Прием регистрируемых почтовых отправлений осуществляется общеустановленным порядком, за исключением того, что прием внутренних посылок осуществляется без применения бланков сопроводительных адресов. Реквизиты приема вместо бланка сопроводительного адреса наносятся на адресный ярлык к посылке на свободном месте правой верхней части (рис. 1).
Рисунок 1 Образец адресного ярлыка к посылке, принятой без бланка сопроводительного адреса
На адресной стороне (слева под адресом отправителя) каждого регистрируемого почтового отправления наклеивается стикер штрихового идентификатора. Клиенту выдается квитанция ф.1, либо КВ-1, в которой проставляется номер почтового отправления – номер по стикеру штрихкода.
Отправка почты осуществляется в следующем порядке:
Вкладываемые в страховые мешки, мешки с заказной корреспонденцией, мешки с отправлениями «Экспресс» регистрируемые почтовые отправления приписываются общим счетом к составленному в двух экземплярах Перечню почтовых отправлений, вкладываемых в данный мешок (рисунок 2). Первый экземпляр Перечня вкладывается в мешок, второй остается в документах ОПС. На мешковой ярлык наклеивается стикер штрихового идентификатора и осуществляется заделка мешка.
| ф.ПС16 | Постпакеты | простые | |||||||||
| Карта отправки №_______ | заказные | ||||||||||
| с переводами | |||||||||||
| Из __________ | Оттиск календарного штемпеля | Заказные | письма | ||||||||
| бандероли | |||||||||||
| карточки | |||||||||||
| В адрес _______ | уведомления | ||||||||||
| ИТОГО: | |||||||||||
| №__________________ (мешка) Подписи: Составил __________________ Контролирующее лицо _________________ | |||||||||||
а) Карта отправки почтовых отправлений для заказных мешков
| ф.ПС16 | Письма с объявленной ценностью | ||||||||||||
| Карта отправки №_______ | Мелкие пакеты | ||||||||||||
| Посылки | |||||||||||||
| Из __________ | Оттиск календарного штемпеля | ИТОГО: | |||||||||||
| В адрес _______ | |||||||||||||
| №__________________ (мешка) Подписи: Составил __________________ Контролирующее лицо _________________ | |||||||||||||
б) Карта отправки почтовых отправлений для страховых мешков
Рисунок 2 Образцы карт отправки почтовых отправлений, вкладываемых в закрытые почтовые вещи
Составляется Карта отправки на отправляемую почту в одном экземпляре (рисунок 3). Отправляемые почтовые отправления и закрытые почтовые вещи приписываются в маршрутную накладную ф.24. Расписка за принятую почту учиняется на Общем перечне, который остается в документах ОПС. Почта, сдается на автомашину.
Карта отправки
РАСПИСКА |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Время: ______ час ______ мин
Почта проверена
и принята в количестве _________________ вещей
(прописью)
Принял почту _______________________
(Фамилия И.О.)
(календ. штемп.)
Составил __________________ (Фамилия И.О.)
|
Рисунок 3 Образец общего перечня отправленной почты
Простые отправления письменной корреспонденции сортируются по направлениям, формируются постпакеты с обязательным указание веса каждого постпакета на ярлыке ф.ПС9.
При небольшом количестве принятых почтовых отправлений допускается отправка страховой почты и заказных отправлений письменной корреспонденции в одном страховом мешке.
При поступлении почты из ОПС в РУПС осуществляется сверка почтовых отправлений и закрытых вещей с маршрутной накладной ф.24. После вскрытия мешков, регистрируемые почтовые отправления сверяются поименно.
Информация о почтовых отправлениях за неавтоматизированные отделения почтовой связи вводится в систему слежения в РУПС путем сканирования стикера на почтовых отправлениях и внесения данных о почтовом отправлении (почтовый код и наименование места приема и назначения, наименование и адресные данные получателя, вид, категория, вес, объявленная ценность и т.д.).
Мешки с простой письменной корреспонденцией в РУПС вскрываются, отправления сортируются по направлениям. Затем формируются постпакеты. В АС слежения вносится вес каждого постпакета. Ярлык ф.ПС9 оформляется автоматизированным порядком. Перед заделкой отправлений простой письменной корреспонденции в мешки оформляются мешковые ярлыки, на которые наклеиваются соответствующие стикеры штрихкода.
При формировании в АС слежения простого мешка, сканируется стикер, после чего открываются для заполнения следующие поля экранной формы:
1. местные – вес ______________
2. внутренние – вес ____________
3. международные – вес ________
4. воинские – вес ______________
5. мелкие пакеты по РБ – кол-во ___
6. служебные – вес ___
В базе данных АС слежения консолидируется информация об объемах принятой, обработанной, врученной простой письменной корреспонденции по каждому объекту почтовой связи в разрезе дат с возможностью получения выходных форм статистической отчетности за отчетный период. Форма статистического отчета приведена приложении А
Входящие почтовые отправления из РУПС поступают в неавтоматизированные ОПС при Карте отправки с приложением распечатанных извещений ф.22.
После выдачи почтового отправления – оформленные извещения ф.22 отправляются в РУПС (ГУПС) с первой уходящей почтой для ввода информации в АС слежения и формирования картотеки по ним в разрезе ОПС.
4.2 Прием, обработка и контроль регистрируемых почтовых отправлений в частично автоматизированных ОПС (СКС+ модем, модем отсутствует)
Прием регистрируемых почтовых отправлений осуществляется на СКС установленным порядком, путем заполнения соответствующих полей экрана меню. Наклеивается стикер штрихкода на регистрируемое почтовое отправление, считывается сканером, клиенту выдается квитанция с СКС. В зависимости от вида принимаемого ПО на СКС обеспечивается контроль на соответствие вида стикера почтовому отправлению:
- на посылки- CV, CP,
- на мелкие пакеты- RR и т.д.
При считывании оператором стикера штрихкода не того вида, на мониторе СКС высвечивается предупреждающее сообщение.
Отправка почты из ОПС
Карты отправки на исходящую из ОПС почту формируются на СКС в электронном виде.
На мешковой ярлык наклеивается стикер штрихового идентификатора и осуществляется заделка мешка.
Составляется Общий перечень на отправляемую почту в одном экземпляре. Отправляемые почтовые отправления и закрытые вещи приписываются в маршрутную накладную ф.24. Расписка за принятую почту учиняется на Общем перечне, который остается в документах ОПС. Почта, сдается на автомашину.
Информация по принятым почтовым отправлениям отправляется по модемной связи или информация считывается на дискету, которая передается вместе с исходящей почтой.
На отправления «Экспресс» в СКС в электронномвиде формируются внутренние карты отправки согласно плану направления. В карту отправки вносится номер стикера с ярлыка ф. ПС18. Формируется мешок «Экспресс», на ярлык ф.ПС18 наклеивается стикер, указанный в карте отправки. Внутренняя карта отправки в электронном виде с поименной припиской отправлений «Экспресс» отправляется по модемной связи в РУПС (или считывается на дискету).
Простая корреспонденция сортируется по группам. Формируются постпакеты с обязательным указанием веса. Ярлык ф.ПС9 оформляется на СКС автоматизировано.
При формировании в АС слежения простого мешка, сканируется стикер, после чего открываются для заполнения следующие поля экранной формы:
7. местные – вес ______________
8. внутренние – вес ____________
9. международные – вес ________
10. воинские – вес ______________
11. мелкие пакеты по РБ – вес ___
12. служебные – вес ___
Информация об объемах (в весовом измерении) исходящей, входящей и транзитной простой письменной корреспонденции передается вместе с информацией о регистрируемых почтовых отправлениях по каналам связи или на дискете в РУПС для формирования статистического отчета (приложение А).
Получение почты в ОПС
В РУПС программно формируются электронные карты отправки – на почту, рассортированную согласно направлению и подготовленную к отправке в ОПС района. Электронные сопроводительные документы отправляются по каналам связи в ОПС на СКС. С помощью пакета прикладных программ «Почта» осуществляется получение, просмотр электронных сопроводительных документов. Мешки вскрываются, поступившая почта сканируется и автоматически сверяется с полученными электронными документами. На СКС распечатываются извещения ф.ПС22.
В окно экранной формы СКС автоматически заносится полученная из РУПС информация об объеме входящих простых почтовых отправлений. К данной информации добавляется объем местных простых почтовых отправлений для формирования статистического отчета (приложение А).
При выдаче регистрируемого почтового отправления, на СКС создается информация по выдаче: сканируется номер стикера, при этом из локальной базы данных поступает информация о получателе и его адресе и автоматически заполняются поля экранной формы. При выдаче почтового отправления не лично адресату (члену семьи, по доверенности и т.п.) в поля экранной формы вводятся данные фактического получателя (Ф.И.О., адрес, доверенность и т.д.).
Информация о выданных почтовых отправлениях автоматически выгружается в определенный период времени, посредством модемной связи (дискеты), в РУПС.
