Прием, обработка и контроль регистрируемых почтовых отправлений в автоматизированных ОПС (СКС включены в локальную сеть, имеется АРМ системы слежения ОПС)

 

4.5.1 Действия в автоматизированных ОПС по исходящим регистрируемым почтовым отправлениям:

а) на лицевую сторону оболочки почтового отправления наклеивается соответствующий стикер штрихкода;

б) создается информация по регистрируемому почтовому отправлению путем ввода данных:

- номера стикера при помощи сканера (автоматически);

- адресные данные получателя (вручную);

в) распечатывается квитанция отправителю;

г) с СКС на сервер ОПС выгружается информация по принятым почтовым отправлениям (автоматически);

д) на сервере ОПС производится контроль полученной информации на предмет полноты ввода всех необходимых реквизитов по почтовым отправлениям (при нажатии кнопки «Контроль информации», т.е. автоматически). При выявлении нарушений, несоответствие веса, номера стикера данному виду отправления и т.д. корректируются реквизиты по принятым отправлениям. В системе слежения создается информация о добавлении или замене реквизита, на случай розыска почтового отправления, при этом указывается:

- дата изменения информации;

- в каком пункте внесено изменение;

- по какому виду ПО, какое изменение;

- ф. и. о работника, внесшего изменение.

е) в программе АС слежения производится автоматическая сортировка почтовых отправлений согласно плану направления (с учетом максимально допустимого веса (15 кг.) мешка с почтовыми отправлениями);

ж) для формирования сопроводительных документов сканируются стикеры почтовых отправлений (мешковых ярлыков), рассортированных по направлениям (мешкам) вручную. Одновременно при сканировании производится сверка фактически вкладываемых в мешок отправлений с электронной накладной, т.е. осуществляются контролирующие функции;

При формировании поименных электронных сопроводительных документов для внутренних почтовых отправлений сумма оценки указывается в белорусских рублях, для международных - в СПЗ.

В графе «Куда» - для внутренних ПО указывается наименование места назначения в соответствии с индексом места назначения из справочника Республики Беларусь (в случае, если место назначения сельская местность – указывается дополнительно район и область).

Для международных почтовых отправлений указывается странаназначения, выбранная из соответствующего справочника стран.

з) сформированные программно сопроводительные документы – поименные и общие карты отправки на отправляемую почту – передаются на следующий этап обработки (в пункт обмена) по сети.

направляются данные по принятым почтовым отправлениям по сети в следующий пункт обмена.

и) по окончании рабочей смены (дня) автоматически производится выведение остатков по исходящим регистрируемым почтовым отправлениям.

к) полученные в электронном виде остатки сверяются с фактическим остатком почтовых отправлений путем сканирования стикеров с почтовых отправлений (либо визуально).

Простая корреспонденция сортируется по группам, формируются постпакеты с обязательным указание веса. Ярлык ф.ПС9 формируется автоматически.

 

4.5.2 Действия в автоматизированных ОПС по входящим регистрируемым почтовым отправлениям:

а) получение информации на поступившую почту по сети (на дискете);

б) сличение фактически поступившей почты с электронной информацией путем сканирования стикеров с почтовых отправлений, мешков;

С помощью электронной подписи, подтверждается полнота получения почты с отправкой информации об этом в место обмена.

в) распечатка извещений ф.ПС22 на поступившую почту; присвоение входящих номеров извещений соответственно входящим почтовым отправлениям.

г) выдача в доставку извещений ф.ПС22 и почтовых отправлений с отметкой об оплаченной доставке (автоматическое формирование ф.ПС55 и приписка к ней почтовых отправлений подлежащих доставке на дом);

д) по возвращении с доставочного участка почтальона вносится информация в программное обеспечение АС слежения о результатах доставки (в т.ч. и попытке доставки) или при выдаче почтового отправления непосредственно в ОПС вносится информация о факте вручения:

- вводится номер извещения ф.ПС22 (штрихкод, вес и вид отправления высвечивается автоматически);

- проставляется отметка «Доставлено», либо «Не доставлено» (при невручении из списка выбирается причина невручения);

- проставляется отметка о дате и времени внесения информации (путем нажатия двух кнопок);

- вносятся данные получателя – при личном получении почтового отправления делается отметка в поле «Лично» и автоматически высвечиваются все данные по получателю (Ф.И.О. и адресные данные);

е) по окончании рабочей смены (дня) автоматическое выведение остатков по входящим регистрируемым почтовым отправлениям.

ж) полученные остатки в электронном виде сверяются с фактическим остатком почтовых отправлений путем сканирования стикеров с почтовых отправлений (либо визуально).