Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в MS Excel выполняется из вкладки Данные \ раздел Сортировка и фильтр двумя способами:
▪ с помощью команды Фильтр и
▪ с помощью команды Дополнительно (Расширенный фильтр).
Фильтр
Фильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Для этого нужно раскрыть список [▼] в названия каждого столбца и поставить галочку для критерия. В результате в таблице остаются только строки, удовлетворяющие критериям. Например, фильтрация поля "Оценка" по условию "4" оставляет от исходного списка только записи с оценкой "4" (рис. 9.5)
Рисунок 9.5 Список студентов, получивших отметку 4
Дальнейшая фильтрация по другому полю выполняется для уже отфильтрованных данных, например, фильтр по коду преподавателя 1 приведёт к следующему результату (рис. 9.6):
Рисунок 9.6 Список студентов, получивших отметку 4
у преподавателя с кодом 1
Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:
▪ все – выбираются все записи поля;
▪ первые 10 – появляется окно Наложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;
▪ значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном столбце указанное значение;
▪ условие – нажать кнопку списка, выбрать Текстовые фильтры \ Настраиваемый фильтр - пользователь формирует условие отбора в окне Пользовательский автофильтр (равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.
Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию Все, либо – для всего списка – повторным вводом команды Данные \ Фильтр.
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр задаётся командой Данные \ Дополнительно в окне Расширенный фильтр. При этом используется два типа критериев для фильтрации записей:
▪ критерий сравнения;
▪ вычисляемый критерий.
Если критерий формируется в нескольких полях (столбцах), то его называют множественным критерием (поэтому фильтр называется расширенным).
Особенностью расширенного фильтра является то, что критерии отбора данных формируются вне таблицы и производится в 2 этапа:
1 Сначала формируется диапазон условия (область критерия) в отдельном блоке ячеек листа MS Excel – вне таблицы БД, на свободном месте Листа.
2 Затем командой Данные \ Дополнительно в окнеРасширенный фильтрвыполняется фильтрация записей списка по сформированному вне таблицы множественному критерию.
