Область критериев поиска представляет собой таблицу, которая состоит из строки имён полей и нескольких строк для задания условий по каждому столбцу.
Для создания таблицы рекомендуется сначала скопировать на свободное место листа (или в другой лист, в другую книгу) всю строку с именами столбцов. Далее ненужные столбцы можно будет удалить.
Ниже имён столбцов располагаются строки с условиями (критериями) сравнения типа:
▪ точного значения;
▪ значения, формируемого с помощью операторов отношений (<, >, =, <>, <=, >=) и
▪ шаблона значения с символами *,?.
Условия (критерии), указанные в каждом столбце одной строки связаны логическим оператором И. Условия, записанные в нескольких строках связаны оператором ИЛИ.
Пример 1 Отобрать записи о сдаче экзамена студентами группы КТ-11 на оценки 4 и 5 преподавателю с кодом 1.
Расширенный фильтр может быть составлен тремя способами, т.е. на свободном месте листа нужно создать одну из таблиц:
1 вариант. Связка И, критерии по № группы и Код преп заданы как точные значения, критерий по Оценка – с оператором отношения >.
| № группы | Оценка | Код преп |
| КТ-11 | >3 | 1 |
1) Установим курсор в список и выполним команду Данные\ Сортировка и фильтр \ Дополнительно (окно Расширенный фильтр) -рис. 9.7.
2) Установим курсор в поле Исходный диапазон окна Расширенный фильтр и протянем мышью по всей таблице, включая строку имён полей A2:E12;
3) Переведём курсор в поле Диапазон условий, протянем мышью по ячейкам области условий A14:C16 и нажмем ОК;
4) Поставим флажок в строке "скопировать результат в другое место" и выделим ячейки A18:E28 (блок должен быть не меньше исходного)
Переключатель Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.
Результаты фильтрации – рис. 9.7:
Рисунок 9.7 – Исходная БД, ввод критерия и результат фильтрации
2 вариант. Связка ИЛИ, условия (точные значения) записаны в двух строках.
| № группы | Оценка | Код преп |
| КТ-11 | 4 | 1 |
| КТ-11 | 5 | 1 |
Результат фильтрации – рис. 9.8:
Рисунок 9.8 – Исходная БД, критерий и результат фильтрации
Формирование вычисляемого критерия
Вычисляемый критерий – это формула в строке для задания условий (в таблице отбора), которая состоит из адресов ячеек, встроенных функций, констант и операторов отношения.
Примечание. Имя столбца с формулой вычисляемого критерия должно отличаться от имени столбца в списке.
Пример 2 Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы КТ-11 с оценкой ниже среднего балла или записи с оценкой 5.
Здесь возможны 3 варианта:
Вариант
| № группы | Оценка1 |
| КТ-11 | =ИЛИ(D3<=СРЗНАЧ($D$3:$D$12); D3=5) |
Столбец Оценка назван отличающимся именем Оценка1, формула введена с помощью Мастера функций, где для логической функции ИЛИ в строке Логическое 1 записано выражение D3<=СРЗНАЧ($D$3:$D$12, а в строке Логическое 2 - выражение D3=5.
Результат фильтрации приведён на рис. 9.9. Средняя оценка составляет 4,1 балла.
Рисунок 9.9 – Фильтрация по вычисляемому критерию, вариант 1
2 вариант.
| № группы | Оценка1 |
| КТ-11 | =D3<=СРЗНАЧ($D$3:$D$12) |
| КТ-11 | = D3=5 |
Результат фильтрации приведён на рис. 9.10:
Рисунок 9.10 – Фильтрация по вычисляемому критерию, вариант 2
Вариант
| № группы | Оценка1 | Оценка |
| КТ-11 | =D3<=СРЗНАЧ($D$3:$D$12) | |
| КТ-11 | 5 |
Результат фильтрации приведён на рис. 9.11:
Рисунок 9.11 – Фильтрация по вычисляемому критерию, вариант 3
После ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа Истина или Ложь, как результат применения критерия к первой строке списка, а формула отобразится в строке ввода (рис. 9.7).
Для сложных запросов фильтрация записей может быть выполнена за несколько шагов, т.е. выполняется первая фильтрация, потом к её результатам применяется вторая фильтрация и т.д.
Для отключения фильтра, т.е. снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные\Фильтр
