Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього відповідальною особою, наприклад, у Боровичіській школі – лаборантом-діловодом, який призначається на посаду і звільняється директором школи. Лаборант-діловод формує справи у відповідності з затвердженою номенклатурою, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів. Також у Боровичівській школі діловод приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я директора школи, здійснює її систематизацію у відповідності з прийнятим у школі порядком і передає її після розгляду директором виконавцям, для яких призначена, слідкує за термінами виконання доручень директора школи, взятих на контроль та відсилає кореспонденцію. Ще одним із обовязків діловода є здійснення документального забезпечення кадрової роботи в школі, веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників. Вся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах та сейфах, не має доступу сторонніх осіб і ведеться державною мовою. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у Боровичівській школі, обов'язково поаркушно пронумеровуються і прошнуровуються діловодом, підписуються директором і скріплюються печаткою. Ділові папери, які надходять до школи чи відправляються з неї реєструються у журналах вхідного і вихідного листування.
Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов'язковою в загальноосвітньому навчальному закладі. Детально ознайомитись із ним можна за допомогою додатка (див. додаток 1). Умовно шкільну документацію поділяють на такі групи:
1. планування навчально-виховної роботи закладу освіти;
2. документація особового складу і навчально-педагогічна;
3. фінансово-господарська документація;
Не є винятком і документація Боровичівської школи. Планування навчально-виховної роботи здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України. До другої групи документації відносяться: алфавітна книга запису учнів, особова справа учня, класний журнал, журнал факультативних занять, журнал групи продовженого дня, журнал обліку роботи гуртка, книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, книга обліку видачі золотих і срібних медалей, книга обліку видачі похвальних листів і грамот, книга обліку особового складу педагогічних працівників, книга протоколів педагогічної ради, книга протоколів ради школи, книга обліку трудових книжок працівників, журнал обліку пропусків і заміщення уроків учителями, книга наказів, контрольно-візитаційна книга, журнал реєстрації вхідних і вихідних документів, книга записів наслідків внутрішньошкільного контролю, акти, довідки про перевірку роботи навчально-виховного закладу, поточне листування, офіційні документи відомчих органів про роботу навчально-виховного закладу, статистичні звіти, акти форми Н-1, Н-2 про нещасні випадки. До фінансово-господарської документації відноситься технічний паспорт школи, інвентарні списки основних засобів, інвентарна книга бібліотечного фонду, книга складського обліку матеріалів та інші. Ознайомитися із документами або сукупністю документів школи, що стосуються різних питань можна за допомогою номенклатури справ школи (див. додаток 2).
У журналі реєстрації вхідних та вихідних документів Боровичівської школи число вхідних документів дорівнює 152, а вихідних - 232 за минулий рік. Як бачимо, потоки вхідних та вихідних документів незначні. Також у школі циркулює потік внутрішніх документів, які не виходять за її межі. Значну частину внутрішньої документації складають управлінські документи, найпоширенішими серед яких є накази, довідки, плани, звіти, списки, протоколи.
Накази поділяються на 2 групи:
1. Основної діяльності;
2. Кадрові(тривалого та тимчасового зберігання).
Переважна більшість цих документів – першої групи (140 за минулий рік),. Вони регламентують діяльність організації з усіх основних напрямків. Кадрові накази (тривалого – 16, тимчасового – 35 за минулий рік) відображають плинність кадрів відпустки та заміну тижневого навантаження.
В школі переважають довідки, що підтверджують факт навчання, обійману посаду та розмір заробітної плати. У документації школи переважно звіти складають про проведення олімпіад, заходів та про чисельність або віковий склад учнів класу. Найпоширенішим видом плану є план щодо виконання робіт чи заходів, а найважливішими – План роботи школи на рік та Робочий навчальний план. Спостерігається значне використання такого виду документа як список, тому що є необхідність систематизувати відомості.
Протоколи – описові документи, які констатують управлінські рішення колегіальних органів (педрада, нарада, засідання комісій) і є необхідними для забезпечення громадської системи управління навчальним закладом.
Розглянемо окремі приклади управлінських документів школи детально.
Характеристика плану
Планування - це підготовчий етап кожного управлінського циклу, тому йому відводять одне з важливих місць у системі управління школою. Обґрунтований конкретний план - один із показників наукової організації і управління школою. Для того, щоб управління було ефективним розробляються плани робіт підвідомчих структур, які обєднуючись утворюють єдиний план роботи школою. Кожний план роботи школи має бути педагогічно цілеспрямованим, передбачати систему заходів, спрямованих на виконання визначених завдань. Чіткий план школи дозволяє уникнути дублювання, дає можливість наперед визначити, в який час і на яких питаннях необхідно акцентувати увагу. Розглянемо План роботи Боровичіської загальноосвітньої школи I-III ступенів на 2012-2013 навчальний рік як одного із планів роботи в школі (див. додаток 3.).
План роботи колективу - це письмовий документ за способом фіксації інформації; довідково-інформаційний документ за змістом; план за назвою; трафаретний за видами; простий за складністю; внутрішній за місцем складання; нетерміновий за терміном виконання; службовий за походженням; звичайний за гласністю; справжній за юридичною силою; оригінал за стадіями виготовлення; документ тимчасового зберігання за терміном зберігання. За терміном виконання аналізований план є річним. План роботи оформлений на аркушах паперу формату А4 і містить такі реквізити: назва виду документа, заголовок до тексту, текст, підпис та гриф затвердження. Назва виду документа оформлена неправильно. Згідно з положеннями ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» назву виду документа друкують великими літерами. Заголовок до тексту містить короткі відомості основного смислового аспекту. Гриф затвердження розміщено у правому верхньому куті першого аркуша плану, містить всі потрібні елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назва посади, підпис, прізвище й ініціали особи, яка затвердила план, дата затвердження. Текст плану роботи оформлений у вигляді таблиці. Таблиця - спосіб просторової організації уніфікованого тексту, який містить інформацію про кілька обєктів за групою ознак. В аналізованому плані подається перелік конкретних дій, які повинен здійснити колектив протягом року. У графах вказується назва заходу, дата виконання та відповідальні за виконання заходу
