Успешное проведение любой инвентаризации зависит от соблюдения установленного порядка ее проведения, и оформления результата.
Инвентаризация всегда организуется на основе письменного приказа руководителя предприятия, или руководителя вышестоящей организации, по отношению к проверяемой. В приказе указывается объект проверки, состав инвентаризационной комиссии, время начала и окончания инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии и специалисты (технологи, инженеры, экономисты и др.).
В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организаций и независимых аудиторских организаций. Если инвентаризация проводится одновременно с документальной ревизией, то в состав инвентаризационной комиссии вводится ревизор.
Отсутсвие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инаентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
При проверке инвентаризацией большого объема работ, для одновременного охвата всех объектов, создается несколько рабочих комиссий и одна центральная, которая руковолит всей работой по проведению инвентаризации.
Обязательным условием объективности инвентаризации при проверке фактического наличия имуществаявляется участие в ней материально-ответственного лица (кассира, заведующего складом, заведующего секцией и т.д.). В некоторых случаях в состав инвентаризационной комиссии вводится представительместоной администрации, имеющий надлежащие полномочия. Обязательность его участия в проведении инвентаризации обуславливается следующими обстоятельствами:
- после краж и ограблений;
- невозможность участия материально-ответственного лица в инвентаризации (смерть, болезнь, скрытие и т.д.);
- эпизодическое отсутсвие материального лица (в начале было, а затем по каким-либо не могло участвовать в инвентаризации). В этом случае инвентаризация должна быть проведена заново.
Важным условием эффективности инвентаризации является ее внезапность. Практика показывает, что материально-ответственные лица, узнав о предстоящей инвентаризационной проверке, стремятся скрыть недостачу и излишки ценностей, а также иные следы злоупотреблений (завышение цен и пр.). При этом они восполняют недостающие ценности, либо избавляются от излишек материальных ценностей, либо идут на фальсификацию документов, или составления полностью подложных документов.
На время проведения инвентаризации все операции по приемке и выдаче инвентаризуемых ценностей должны быть прекращены, и посторонние лица в помещении, где проводится инвентаризация, не допускаются. Если, все же, материальные ценности поступают во время инвентаризации, то они должны быть складированы в отдельное помещение, и на них должна быть составлена специальная опись.
Некоторые предприятия работают с непрерывным циклом производства. В таких предприятиях перед проведением инвентаризации, необходимо провести расчет материальных ценностей на время проведения инвентаризации и до начала инвентаризационных действий произвести отпуск этих ценностей, оформив их соответствующими документами. Инвентаризация товарно-материальных ценностей делится на три этапа:
- подготовительный;
- установление фактического наличия товарно-материальных ценностей и их оценка;
- выявление результатов инвентаризаций.
Перед началом проведения инвентаризации членам комиссии вручается приказ, а председателю комиссии – печать, или контрольный пломбир.
Прибыв на объект проверки, комиссия начинает свои действия с опломбирования складских помещений, подвалов, подсобных помещений и других мест хранения материальных ценностей, имеющих отдельные входы и выходы. Основным условием при этом является то, что ключи от помещений, где хранятся материальные ценности, должны находиться у материально-ответственного лица, а печать или контрольный пломбир у членов инвентаризационной комиссии.
Прежде чем, провести инвентаризацию, председатель инвентаризационной комиссии истребует у материально-ответственного лица все приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, согласно реестру.
Получив документы, председатель инвентаризационной комиссии, или кто-либо из членов инвентаризационной комиссии, по его поручению, визирует все приходные и расходные документы, с указанием «до инвентаризации на (дата)» и передают их в бухгалтерию для выведения документальных остатков имущества к началу проведения инвентаризации. К началу инвентаризации у материально-ответственного лица не должно оставаться ни одного документа. Председатель инвентаризационной комиссии предупреждает материально – ответственное лицо, что в период проведения инвентаризации, и после ее окончания от материально-ответственного лица не будут приниматься никакие документы. В подтверждении этого от материально-ответственного лица отбирается первая расписка о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество переданы комиссии, и на руках у него не осталось никаких документов, а также то, что все ценности, находящиеся в их подотчете, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход.
До начала инвентаризации комиссия должна проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.
Заканчивается подготовительный этап инвентаризации тем, что все ценности находящиеся на складах, в кладовых, в торговых помещениях, в цехах питания, а также в других помещениях, в присутствии материально-ответственного лица, раскладываются по наименованиям, размер, сортам, и на каждой партии или группе вывешиваются ярлыки с подробными данными характеризующими эти ценности. Инвентаризационная тара также рассортировывается после рассортировки материальных ценностей.
Основной этап инвентаризации заключается в фактическрм снятии остатков материальных ценностей. На данном этапе особое внимание уделяется двум основным правилам:
- правилу взвешивания материальных ценностей;
- правилу ведения инвентаризационной описи.
Правило взвешивания заключается в том, что все инвентаризуемые товарно-материальные ценности должны быть в обязательном порядке извлечены из тары, упаковки, пересчитаны и внесены в инвентаризационную опись. При этом сушествуют два случая, когда товар разрешается не извлекать из тары:
- когда товар хранится в неповрежденной таре за пломбой поставщика;
- когда вскрытие тары может привести к порче или нарушению качества товара.
В этих случаях подсчет товара определяется на основании документов и маркировке на таре (чистый вес-нетто). Однако, в этих двух случаях, чтобы исключить ошибки и злоупотребления, одна, две упаковки вскрываются, и товар проверяется и по количеству и по качеству.
Определение веса (или объема) навалочных и жидких материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты должны быть приложены к инвентаризационной описи.
В процессе снятия остатков материальных ценностей необходимо проявлять внимание и бдительность, чтобы не допустить обмана со стороны нечестных материально-ответственных лиц, которые в ряде случаев могут называть членам инвентаризационной комиссии неправильный вес, размер и другие данные проверяемых товаров, пытаются выдать один товар за другой, предъявляют в закрытой таре определенные ценности, в то время как в действительности тара является пустой или заполнена чем-либо иным, стремятся не допустить реашльной проверки товара, ссылаясь на якобы ненарушенную упаковку и т.д.
Необходимо следить за тем, чтобы одни и те же ценности не были засчитаны дважды, или же какая-либо часть ценностей не осталась неучтенной. В этих случаях ценности пересчитываются в порядке их расположения в помещении. Данные снятия остатков по каждомут виду материальных ценнорстей заносятся в инвентаризационую опись.
Наименование инвентаризуемых ценностей и их количество показывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения принятых в учете. В инвентаризационной описи имеются основные и вспомогательные графы (колонки). К основным графам относятся:
- наименование ценностей
- цена
- количество
- сумма
Вспомогательные колонки содержат сведения о номере по порядку и единицах измерения.
В процессе фактического снятия товарно-материальных ценностей такие графы, как цена и сумма, не заполняются. Инвентаризационная комиссия проставляет в инвентаризационной описи цены согласно действующим прейскурантам, подсчитывает стоимость отдельных материальных ценностей в целом по описи по окончании проверки фактического наличия материальных ценностей.
В инвентаризационной описи предусмотрено место для расписок материально-ответственного лица о выдаче им всех документов и о том, что все ценности проверены и внесены в инвентаризационную опись и у материально-ответственного лица нет претензий к инвентаризационной описи.
Инвентаризационные описи должны вестись чернилами, не менее чем в 2-х экземплярах. Если происходит передача материальных ценностей одним материально-ответственным лицом другому, а также в случаях проведения инвентаризации по требованию контролирующих органов число экземпляров описи может быть увеличено. Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками. Материально-ответственное лицо должно вести свой экземпляр инвентаризационной описи. Остальные экземпляры ведет председатель инвентаризационной комиссии, или кто-либо из членов комиссии по его поручению, под копирку. По заполнению каждого листа инвентаризационной описи происходит сверка между экземплярами описи, которые ведут члены комиссии и материально-ответственное лицо. После сверки, чтобы исключить возможность приписок и различных подлогов, в описи в конце каждой ее странице комиссия проставляет прописью количество заполненных строк (порядковых номеров), а также общий итог количества натуральных единиц товара по графе «фактически оказалось». Натуральные единицы товарно-материальных ценностей суммируются независимо от того, в каких единицах измерения показаны ценности (допускается сложение килограммов с литрами, штуками и т.д.). Подобным образом заполняются все страницы инвентаризационной описи. Такие же записи комиссия делает в конце описи.
Чтобы затруднить искажение результатов инвентаризации в инвентаризационных описях указывается точное наименование каждого вида товарно-материальных ценностей, проставляется его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена.
Если в процессе ведения инвентаризационной описи допущены ошибки, то исправление их производится во всех экземплярах корректурным способом, и поставлены подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица. В инвентаризационной описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Инвентаризуемая тара заносится в инвентаризационную опись после внесения в нее всех товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная опись должна заполнятся в момент проведения инвентаризации. Составление черновиков, с последующей перепиской не допускается, чтобы исключить возможность злоупотреблений.
При обнаружении товара пришедшего в негодность на него составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе указываются причины порчи и виноватые в этом лица.
По ходу проведения инвентаризации или сразу после нее может быть произведено контрольное снятие остатков по отдельным наименованиям ценностей. Снятие остатков бывает полезным для устранения различных ошибок при подсчете, предупреждении злоупотреблений со стороны материально ответственных лиц. Контрольное снятие должно быть оформлено актом, учет которых ведется в бухгалтерии в специальной книге.
При невозможности завершить инвентаризацию в один рабочий прием, или при перерывах на обед, члены комиссии вместе с материально ответственным лицом должны осмотреть помещение, где проводится инвентаризация, на предмет, не остался ли кто-либо в них, и после проверки закрыть и опечатать помещение. Незавершенные инвентаризационные описи должны быть помещены в металлический ящик или сейф, закрыты и опечатаны.
При вскрытии сейфа, а ровно, как и открытии дверей, после перерывов, проверяется состояние запоров и печати или пломбы в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии. В случае их повреждения составляется соответствующий акт или протокол.
Второй этап инвентаризации (снятие фактического наличия ценностей) завершается тем, что с материально ответственного лица отбирается расписка в том, что все ценности поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N по N, комиссией проверены в натуре в его присутствии и внесены в опись, в связи, с чем материально-ответственное лицо претензий к инвентаризационной комиссии не имеет.
После оформления инвентаризационной описи первый экземпляр передается в бухгалтерию. С этого момента начинается третий этап инвентаризации (выявление результатов).
Результаты инвентаризации выявляются путем сравнения показателей по данным бухгалтерского учета (книжные остатки) с данными инвентаризационных описей (фактические остатки) работниками бухгалтерии, при непосредственном участии материально-ответственных лиц.
Расхождения между показателями отражают либо в сличительных ведомостях, либо в актах выведения результатов инвентаризации.
Сличительная ведомость может быть отдельным документом, либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк. В ведомости в обязательном порядке отражаются сведения о наименовании ценностей, по которым производится сличение (единица измерения, сорт, цена). Затем следуют учетные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указываются фактические остатки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и
результаты инвентаризации. Результаты инвентаризации могут быть следующими:
- совпадение книжных и фактических остатков;
- превышение книжных остатков над фактическими (недостача);
- превышение фактических остатков над книжными (излишки).
Недостача или излишки товарно-материальных ценностей, установленные по сличительной ведомости, могут быть следствием ошибки, допущенной при инвентаризации либо в бухгалтерском учете, или пересортицы.
В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в описях, оно должно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Для выявления окончательного результата инвентаризации, если были обнаружены ошибки в бухгалтерском учете, должны быть применены два правила:
- зачет пересортицы;
- нормы естественной убыли.
Пересортица – это такое явление, когда однородный товар одновременно находится и в недостаче и в излишках, например мука 1 сорта будет в излишках, а мука 2 сорта – в недостаче. Пересортица может быть выявлена в ходе инвентаризации лишь в тех организациях, в которых ведется количественно-сортовой учет.
Причинами пересортицы могут быть:
- ошибки материально-ответственных лиц при работе с материальными ценностями (приемка, отпуск, хранение);
- ошибочные записи в бухгалтерском учете;
- умышленное внесение неверных записей в первичные документы и бухгалтерский учет с целью запутать сортовой (количественный) учет товаров;
- злоупотребления материально-ответственных лиц при приемке и отпуске материальных ценностей.
При выявлении пересортицы от материально ответственного лица отбирается подробное объяснение.
Взаимный зачет недостач и излишков ценностей производится только:
- в виде исключений;
- за один и тот же проверяемый период;
- по подотчету одного и того же материально-ответственного лица;
-по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей;
- только в тождественных количествах.
Решение о зачете пересортицы принимает руководитель проверяемого предприятия, либо руководитель вышестоящего предприятия по отношению к проверяемому.
Оставшиеся после зачета пересортицы излишки должны быть оприходованы. Если, при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей
оказавшихся в излишках, эта разница в стоимости относится на виновных лиц, или рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки производства либо обращения.
Естественная убыль начисляется не по всем товарам. Она не может быть начислена почти по всем промышленным товарам и по некоторым продовольственным товарам (штучные товары, например консервы).
На естественную убыль (усушку, утряску, испарение и т.д.) устанавливаются специальные нормы (в отдельности на каждый товар) в процентном отношении к среднемесячному остатку товаров хранящихся на складе, или к среднемесячному объему товара реализованного предприятием. Нормы естественной убыли применяются только после проведения инвентаризации, при наличии недостачи и в пределах имеющейся недостачи.
Следует различать естественную убыль и порчу товарно-материальных ценностей. Естественная убыль может применяться только к той группе ценностей, которые изменяют свои физические свойства под воздействием атмосферных, погодных и иных неблагоприятных условий. Порча материальных ценностей происходит вследствие халатности, небрежности или по иным причинам. На испорченные товары составляется отдельный акт, утверждаемый руководителем предприятия, по которому происходит их списание. На товары, списанные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.
После утверждения акта на списание порченых товаров, они должны быть уничтожены или реализованы (например, на корм животным), исходя из их потребительских качеств.
После зачета пересортицы, выявления суммовых разниц и начисления естественной убыли определяются окончательные результаты инвентаризации. По каждому факту выявленных нарушений материально ответственные лица представляют объяснения. Эти объяснения, в обязательном порядке, подлежат проверке.
По окончании инвентаризации ее материалы рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, где окончательно выясняются причины и виновники образования недостач и излишков, вносятся предложения по устранению недостатков и улучшению учета. Результаты заседания заносятся в протокол, который утверждается руководителем предприятия.
По истечении 10 дней после окончания инвентаризации все данные бухгалтерского учета приводятся в соответствии с фактическими данными по инвентаризации.
