп. То, что будет идеально для женщин в возрасте сорока, может быть совершенно не эффективным для более молодого поколения.

 

3. Место жительства.  Где живут эти женщины? Если ваша аудитория состоит преимущественно из городских жителей, то расклейка плакатов по городу может быть эффективна. Однако плакаты, расклеенные в городе, будут менее эффективны для женщин, живущих в пригороде или сельской местности.

 

4. Род деятельности. Если ваш семинар предназначен например для медсестер, то полезным будет расклеить плакаты в больницах. Вы также должны принять во внимание часы работы медсестер, часы профессиональной подготовки, которые медсестры проходят каждый год, а также найти для семинара такое место, куда они смогут быстро добраться.

 

5. Образование. Хотя вы можете обладать ученой степенью, полученной в престижном учебном заведении, ваша целевая аудитория может таковой не иметь. Ваша рекламная стратегия может быть выбрана очень неудачно, если вы не будете говорить на языке вашей целевой аудитории.

 

6. Уровень дохода. Разработка семинара для состоятельных людей представляет определенную трудность, потому что люди, относящиеся к этой группе дохода, редко посещают общественные семинары. Если вы хотите достичь этих людей, вам нужно пойти туда, где они бывают. Например, загородные клубы или дорогостоящие лечебные курорты.

 

В большинстве случаев один-два фактора из этого списка будут иметь большее значение, чем остальные. Но что бы вы не делали, самое главное - определите вашу целевую аудиторию.

G.   Выбор Дня (СЛ-11)

 

Очень важно, чтобы вы внимательно выбирали время и день для вашего семинара. Выбранное время обязательно скажется на посещаемости вашего семинара. Ниже приведены несколько принципов планирования даты:

 

1. Избегайте праздников. Это относится к национальным и религиозным праздникам, а также к тем выходным, которые выпадают на этот период. Люди занимаются подготовкой к празднику, что является главным отвлекающим моментом, или они уезжают в гости к родственникам. Например, практически бесполезно планировать проведение семинара «Как быть организованной» за неделю до рождества. Лучше всего провести его через две недели после нового года, когда люди задумываются о принятых решениях. (С другой стороны, в некоторых странах выходные или национальные праздники – самое подходящее время для проведения подобной программы. Выберите, что является оптимальным в условиях вашей страны.)

 

2. Избегайте крупных национальных событий. Быть может такие события не представляют лично для вас никакого интереса, но они могут занимать умы людей вашей целевой аудитории. Например, политический съезд или крупный футбольный матч могут не заинтересовать вас лично, но вы должны учитывать интересы людей вашей общины или той местности, где вы планируете провести семинар, а также вашей целевой аудитории. Однако для семинара «Как быть организованной» может подойти воскресение с большим спортивным мероприятием, на котором большинство мужчин будет присутствовать лично или смотреть его по ТВ.

 

3. Избегайте крупных событий местного масштаба. Очень трудно соревноваться с событиями местного масштаба, такими как ярмарки, фестивали, спортивные мероприятия. Например, одна женщина за много месяцев вперед запланировала провести семинар по браку в Ватсон Вилле, Калифорния. Организаторы позвонили ей за несколько недель до назначенной даты и сообщили, что семинар совпадает с ежегодным фестивалем чеснока. Было совершенно бесполезно действовать вопреки этому событию местного масштаба, в организацию которого была вовлечена вся община. Более того в городе не было свободных гостиничных номеров, где она могла бы остановится. Поэтому дату семинара, запланированного почти год назад, пришлось перенести.

 

4. Учитывайте погодные условия. Зимние месяцы, особенно в определенных регионах, угрожают успеху вашего семинара. Местности, где снегопады могут заблокировать дорожное движение, являются зоной риска для проведения семинара и присутствия на нем не только тех участников, которые зарегистрировались заранее, но и тех, кто в последнюю минуту принял решение посетить семинар.

 

5. Мудро выбирайте день недели. В некоторых культурах вторник, среда и четверг в целом являются подходящими днями для проведения семинара. Главная причина, по которой следует избегать понедельника, заключается в том, что это очень напряженный день, день возвращения к работе. Пятница - замечательный день для проведения бизнес-семинаров. Однако многие люди берут в пятницу отгул, чтобы иметь три выходных дня. Воскресенье не самый подходящий день для общественных выступлений, потому что воскресенье считается семейным днем и днем отдыха.

 

6. Выбирайте подходящее время дня. Если вы планируете проведение семинара вечером, то не забудьте принять во внимание вопрос транспорта. Если ваша аудитория состоит из домохозяек, которые имеют детей, то скорее всего им подойдет утреннее время, например, 9 часов. Семинары продолжительностью полдня должны проводится с 8:30 до 12:30 или с 13:00 до 17:00. Семинары, рассчитанные на полный день должны начинаться не позднее 9 утра и заканчиваться не позднее 17:00. Около 16:00 аудитория начинает проявлять беспокойство, независимо от того насколько хорош семинар, и люди могут начать уходить. Вечерние семинары должны проводиться с 18:00 до 22:00.

 

Всегда лучше сократить количество дней, на которые рассчитан семинар и, если необходимо, увеличить количество часов. Многим участникам трудно выделить дополнительный день для возвращения на семинар. 

 

7. Семинар личностного роста лучше всего проводить в вечерние часы или по выходным, чтобы избежать накладок с работой. Однако старайтесь не растягивать семинар на несколько вечеров подряд, скорее всего у участников будут другие планы. Если семинар проводится раз в неделю на протяжении нескольких недель, то всегда используйте один и тот же день.

 

H.   Брошюры/Пригласительные (СЛ-12)

 

Независимо от того, какого типа семинар вы проводите, вам необходимы печатные объявления о вашей программе. Существует два способа создания пригласительного. Вы можете сами его разработать и затем попросить типографию сделать копии, или вы можете попросить их самих разработать макет. Я настоятельно рекомендую вам разработать пригласительный самостоятельно. Это поможет контролировать способы продвижения вашего семинара. Помните, что ваше приглашение является вашей визитной карточкой. То, насколько хорошо или насколько плохо сделана рекламная брошюра будет в значительной степени определять, кто придет на ваш семинар и в каком количестве.

 

Вы можете сэкономить деньги и воспользоваться преимуществом создания вашей собственной брошюры, изучив брошюры, созданные другими профессионалами. Компании проводящие успешные семинары разрабатывают свои брошюры, опираясь на результаты многолетних проб и ошибок, и тратят тысячи долларов на исследования рынка. Соберите как можно больше брошюр подобного типа и внимательна изучите их, обращая особое внимание на цвет, сорт бумаги, шрифт, размер, графику, содержание и стиль.

     

Разрабатывать брошюру следует опять же с учетом вашей целевой аудитории. Если ваш семинар посвящен теме здоровья и разработан специально для женщин, которые не могут позволить себе оплатить стоимость семинара, то брошюра должна это отражать. Если же вы предлагаете дорогой семинар избранной группе врачей, то уместно будет разработать дорогую, высококачественную многоцветную брошюру.

     

Принципы оформления брошюры, на которые следует обратить внимание:

     

Ø Сорт бумаги.  Бумага в значительной степени отличается по толщине, цвету и стилю. Стандартный сорт (обычная бумага для принтеров) - самая недорогая и вполне подходящая для большинства случаев бумага. Специальная бумага, включая глянцевую, значительно увеличит стоимость затрат на оформление.

Ø Цвет бумаги. На сегодняшний лень существует большое количество цветовых вариантов. Продумайте, какой цвет привлечет вашу целевую группу. Если вы нацелены и на мужчин, и на женщин, то мужчин вряд ли привлечет розовый цвет.

Ø   Цвет чернил. Если вы намереваетесь использовать только один цвет и графику, предпочтительней пользоваться только черным. Однако там, где это возможно, используйте два цвета. Использование двух или более цветовых решений, сделает ваш печатный материал эффективным. Но каждый дополнительный цвет увеличит стоимость печати.

Ø Размер. Бумага должна быть стандартного размера, общепринятого в вашей стране. Опять же ваше решение будет зависеть от стоимости. Вам также нужно подумать над тем, будет ли ваш пригласительный напечатан на одной странице без сгибов, согнут пополам, сложен втрое или в виде любой другой конфигурации. 

Ø   Шрифт. Существуют буквально сотни шрифтов. Выберите тот, который прост или больше нравится.

Ø   Графика. У вас два выбора. Нанять профессионала или выбрать графическое оформление самому. Проведя небольшие исследования по вашей теме и воспользовавшись огромным количеством графики, существующей на сегодняшний день, вы сможете найти нужные вам изображения, которые станут хорошим дополнением к вашей теме. Помните, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!

Современные технологии позволяют создавать профессиональные брошюры на компьютере и сохранять этот материал на диске, который в дальнейшем можно передать в соответствующую организацию для распечатки.

I.     Принципы текста: (СЛ-13)

 

Ø Сделайте заголовок коротким и броским. Люди не думают полными предложениями. Цель брошюры – убедить людей посетить ваш семинар. Изучите точный, четкий стиль, который вы видите в собранных вами брошюрах. Используйте этот стиль как модель для вашей собственной брошюры.

Ø Назовите преимущества. Участники получат информацию, которая изменит их жизнь к лучшему. Независимо от того, как красноречиво вы будете переводить, люди приходят не для того, чтобы вас послушать. Они хотят получить предлагаемую вами выгоду.

Ø Используйте мощные, призывающие к действию слова. Вы можете составлять динамичные фразы, комбинируя слова из собранных вами брошюр. Например: создайте эффективные отношения, достигните близости и овладейте навыками общения.

Ø Выберете четкий и прямой заголовок. В большинстве ситуаций хорошо срабатывает заголовок начинающийся словами «Как (сделать что-либо)…». Если возможно включите в ваш заголовок и предлагаемую пользу. Например, Семинар «Как быть организованной» предлагает «семь секретов сохранения душевного равновесия для переутомленных женщин». Этот подзаголовок указывает на преимущество и создает определенный «крючок», влекущий людей на семинар, где обещают раскрыть «секреты душевного равновесия».

Ø Информация о времени и месте проведения. Брошюры без этой информации бесполезны.

Ø Еще раз укажите преимущества семинара в тексте брошюры. Сообщайте информацию о преимуществах в любом месте брошюры. Начните с заголовка и продолжайте до конца текста. Людям нужно постоянно напоминать о том, насколько им станет лучше и как изменится их жизнь благодаря вашему семинару.

Ø Четко укажите, кто должен придти. Точно обозначьте категорию людей, которым ваш семинар принесет пользу. Это даст участникам понять, что программа будет проведена с учетом их индивидуальных потребностей. Например, семинар «Как быть организованной» разработан специально для женщин, но в брошюре четко указано, что в программе могут принять участие и мужчины. Семинар «Крайне успешный брак» предназначен преимущественно для семейных пар, но в брошюре четко указано, что в программе могут принять участие не состоящие в браке, разведенные или овдовевшие мужчины и женщины, заинтересованные в том, чтобы узнать о различиях между полами и о том, как правильно общаться с противоположным полом.

Ø Укажите, чему научатся участники. Некоторые рекламные агентства помещают в брошюру информацию, связанную с человеком, проводящим семинар. Это не эффективный подход. Люди хотят знать, чему они научатся и какую пользу от этого получат. Поработайте над созданием броских фраз и заголовков, вызывающих интерес. Например, в семинаре «Крайне успешный брак», брошюра сообщает, что люди узнают:

     

· Как жить с несовершенным человеком?

· Почему мой партнер не может понять, что я говорю?

· Почему женщина не может быть похожей на мужчину?

 

       Броские фразы и заголовки подобные этим привлекают внимание и пробуждают любопытство.