Знищенню підлягають секретні документи, справи та інші МНСІ, що втратили практичне значення (чинність) і не мають наукової, історико-культурної або іншої цінності, термін зберігання яких минув.
При знищені МНСІ у військових частинах повинен бути встановлений порядок, який виключатиме: можливість ознайомлення сторонніх осіб із секретною інформацією, що в них (на них) міститься; неповне їх знищення, яке дозволяє відновити зміст; а також випадкове знищення документів, що не підлягають знищенню.
Знищення МНСІ здійснюється шляхом спалення (переплавлення), подрібнення, розчинення або хімічного розкладання, перетворення у м’яку безформну масу або порошок, що гарантує неможливість відновлення (відтворення) тексту (інформації).
Знищення МНСІ з грифом секретності “Особливої важливості” здійснюється виключно шляхом спалювання (переплавлення).
Спеціально обладнані режимні приміщення, в яких дозволяється знищувати документи і справи, визначаються наказом командира військової частини.
Для знищення МНСІ обладнуються спеціальні печі із металевими сітками на початку і в кінці димоходів.
Допускається знищення цілком таємних і таємних документів паперопереробними машинами шляхом подрібнення на частини площею не більше 2,5 квадратних міліметрів (на пасмуги (стрічки) шириною 1,5-2 міліметри).
Порядок користування паперопереробними машинами та спеціальними печами визначається начальником штабу військової частини у відповідній інструкції.
Приміщення, де встановлені паперопереробні машини та спеціальні печі, закриваються і запечатуються. Вхід сторонніх осіб до цих приміщень під час знищення секретних документів та справ забороняється.
Після закінчення знищення секретних документів комісія ретельно перевіряє печі (паперопереробні машини) з метою недопущення залишання в них не повністю знищених МНСІ.
Як виняток дозволяється знищувати МНСІ на підприємствах, які мають відповідне обладнання (картонажні фабрики тощо) за умов дотримання режиму секретності та присутності членів комісії до повної переробки документів.
МНСІ доставляються до місця знищення в опечатаній тарі.
Якщо МНСІ знищуються поза територією, що охороняється, їх транспортування та знищення здійснюється у супроводі озброєної охорони.
Знищення МНСІ здійснюється із складанням акта на знищення документів і справ (додаток 25) або без складання акта з відміткою про знищення в облікових формах.
Знищувати МНСІ до затвердження актів про їх знищення забороняється.
Прийняті для знищення МНСІ складаються працівниками секретного органу в окремі сейфи (чарунки) і записуються в опис (додаток 6) або реєстр (додаток 8) із зазначенням облікових номерів, номерів примірників і кількості аркушів. Після написання акту на знищення виконується його звірка із зазначеним описом (реєстром). Описи (реєстри) зберігаються до річної перевірки наявності секретних документів, після чого знищуються.
Відбір і знищення МНСІ, що підлягають знищенню за актом, виконується експертною комісією, призначеною наказом командира військової частини, із числа найбільш кваліфікованих посадових осіб, здатних вірно визначити їх наукову, історичну і практичну цінність і забезпечити дотримання встановленого порядку їх знищення.
До складу комісії призначається не менше трьох чоловік, один із яких повинен бути працівником секретного органу, відповідальним за облік секретних документів, що знищуються.
Знищення МНСІ з грифом секретності “Особливої важливості” здійснюється за обов’язковою участю начальника (заступника начальника) РСО військової частини.
Комісія у своїй роботі по відбору матеріалів для знищення керується Переліком документів, що утворюється в діяльності Міністерства оборони України та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів*.
Начальник штабу військових частин зобов’язаний проінструктувати голову комісії про порядок відбору та знищення МНСІ.
До участі у знищенні МНСІ дозволяється залучати уповноважених РСО, інших військових частин, які мають відповідний допуск і доступ до державної таємниці.
Перед включення до акту на знищення комісія звіряє реєстраційні номери МНСІ, їх назву, грифи секретності, номери (кількість) примірників і кількість аркушів із записами в облікових формах.
Згорнуті секретні документи розгортаються, аркуші справ, журналів, видань (кожний примірник), картки перераховуються. У виданнях крім перерахування кількості аркушів перевіряється також наявність вклейок, схем і малюнків.
Після перевірки всіх позицій акта перевіряється правильність оформлення підсумкового запису, який завіряється підписами членів комісії.
Усі включені до акту МНСІ з моменту відбору до знищення повинні бути опечатані печаткою голови комісії та зберігатися у сейфі РСО окремо від інших МНСІ. Безпосередньо перед знищенням МНСІ комісія зобов’язана повторно їх звірити із записами в акті на знищення.
Акти на знищення можуть складатися як на окремих аркушах, так і у спеціально заведених для цієї мети книгах (зошитах). У цих випадках номер акту повинен складатися із облікового номеру книги або зошита і через дрібну риску – порядкового номеру акту у цій книзі (зошиті).
Виправлення, викреслювання та дописування в актах на знищення не допускаються. У виняткових випадках унесені до акту виправлення, викреслювання та дописування повинні бути обумовлені та засвідчені підписами всіх членів комісії.
Другі та послідуючі аркуші акту завіряються підписом голови комісії.
У разі знищення секретної справи, яка складається з кількох томів, кожний том записується окремо, а в графі “Назва МНСІ” замість назви другого і наступних томів пишуться слова “Те саме”.
Відбір та знищення справ, книг і журналів обліку зі строками архівного зберігання, термін дії яких закінчився, виконується у порядку, встановленому Інструкцією по архівній справі. Справи знищуються разом із внутрішніми описами.
Якщо зі справ, що підлягає знищенню, вилучаються окремі документи необхідні для подальшої роботи і зберігання, на них складається перелік, в якому зазначається, які документи та з яких справ вилучені (реєстраційні номери, назва документів, номери справ і аркушів), а також за якими номерами поточного року вони зареєстровані. Перелік засвідчується підписами всіх членів комісії та додається до акту.
В облікових формах робляться відмітки про нове місцезнаходження документів. В акті на знищення зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.
Дозвіл на знищення МНСІ надається командиром військової частини. Знищення МНСІ здійснюється у найкоротші терміни після надання командиром військової частини дозволу їх знищення у присутності усього складу комісії.
У разі коли МНСІ вивозяться для знищення за межі території військової частини, знищення здійснюється у той же день.
Комісія повинна переконатися, що МНСІ знищено повністю, та вжити для цього вичерпних заходів залежно від способу знищення.
Відповідальність за необґрунтоване та неповне фізичне знищення МНСІ несуть командир та начальник штабу військової частини, начальник РСО, а також особи, які допустили порушення вимог до їх відбору та знищення.
Після знищення МНСІ у відповідних облікових формах працівниками РСО, робиться позначка про їх знищення із зазначенням номера і дати акта. В акті на знищення робиться відмітка про списання знищених МНСІ з форм обліку, яка засвідчується відповідальним за облік знищених документів.
Переписувати акт про знищення МНСІ після звірки, робити відмітки у формах обліку до їх знищення, доставляти до місць знищення акти на знищення, описи (реєстри) та облікові форми забороняється.
Без складання актів, під підпис двох працівників РСО або працівника РСО і виконавця у відповідних облікових формах (контрольному аркуші, корінцях блокнотів) із зазначенням дати та кількості аркушів знищуються наступні МНСІ:
1) чернетки, непідписані проекти таємних та цілком таємних документів, передруковані, зіпсовані та невикористані облікові аркуші (типові форми, бланки) (відмітки робляться у журналах обліку – додатки 9, 19);
2) зіпсовані цілком таємні та таємні аркуші спецблокнотів (відмітки робляться в контрольному аркуші, корінцях спец блокноту – наприклад: “знищено як брак”, “знищено як не підписаний проект”);
3) контрольні аркуші та корінці спецблокнотів для розробки секретних документів, шифртелеграм, кодограм і телеграм ЗАЗ (відмітки робляться у журналі обліку – додаток 19);
4) браковані та зайві примірники (аркуші) розмножених цілком таємних і таємних документів, які стоять на попередньому обліку, секретні гранки набору тексту, матриці, кліше, восківки, фольга та їх брак.
При знищені зайвих примірників, відмітки про знищення також робляться на примірниках, що залишаються у справі.
5) брак, що створюється при проведені фоторобіт;
6) аркуші цілком таємних і таємних технічних документів, замінених згідно повідомлень (бюлетенів) з указівкою номера (бюлетеня);
7) зіпсовані цілком таємні та таємні бланки паспортів і формулярів на секретні вироби, протоколи складання та проведення випробувань;
8) довідки про наявність допуску до державної таємниці;
9) несекретні додатки до секретних документів.
10) обрізки секретних топокарт, а також несекретних топокарт, які підлягають засекречуванню, що залишилися після виготовлення документу (склейки, врізки) робиться запис, який засвідчується підписами цих осіб.
11) описи МНСІ (додаток 6).
12) електронні файли документів, зосереджені на машинних носіях інформації, з грифом секретності цілком таємно та таємно.
МНСІ, що підлягають знищенню без складання акта, після відміток в облікових формах зберігаються у надірваному вигляді в металевій урні (скрині), яка знаходиться в приміщенні РСО і опечатується начальником РСО. У подальшому вказані МНСІ знищуються по мірі накопичення, але не рідше одного разу в місяць двома працівниками РСО.
У разі включення МНСІ, що підлягають знищенню без складання акту до опису (реєстру), працівником РСО робиться запис про їх списання.
Перед розкриттям металевої урни (скрині) у присутності начальника РСО (його заступника) перевіряється цілісність печатки, документальні матеріали з урни (скрині) перекладаються до спеціальної тари, що опечатується особистими номерними металевими печатками двох працівників РСО, які знищуватимуть їх.
При наявності у військовій частині лише одного працівника РСО – знищення здійснюється працівником РСО та посадовою особою визначеною наказом командира військової частини.
Відмітка про знищення документів, які знаходяться в урні, робиться у спеціально заведеному у секретному органі робочому зошиті. Наприклад: “22.12.00. Відтиск печатки № 30 не порушено. Документи, які находяться в урні, перевірені та повністю знищені шляхом спалення (переробки). Після знищення документів урна запечатана печаткою начальника секретного органу № 30. Підписи”.
У разі наявності засобів знищення (паперознищувальні машини тощо) зазначені документи можуть знищуватися одразу працівником РСО та виконавцем з відміткою у відповідних облікових формах.
