Досыл, возврат регистрируемых почтовых отправлений. Передача почтовых отправлений на хранение.

В случае досыла или возврата регистрируемых почтовых отправлений, а также на основании ст.135 Правил оказания услуг почтовой связи, в сопроводительных документах (картах отправки ф.ПС16) проставляются буквы ”В” или “Д”.

Из нормативно справочной информации, предлагаемой на экране, выбирается причина досыла или возврата, либо при необходимости вводится вручную. Справочник причин.

При досыле регистрируемого почтового отправления, необходимо ввести индекс места назначения, выбрать причину досыла либо возврата. Если изменяется адрес, ввести адрес, по которому досылается или возвращается почтовое отправление.

Данные отправления с признаком ”В” или “Д”, автоматически переносятся в исходящую информацию.

В случае невозможности доставки отправителю возвращенного почтового отправления, отсутствии на отправлении обратного адреса либо отказа отправителя от его получения возвращенное почтовое отправление передается в не розданные на хранение. Такому почтовому отправлению проставляется признак «отправлено на хранение».

 

3.6 Описание технологического процесса по обработке внутриреспубликанских отправлений «Экспресс»:

Входящие отправления «Экспресс» в участок МУП

3.6.1 Поступление мешков - «Экспресс» из Цеха обмена – физической почты и информации по сетям (папка – файл с указанием номера накладной)

3.6.2 Сканирование стикеров с адресных ярлыков, автоматическая сверка с информацией в электронном виде.

3.6.3 В случаях расхождений информации о почтовых отправлениях, переданной по каналам связи, с информацией, полученной при сканировании адресных ярлыков почты, и визуального осмотра почты на наличие дефекта составляется акт ф.ПС51 или извещение ф.ПС30. Справочник возможных нарушений прилагается(Приложение №2).

3.6.4 Вскрытие мешков, считывание стикера на отправлении.

3.6.5 При отсутствии информации о почтовом отправлении обеспечивается ввод полных данных по почтовому отправлению.

3.6.6 При необходимости - формирование извещений ф.ПС30 или актов ф.ПС51 (Приложение 2).

3.6.7 Физическая сортировка отправлений и одновременно автоматическая сортировка информации в электронном виде согласно плану направлений.

3.6.8 Формирование мешков с отправлениями «Экспресс» в адрес отделений почтовой связи г. Минска (а/я, до востребования, учреждения закрытого типа, в адрес 10 и 16 ОПС, по заявлению). Формирование карт отправки по аналогии обработки исходящих отправлений «Экспресс».

3.6.9 Автоматическое формирование и распечатка извещений ф.ПС22 на полученные отправления «Экспресс», подлежащие доставке и вручению (Приложение 16). Нумерация извещений ф.ПС22 производится в течение месяца.

3.6.10 Непосредственно перед передачей почтовых отправлений для доставки сканируются стикеры отправлений, автоматически производится сверка со сформированными в электронном виде листами книги ф.55. При этом, при наличии не отметившихся почтовых отправлений оператору почтовой связи высвечивается напоминание. Например: «В наличии имеются не отмеченные п/о. Продолжить?».

3.6.11 По окончании доставки, принимается отчет о доставке почтовых отправлений.

Сканируются стикеры невыданных отправлений, и вносится причина не состоявшейся доставки.

По доставленным отправлениям «Экспресс» вносятся все необходимые реквизиты о вручении – дата и время доставки, кому вручено отправление: лично, по доверенности (данные доверенности), родным (указываются родственные связи).

3.6.12 На неврученные почтовые отправления автоматически формируется карта отправки для передачи на другое рабочее место.

3.6.13 Непосредственно перед сдачей почты сканируются стикеры с отправлений «Экспресс» и автоматически производится сверка с информацией в электронном виде.

Автоматизированное формирование общей карты отправки.

3.6.14 Отправка информации в электронном виде по отправлениям «Экспресс».

3.6.15 Внутрипроизводственная транспортировка.

3.6.16 Получение расписки от лица, принявшего почтовые отправления, на расписке, сформированной в электронном виде и распечатанной.

3.6.17 Внесение в систему информации о попытке связаться с получателем (попытки вручения). Выписка извещений через ОПС г. Минска, обслуживающих данных получателей.

3.6.18 По истечении трех суток с момента первой попытки доставки (или по просьбе отправителя, получателя) производится передача для отправки отправлений «Экспресс» в ОПС по месту обслуживание или же передача отправлений в сектор доставки для повторного вручения.

3.6.19 Прием почты из сектора неврученных отправлений и формирование карт отправки до ОПС (по аналогии исходящей обработки).

3.6.20 Передача информации, сформированной в электронном виде и физической почты в Цех обмена производится по аналогии исходящей обработки.

3.6.21 Формирование отчета в конце дня (1-сектор доставки и 1-сектор неврученных отправлений):

-остаток с предыдущего дня

- поступление

- количество выданных отправлений

-остаток на текущий день.

 

Исходящие отправления «Экспресс»

3.6.22 Поступление мешков с отправлениями «Экспресс» из Цеха обмена: физической почты и электронной информации по ней.

3.6.23 Сканируется стикер с мешкового ярлыка, одновременно производится автоматическая сверка с поступившей электронной информацией. Сканированная в участке почта, не подтвержденная электронной информацией из цеха обмена, выкладывается в отдельную таблицу по видам стикеров.

3.6.24 Вскрытие мешков.

3.6.25 В случаях расхождений информации о почтовых отправлениях, переданной по каналам связи, с информацией, полученной при сканировании адресных ярлыков почты, и визуального осмотра почты на наличие дефекта составляется акт ф.ПС51 или извещение ф.ПС30. Справочник возможных нарушений прилагается(Приложение №2).

В случае отсутствия информации в электронном виде, в систему вводятся полные данные по почтовым отправлениям.

3.6.26 Физическая сортировка почты производится вручную согласно плану направлений.

3.6.27 Формирование прямых мешков до места назначения почтовых отправлений: считывание стикеров почтовых отправлений, считывание стикера мешкового ярлыка и формирование поименной карты отправки (место назначения в карту отправки вносится автоматически).

3.6.28 Автоматическое формирование общей карты отправки на сформированную почту, предназначенную для передачи на отправку.

3.6.29 Перед передачей физической почты в цех обмена производится сканирование рассортированной вручную почты и автоматическая сверка с картами отправки, сформированными в электронном виде, в адрес цеха обмена (при этом, отсканированные отправления помечаются и выделяются цветом).

После сканирования всей почты осуществляется передача информации в электронном виде в адрес цеха обмена. При этом, при наличии не отметившихся почтовых отправлений оператору почтовой связи высвечивается напоминание (например: «В наличии имеются не отмеченные п/о. Продолжить?»).

3.6.30 Внутрипроизводственная транспортировка.

3.6.31 Получение подписи от лица, принявшего почту, на расписке, сформированной в электронном виде и распечатанной.

Например: Сдано EMS________________ вещей

(Прописью)

Дата сдачи___________ время _____________

ФИО сдающего почту ____________________

Получено ЦООП________________ вещей

(Прописью)

Дата получения___________ время _____________

ФИО получающего почту ____________________

 

3.7 Описание технологического процесса по обработке отправлений международной ускоренной почты EMS:

Всходящие отправления EMS (экспорт):

3.7.1 Поступление мешков с отправлениями EMS из Цеха обмена: физической почты и информации в электронном виде по сетям.

3.7.2 Сканирование информации со стикера на мешковом ярлыке ф.17 и автоматическая сверка проступившей почты с электронной информацией.

3.7.3 Вскрытие мешков, сканирование штрихкодов почтовых отправлений.

3.7.4 Передача информации в систему слежения IPS-96.

3.7.5 При выявлении нарушений, автоматическое формирование извещений ф.ПС30 или актов ф.ПС51.

3.7.6 Передача отправлений на таможенный контроль (путем считывания штрихкодов отправлений и автоматического проставления отметки о дате и времени передачи отправления на таможню).

3.7.7 Внесение записи причины задержания таможней (справочник причин Приложение 12).

3.7.8 Получение отправлений с таможенного контроля (путем считывания штрихкода отправления и автоматического проставления отметки о дате и времени приема отправления с таможни)

3.7.9 Автоматическая сортировка информации по отправлениям согласно плану направлений, и физическая сортировка почты.

3.7.10 Автоматическое формирование депеш и сопроводительной документации.

3.7.11 Непосредственно перед передачей для отправки депеш сканируются номера штрихкодов мешков, при этом автоматически производится сверка физической почты с электронной информацией.

3.7.12. Передача информации о действиях, производимых с почтовым отправлением, из системы слежения IPS-96, во внутреннюю систему слежения.

 

Входящие отправления EMS (импорт):

3.7.13 Поступление мешков с отправлениями ЕМS из Цеха обмена: физической почты и информации в электронном виде по сетям.

3.7.14 Считывание стикеров с мешковых ярлыков ф.35 и автоматическая сверка с информацией, поступившей в электронном виде.

3.7.15 Вскрытие мешков.

3.7.16 Формирование поверочных уведомлений и передача их по сетям в КСУ для дальнейшего перевода и направления по назначению (Приложение 13).

3.7.17 Формирование перечней: считывание номера отправления, подгруздка имеющей информации (место подачи, номер депеши, вес отправления) и запись информации об адресате. При формировании информации об адресате автоматически создается справочник клиентов.

3.7.18 Передача отправлений на таможенный контроль (путем считывания штрихкода отправления и автоматическим проставлением в базе отметки о дате и времени сдачи почтового отправления на таможню).

3.7.19 Прием отправлений с таможенного контроля (путем считывания штрихкода отправления и проставления отметки «выпуск разрешен»).

3.7.20 При наличии задержанных отправлений проставление причины задержания таможней (справочник причин).

3.7.21 Сортировка почтовых отправлений, с одновременной автоматической сортировкой электронной информации, по плану направлений.

3.7.22 Формирование мешков до мест назначения: считывание стикера почтового отправления, считывание стикера с мешкового ярлыка и формирование карты отправки ф.ПС16.

3.7.23 Непосредственно перед передачей почты на отправку стикеры с мешковых ярлыков сканируются и автоматически производится сверка с информацией, сформированной в электронном виде.

3.7.24 Передача почты в Цех обмена и получение, сформированной в электронном виде и распечатанной, расписки от лица, принявшего почту.

 

По окончании рабочей смены (дня) производится автоматическое формирование отчета (на одном листе) как по входящим, так и по исходящим отправлениям EMS.