Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, а также при смене кассиров.
В последнем случае на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера.
К бланкам и документам строгой отчетности относятся: абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др. Расписки в получении сумм, не оформленные расходными ордерами к рассмотрению комиссией не принимаются и считаются недостачами; заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию во внимание не принимаются.
Кассир несет полную материальную ответственность за ценности, хранящиеся в кассе, и правильность оформления документов (отчет кассира, расходные и приходные кассовые ордера). Поэтому при проведении инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителей предприятия.
Перед инвентаризацией денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности при наличии на предприятии нескольких касс все они опечатываются с тем, чтобы прекратить возможность доступа. От каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка, включаемая в заголовочную часть акта инвентаризации, о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и не оприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется.
При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе к учету принимаются денежные знаки, почтовые марки и марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории и др. (по номинальной стоимости). В акте инвентаризации наличия денежных средств указывается остаток ценностей в натуре и по данным учета на день инвентаризации и определяется результат инвентаризации.
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах, еще один экземпляр добавляется в случае, если инвентаризация проводится по заинтересованности правоохранительных органов.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
При проверке фактического наличия денежных документов (оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, госпошлины и др.) устанавливаются сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Проверка проводится по отдельным видам документов с указанием в акте названия, номера и серии купюры и общей суммы. Реквизиты каждой купюры сопоставляются с данными описей ценных бумаг, хранящихся в бухгалтерии. Кроме того, проверка фактического наличия бланков ценных бумаг производится по видам (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные).
Фактическое наличие бланков строгой отчетности проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров бланков.
Результаты инвентаризации фактического наличия ценностей и бланков документов строгой отчетности отражаются в инвентаризационной описи. Опись составляется в двух экземплярах - для бухгалтерии и материально-ответственного лица. Количество экземпляров также может меняться в зависимости от вида инвентаризации.
Инвентаризация денежных средств в пути проводится путем сверки числящихся на счете «Переводы в пути» сумм:
- при сдаче выручки – с данными квитанций учреждения банка, отделения сберегательного банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатором банка и т.п.;
- по суммам, переведенным вышестоящей организацией или другими предприятиями своей системы, - с данными полученных от них извещений (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисление.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на расчетных и текущих счетах, на аккредитивах, специальных, особых и других счетах, проводится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия с данными по выписке банка. Они должны совпадать.
