Тема 3. Операція злиття
Поля злиття – це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів методом злиття двох документів: основного і джерела даних.
У середовищі Microsoft Word для автоматичного генерування однотипних документів з можливістю їх розсилання різним адресатам передбачений механізм злиття. Процес злиття здійснюється, зазвичай, у три етапи:
1. Створення джерела даних.
2. Створення основного документа.
3. Виконання злиття з критеріями відбору або без них.
В основному документі вміщується незмінна частина тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких будуть змінюватися. Змінна інформація для документів береться з джерела даних у вигляді таблиці (яка може знаходитися у текстовому файлі, файлі електронних таблиць, файлі бази даних тощо) і розставляється у чітко визначені позиції. Кожен стовпець у джерелі даних називається полем і повинен мати рядок заголовку для однозначної ідентифікації цього поля (ім’я поля). Шляхом приміщення поля в основний документ вказується, яка категорія даних, наприклад ім'я або адреса, повинна відображатися в цьому місці.
При вставці поля злиття в основний документ ім'я поля завжди вміщується в кутові лапки («»). Ці кутові лапки не відображаються в документах, отриманих у результаті — вони використовуються тільки для того, щоб поля в основному документі відрізнялися від звичайного тексту.
Щоб створити копії документів на бланку (запрошення, рекламні листки і т.п.), конвертів або поштових наклейок, необхідно виконати злиття основного документа з джерелом даних. При злитті основного документа з джерелом даних Word створює однотипні документи для кожного запису з джерела даних.
Задачу злиття можна розв’язати за декілька етапів засобами покрокового Майстра злиття: у групі Начало слияния на вкладці Рассылки натиснути кнопку Начать с лияние... Þ У списку команд обрати Пошаговый мастер слияния.
Виконайте послідовність інструкцій майстра:
1. На першому етапі необхідно вибрати тип документа, за яким будете працювати (за замовчуванням – Письма).
2. На другому етапі слід вибрати документ, який необхідно взяти за основу для створення листів (за замовчуванням – Текучий документ).
3. На третьому етапі визначаються з джерелом даних: буде створюватись нове джерело даних або використовуватись існуюче.
4. На четвертому етапі створюють основний документ або вибирають існуючийз текстом та полями злиття.
5. На п’ятому етапі нам буде представлений вигляд одного із створених листів (поля злиття заміняться відповідними даними із джерела даних). На цьому етапі можна при необхідності змінити список отримувачів листа.
6. На останньому етапі отримаєте новий документ шляхом злиття основного документа з джерелом даних.
Тема 4. Макроси Word
Якщо необхідно багаторазово виконувати в Word будь-яку задачу, найкраще це робити за допомогою макросу.
Макрос – це серія команд, яка згрупована разом для спрощення роботи.
Створювати макроси можна двома способами: за допомогою засобу для запису макросів або редактора Visual Basic.
Запис макросів.
Перед записом макросу наперед розплануйте кроки та команди, які він буде виконувати. Якщо макрос використовується часто, призначте йому кнопку на панелі інструментів або комбінацію клавіш.
За допомогою засобу запису макросів можна швидко та з мінімальними зусиллями створювати макроси. На стрічці обрати вкладку Вид. Þ Розкрити кнопку-список [ Макросы ] та обрати З апись макроса …Þ Виконайте розплановані кроки та команди та зупиніть запис.
При цьому макрос записується у вигляді послідовності інструкцій на мові програмування Visual Basic.
Лабораторна робота
Мета роботи: навчитись автоматизувати процес створення типових документів на фірмових бланках, використовуючи колонтитули та операцію злиття.
Завдання_1. Використовуючи поля злиття, підготуйте 10 листів учбовим закладам з запрошенням прийняти участь у науковій конференції. За допомогою макроса вставте у кожний лист логотип організації.
Структура основного документа:
Джерело даних повинно мати наступну структуру і вміщувати 10 записів:
| ПІБ | Ім'я | По батькові | Посада | Устанва | Закінчення |
| Жук О.Д. | Олено | Дмитрівно | а | ||
| Верес Д. І. | Дмитре | Івановичу | ий | ||
| Жемчужна В. М. | Вікторіє | Миколаївно | а | ||
| Григорович М. В. | Максиме | Вікторовичу | ий | ||
| Крук А. О. | Анатолію | Олександровичу | ий | ||
| Каюжний О. П. | Олеже | Петровичу | ий |
Хід роботи
