СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота организации, а, следовательно, и эффективности их работы в целом.
Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение, разработать подробный организационный план ее внедрения.
Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения.
К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги и время. При выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, обязательно провести тендер и учитывать при этом ряд следующих важных моментов:
· достаточно большое разнообразие СЭД (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
· надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
· возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.
В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно учесть следующие требования:
· серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения СЭД и др.);
· размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
· наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев СЭД;
· опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые СЭД в работе и пообщаться с их пользователями);
· существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;
· существует ли в фирме-внедренце технология внедрения, и как она поддерживается документально.
При этом выбираемая для внедрения СЭД должна удовлетворять следующим общим требованиям:
· в основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
· в СЭД обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);
· в СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);
· должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений процесса от его нормативного хода, прогнозирование влияния этих отклонений на вероятный срок завершения всего процесса в целом и др.);
· простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации;
· использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;
· наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;
· совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
· возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
· возможность интеграции с распространенными платформами;
· хорошая масштабируемость;
· наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
· в основе СЭД — открытая клиент-серверная архитектура;
· возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
· доступность базы данных СЭД для других приложений;
· модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
· возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;
· наличие в СЭД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);
· возможность работы через Internet/Intranet;
· возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;
· поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
· приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.
При внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:
· в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
· слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
· СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
· наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
· отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.
Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).
Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.
Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении.
Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.
