Источниками информации являются документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия (Приложение А), первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность.
В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации формы Т, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
1) Формы Т-12 и Т-13 (Приложение Б).
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
Табель учета рабочего времени служит основанием для начисления заработной платы, используются для получения данных об отработанном времени, для обеспечения контроля за соблюдением работниками предприятия установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности.
Кроме того, в них проставляется информация о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени, днях административного отпуска, командировки и др.
Сменная работа может осуществляться только в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ) на месяц (квартал, иной учетный период), в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день. В этом случае график сменности может выступать как самостоятельный локальный нормативный акт.
Если по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная (ст. 94 ТК РФ) для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Но продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не может превышать нормальное число рабочих часов. Порядок введения суммированного учета рабочего времени не регламентирован законодательством, а устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.
2) Расчетные и платежные ведомости (формы № Т-49, Т-51, Т-53) (Приложение Б).
Всего таких формы три:
- расчетно-платежная ведомость (унифицированная форма № Т-49);
- расчетная ведомость (унифицированная форма № Т-51);
- платежная ведомость (унифицированная форма № Т-53).
При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость № Т-51.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (формы № Т-49) и платежной ведомости (формы № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форме № Т-49) и платежной ведомости (форме № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
3) Лицевой счет (формы № Т-54, Т-54а) (Приложение Б). Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения сведений о начисленной заработной плате и произведенных вычетов в течение календарного года.
Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету и иных документов (исполнительных листов, заявлений работников и др.)
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
При применении автоматизированной обработки производится распечатка расчетного листка, один экземпляр которого выдается работнику, а другой вкладывается (подшивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.
Расчетный лист, содержит данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
4) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) (Приложение Б).
Записка-расчет применяется для расчета работникам предприятия отпускных, заработной платы и иных выплат, причитающихся ему, при предоставлении ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
