Принципиальное значение при выборе информационных технологий для создания систем обработки экономической информации и имеют следующие ее свойства [32]:
ƒ преобладание алфавитно-цифровых знаков;
ƒ необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;
ƒ широкое распространение документов как носителей исходных данных и результа-тов их обработки;
ƒ значительный объем переменных и постоянных (условно-постоянных) данных;
ƒ дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определен-ный интервал времени;
ƒ организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;
ƒ неоднородность — в силу основного назначения информации: различать элементы и свойства отражаемых процессов;
ƒ рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации и централизации процессов сбора данных;
ƒ сохраняемость (неиссякаемость) при ее использовании (потреблении);
ƒ возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;
ƒ возможность сохранения переработанной информации у отправителя;
ƒ возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;
ƒ способность к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, дета-лизации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению);
ƒ определенная самостоятельность данных по отношению к твоему носителю.
Для обеспечения функций управления теми или иными объектами экономическая ин-формация должна отвечать определенным требованиям, в том числе:
ƒ быть достоверной, правдивой;
ƒ быть своевременной, так как запоздалое поступление нужной информации часто оказывается бесполезным;
ƒ быть документальной, юридически подтвержденной в документах соответствующи-ми подписями (визами) соответствующих должностных лиц;
ƒ быть актуальной, нужной для подразделения и лиц, принимающих решения.
Важной характеристикой экономической информации является ее структура.
Структура информации играет ту же роль,что и синтаксис любого языка.При этомразличают два взаимосвязанных между собой аспекта:
ƒ состав элементов, образующих структуру информации;
ƒ взаимосвязь между элементами этой структуры.
К числу основных структурных элементов экономической информации относятся реквизиты, экономические показатели, экономические документы,в т.ч. электронные доку-менты, информационные массивы [16, 32].
Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации являетс я реквизит.
Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. В за-висимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта,про-цесса или явления.
Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для по-иска, сортировки, группировки, выборки и т.д.
Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта.
Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логиче-ские и арифметические операции.
Реквизиты при необходимости можно расчленить на более мелкие составляющие — на символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.
Совокупность реквизитов-признаков и реквизитов-оснований представляет собой со-общение об объекте.Каждое сообщение имеет определенную форму.Отдельно взятый рек-визит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект, он входит в состав различных экономических показателей.
Основной структурной единицей является экономический показатель.
Показатель состоит из определенной совокупности реквизитов,характеризующих ка-кой-либо конкретный объект, факт, процесс с количественной и качественной стороны.
Под показателем понимается качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным.
Приведенное здесь первое определение показателя используется в практике учета, ста-тистики, планирования и т.п.
Показатель определяется как высказывание,содержащее количественную характери-стику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единст-венное количественное значение и определенный набор качественных признаков, необходи-мых для его однозначной идентификации.
Указанная вторая трактовка показателя принята в теории и практике автоматизирован-ной обработки данных.
Таким образом, экономический показатель как составная единица экономической ин-формации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между со-бой по смыслу реквизитов-признаков.
Показатель имеет название (наименование), раскрывающее его основной экономиче-ский. Обычно в состав наименования показателя входят термины, обозначающие измеряе-мый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, за-траты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.), формальная характеристика, т.е. как он счита-ется (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Кроме того, показатель содержит дополнительные признаки, которые не выражают его основной экономический смысл, но уточняют конкретное количественное значение показа-теля.
Дополнительными признаками в составе показателей могут быть, например, время, к которому относится данный показатель (момент или период), единица измерения (кг, т, шт., руб. и т.п.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), а также термины, указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объ-ектом, где он находится, перемещается. Дополнительные признаки позволяют конкретизиро-вать экономико-математическую модель расчета показателя, характеризуя его особенность для каждого конкретного случая.
Как минимальная смысловая единица экономической информации, характеризующая какой-либо объект, экономические показатели делятся на первичные и вторичные (произ-водные, расчетные).
Первичные показатели отражают результаты производственно-хозяйственной деятель-ности объекта управления, определяемые путем измерения, подсчета, взвешивания и т.п., например, количество готовой продукции, количество отработанного времени, количество бракованных изделий и т.п.
Первичные показатели служат исходными данными для формирования различного рода вторичных показателей, например,стоимость готовой продукции,заработная плата,потериот брака и т.п.
В целях организации обработки информации и реализации функций управления пока-затели могут образовывать более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу.
Экономический документ представляет собой определенным образом организованнуюсовокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический до-кумент является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
Наиболее распространенной формой представления экономических документов являет-ся табличная форма, которая в самом общем виде обычно включает общую, предметную и оформительскую части. Следует отметить, что в последнее время особое внимание уделяется электронным способам отображения содержимого документов, что позволяет значительно повысить эффективность систем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов.
Электронные документы могут быть представлены либо как электронные копии,яв-ляющиеся сканированными отображением информации реальных бумажных документов, либо как электронные формы, являющиеся компьютерной основой для решения задач управ-ления, а в случае необходимости — основой для получения соответствующих бумажных аналогов — «твердых копий».
В последнее время понятие электронного документа связывается с требованиями элек-тронного документооборота.
Электронный документ —сведения,представленные в форме,воспринимаемойэлектронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые име-ют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преобразованы в форму, пригодную для восприятия человеком.
Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов электронного документа явля-
ется электронная, удостоверяющая подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средствами связи, и устанавливающая ее принад-лежности к конкретному лицу.
Электронная подпись — (электронная цифровая подпись)представляет собой опре-деленную последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каж-дым символом определенного объема сведений электронного документа и предназна-ченную для подтверждения целостности и неизменности этого объема сведений, а так-же тождественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.
В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информа-ции, содержащейся в документах, экономическая информация может представляться в виде информационных массивов (файлов на машинных носителях).
Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой наборданных или документов одной формы (одного названия) со всеми их значениями либо соче-тание таких наборов данных, относящихся к одной задаче.
Во втором случае массив называется укрупненным. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединения — информационный поток.
Информационный поток -это совокупность информационных массивов,в том чис-ле документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая ди-намический характер.
Информационная база -вся совокупность информации реального экономическогообъекта.
При организации автоматизированной обработки экономической информации понятие структуры данных связывается с представлением их на различных носителях, и таким обра-зом соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особенностей то-го или иного носителя и способов фиксации данных на нем.
При размещении информации на бланках документов можно выделить следующие структурные единицы: позицию, запись (документо-строка), строку, графу, зону документа, документ, пачку документов. Для электронной формы представления документа выделяются те же структурные единицы, только вместо понятия «пачки документов» используется поня-тие: «лист» или «страница».
Для магнитных лент выделяются: бит, байт, запись, дорожка, зона, том.
Для магнитных дисков выделяются: бит, байт, блок, сектор, дорожка, цилиндр, том, пакет.
Массив представляет,с одной стороны,физическую единицу обработки информации,сдругой — отражает содержательный аспект информации, используемой в управлении.
Информационные массивы могут быть классифицированы следующим образом:
ƒ постоянные (условно-постоянные) и переменные;
ƒ основные и вспомогательные;
ƒ входные, промежуточные (внутренние), выходные (результатные);
ƒ текущие (рабочие) и служебные.
Постоянные массивы, как правило,содержат нормативно-справочную информацию(НСИ) длительного хранения и многократного использования.
Переменные массивы содержат исходную и промежуточную информацию,отражаю-щую текущее состояние объекта управления.
Основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработкиданных и решения задач управления.
Вспомогательные массивы являются производными от основных массивов путем логи-ческой обработки последних в целях обеспечения более рационального процесса решения задачи.
Промежуточные массивы носят служебный характер и отличаются от других тем,чтосодержат результаты предыдущих расчетов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.
Входные и выходные массивы определяют характер их отношения к рассматриваемыминформационным процессам обработки данных, что имеет принципиально важное значение при оценке объемно-временных характеристик различных вариантов информационных тех-нологий.
Текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоянии управляемого объектаили процесса на данный момент времени. Они могут формироваться на основе нескольких входных массивов.
Служебные массивы (различного рода справочники,каталоги,нормативные документы
и т.д.) хранят информацию, непосредственно не связанную с объектом управления, но необ-ходимую для реализации процессов решения задач управления.
Данные, включаемые в информационные массивы, представляются как неоднородные и однородные.
Однородные массивы содержат одноименные записи одинаковой структуры, неодно-родные — разнотипные записи с различной структурой.
Совокупности массивов составляют структурные единицы более высоких рангов: сис-темные наборы, библиотеки массивов.
