Планування чисельності персоналу на підприємствах починається з аналізу забезпеченості робочих місць працівниками відповідної кваліфікації та рівня їх використання.
Чисельність персоналу організації залежить від характеру, масштабу, складності, трудомісткості виробничих (чи інших) і управлінських процесів, ступеня їхньої механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Ці фактори визначають її нормативну (планову) величину. Більш об'єктивно персонал характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто кількістю співробітників, що офіційно працюють в організації в даний момент.
Порядок обліку персоналу визначений Інструкцією зі статистики персоналу і заробітної плати робітників та службовців на підприємствах, в установах і організаціях. Інструкція регламентує методи визначення облікового складу, середньооблікової чисельності працівників, перелік зайнятих в основній і неосновній діяльності, категорії персоналу, порядок обліку прийому і вибуття кадрів та інші питання.
Розрахунки чисельності спираються не лише на кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й на можливий рівень їхнього використання, аналіз обумовлюючих факторів — технічних, організаційних, соціально-економічних.
Об'єктами аналізу виступають:
— номенклатура виготовлюваної продукції та послуг, що надаються;
— втрати робочого часу та їх причини;
— характер та порівняльний рівень технологічних процесів та устаткування;
— прогресивність та відповідність сучасним вимогам організації праці та виробництва;
— рівень мотивації трудової діяльності;
— норми обслуговування та виробітку, рівень їх фактичного виконання тощо.
Визначення планової чисельності персоналу залежить від специфіки підприємства, особливостей його функціонування. Зокрема:
— розрахунки за своїм обсягом будуть різними для підприємств масового і серійного виробництва у порівнянні з підприємствами одиничного та дослідного виробництва;
— підприємство, яке докорінно диверсифікує свою діяльність, натрапить на значно більші проблеми в розрахунках, ніж підприємство, що розширює тільки обсяги виробництва чи надання послуг;
— підприємству, виробництво на якому має ритмічний характер протягом усього року, невідомі проблеми виробництва сезонного характеру, в тому числі у розрахунках чисельності персоналу.
За умови значних організаційних зрушень (наприклад, створення нового підприємства) оцінювання майбутніх потреб у трудових ресурсах являє собою досить складне завдання. У цьому випадку використовуються типові структури, моделі, аналоги.
Основою для розрахунку необхідної чисельності персоналу є плановий обсяг виробництва продукції, продуктивність праці та її ріст, показники інших розділів плану підприємства (планові норми часу і виробітку, норми обслуговування устаткування і робочих місць, планові коефіцієнти виконання норм; дані про вивільнення працівників під впливом окремих техніко-організаційних факторів).
Обсяг виробництва найчастіше виражають у трудових одиницях виміру — в нормо-годинах. Нормо-години характеризують витрати нормованого робочого часу на виготовлення продукції (виконання робіт).
Чисельність персоналу планують (розраховують) окремо за кожною категорією і в цілому по підприємству. При цьому розраховують явкову, облікову і середньооблікову чисельність працівників.
Розглянемо систему основних розрахунків на прикладі промислового підприємства.
Планову чисельність основних робітників визначають трьома способами:
1) за трудомісткістю виробничої програми;
2) за нормами виробітку;
3) за нормами обслуговування.
Загальна чисельність працівників підприємства складається із чисельності промислово-виробничого і непромислового персоналу.
Розрахунок планової чисельності промислово-персоналу (Чпвп.пл) здійснюється за формулою:
 |
де Чпвп.б – базова чисельність промислово-виробничого персоналу, чол;
Iq – індекс росту обсягу виробництва в плановому році;
Іпп – запланований індекс росту продуктивності праці.
Планова чисельність основних робітників (Чор) визначається трьома методами:
1. За трудомісткістю виробничої програми:
 |
де Тсум – сумарна трудомісткість виробничої програми, н-год;
Фд – дійсний фонд часу роботи одного середньоспискового робітника, год (визначається за балансом робочого часу середньоспискового робітника); Квн – середній коефіцієнт виконання норм по підприємству.
2. За нормами обслуговування:
 |
де n – загальна кількість одиниць устаткування, яка обслуговується, одиниць;
Зм – кількість змін роботи устаткування;
Ксс – коефіцієнт спискового складу, який обчислюється як відношення явочної чисельності робітників до спискової їх чисельності;
Но – норма обслуговування на одного робітника, одиниць.
За нормами обслуговування чисельність основних робітників можна обчислити ще по іншому:
 |
де На – кількість основних робітників, які одночасно обслуговують один складний агрегат, чол.
 |
3. За нормами виробітку:
де N – планова кількість виробів, натур.один;
Нвир – годинна норма виробітку одного робітника, натур, один.
Планова чисельність допоміжних робітників (Чдр) визначається аналогічно чисельності основних робітників, якщо для них встановлені певні норми виробітку чи обслуговування. Якщо ж такі норми не встановлені, то чисельність допоміжних робітників обчислюється:
 |
де nд – кількість робочих місць допоміжних робітників.
Чисельність керівників, спеціалістів, службовців визначається на основі затвердженого на підприємстві штатного розпису, в якому встановлюється кількість працівників по кожній із вказаних груп згідно діючих нормативів чисельності.
Важливим моментом в обчисленні чисельності робітників підприємства є правильне встановлення дійсного (корисного) фонду часу роботи одного середньоспискового працівника.
