Коммуникациялық процесс бұл екі немесе оданда көп адамдар арасындағы мәлімет алмасу, әрі оның негізгі мақсаты мәліметтін түсінікті болуын қамтамасыз ету. Коммуникация — бұл күрделі процесс және де оны жақсы түсіну үшін процесс сатыларын білу қажет.
Мәлімет (ақпарат) алмасу процесінің элементтері мыналар болып саналады:
— мәліметті жіберуші идеяны қорытушы немесе мәліметті жинаушы және оны таратып беруші болып саналады;
— символдар көмегімен кодталған мәліметтің өзін хабарлау;
— канал, мәліметті беру құралы;
— алушы. бұл мәліметті қажет ететін адам.
Мәліметті алмасу барысында жөнелтуші мен алушы белсенді роль атқарады, әрі мұның өзі бір біріне қатысты бірнеше кезеңде өтеді. Бұларлың міндеті хабарды дайындау және каналды пайдалана отырып, екі жакка да түсінікті болуын қарастыру. Мәлімет алу кезеңдері мынадай: а) идеяның пайда болуы; ә) кодтау және канал таңдау; б) беру; в) декодтау.
стырайық мәлімет алмасу идеяны тұжырымдаудан немесе мәліметті тандаудан басталады. Бұл кезеңде жөнелтуші ақпарат алмасу үшін қандай концепцияны басшылыкка алу қажет екендігін шешеді де, мұнда ол көптеген факторларды ескереді. Мәселен, басшы жұмыс нәтижесін бағалау туралы мәлімет алмасқысы келсе, ол мынадай жайтты есте сақтауы тиіс: идеянын мәнісі сол, өзінің қарамағындағыларға олардың күшті және әлсіз жақтары туралы нақты мәліметті хабарлау, әрі олардың жұмыс нәтижесін қалайша жақсартуға болатындығы жөнінде кеңес беру.
Мәліметті жөнелтуші кодтауға аайдаланатын, символ типіне үйлесетін каналды тандай білуі тиіс. Каналдарға берілген сөздер мен жазылған материалдар, сондай-ақ электрондық байланыс құралдары, компьютер желілері, электроникалар, пошталар, бейнетаспалар мен бейнеконференциялар жатады. Хабарды беру тек бір каналмен шектелмеуі тиіс. Көп жағдайда екі және одан да көп коммуникациялық құралдар пайдаланылады.
Үшінші кезеңде женелтуші идеяны екінші бір адамға жеткізу үшін мәліметті береді. Жөнелтуші хабарды жібергеннен кейін алушы оны декодтайды. Декодтау – бұл жөнелтушінің жіберген символын алушының түсінігінде аудару.
Басшы мынаны ескеруі қажет: олардын басқа орындардар алған мәліметі дәл болмауы және алмасу барысында әр түрлі ауытқулар болуы мүмкін. Осыған орай кері байланысты жолға қою қажет.
Қарым-қатынас кедергісі және оны жою әдістері
Басшы өз уақытының көпшілік бөлігін әңгіме, кеңес өтікузге, тікелей байланыс орнатуға, мәлімет алмасуға жұмсайды. Осыған орай жеке адамдар арасындағы коммуникацияда қандай кедергілер болатындығын білудің айрықша маңызы бар.
Бірінші қабылдауға — түсініп, ұғынуға қатысты кедергілер. адамдардьін қабылдап, ұғынуына алуан түрлі факторлар ықпал етеді, сондықтан коммуникация тиімділігін кемітпес үшін бұларды ескеру қажет. Коммуникациялық ахуал басшылар мен бағыныштылар арасындағы өзара қарым-қатынасқа байланысты. Кедергілердің өзі осылардын арасындағы келіспеушіліктегі немесе пікір қайшылықтарынан туындайды.
Семантика — сөзді және а.йтылған сез мәнін пайдалану әдісін зерттейді.
Екіншіден – байланысқа қатыса қатыса отырып және символдарды пайдаланып, мәліметтер алмасады, әрі оны түсінуге тырысады да, мұндайда сөз символын, дене қимылы мен мәліметтерді қолданады.
Үшіншіден, вербалсыз (латынша вербалис — ауызша, сөздей деген мағынаны білдіреді) кедергілер. Вербалсыз қатынаста сөзден басқа кез келген символдар қолданылады. Вербалсыз хабар (передача) көп жағдайда вербалды хабармен қоса өтеді де, сөз мәнін күшейтуі де немесе өзгертуі де мүмкін. Вербалсыз қатынас мысалына пікір алмасуды, адамның бет-әлпетіндегі өзгерісті, мәселен, күлкісін, қабылдамау белгісін, ойнақы немесе түнерген қалпын, қабылдаған немесе қабылдамаған көзқарасын алуға болады.
Төртіншіден, нашар кері байланыс. Кері байланыс өте маңызды, өйткені оның өзі сіздің алған хабарыңыздың нақтылығын анықтауыңызға мүмкіндік береді. Басшылар тарапынан жіберілген хабарға қатысты кері байланыстың болмауы жеке адамдар арасында мәлімет алу тиімддігін шектейді.
Бесіншіден, тыңдай білмеу. Қарым-қатынас тиімділігін арттырудың маңызды жағдайларының бірі — адам хабарды жібергенде де және кабылдағанда да бірдей дәл болуы тиіс.
Жеке адамдар арасындағы қарым-қатынас тиімділігін арттыру үшін мынадай жайттар ұсынылады:
— мұқият тыңдай білуге дағдылану;
— өз идеяңды айтпас бұрын айқындап алу;
— потенциалдық семантикалық проблемаларды қабылдай білу;
— өзіңнің дене тұрысыңа, қимылыңа, дауыс ырғағыңа зер салу;
— эмпатияға және ашық жарқын әңгімеге көңіл бөлу. Эмпатия — бұл басқа адамның сезіміне көңіл аудару, әрі өзара пікірлескенде, хабар алмасқанда қолдау, көңілді әңгімелесу;
— кері байланыс орнатуға тырысу.
