Юридическое значение (юридическая сила) — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документа, являются: наименование организации — автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Дата документа - один из важнейших реквизитов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Гриф утверждения. Некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения — это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:
— уставы, положения о предприятиях (филиалах);
— штатные расписания;
— акты проверок, акты приема-передачи;
— должностные инструкции;
— сметы; бизнес-планы, отчеты и т.п.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В.Кузнецов Дата |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А.Борисов |
или на бланке:
| Вице-президент | Личная подпись | А.А.Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
| Исполнительный директор ЗАО "Партнер" | Личная подпись | Н.А.Федоров |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Директор института | Личная подпись | М.В.Ларин |
| Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В.Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель директора по научной работе Личная подпись Ю.Г.Демидов | Заместитель директора по научной работе Личная подпись К.И.Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д.Банасюкевич |
| Члены комиссии | Личная подпись | А.Н.Сокова |
| Личная подпись | А.С.Красавин | |
| Личная подпись | О.И.Рысков |
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:
— в уставе предприятия;
— в положении о предприятии (структурном подразделении);
— в инструкции по делопроизводству;
— в инструкции работника;
— в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.
Печать — юридически значимый реквизит, применяемый в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа или принадлежности документа к указанной на печати организации.
Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
—какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
—материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.
В организации обязательно должна быть печать организации. Кроме этого при составлении большого количества документов структурными подразделениями в организация могут быть и печати этих структурных подразделений, наличие и использование которых должно быть закреплено организационными документами (устав, положения).
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью на каждой странице копии документа проставляется реквизит «Отметка о заверении копии», который содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения; печать. Например,
| Верно | ||
| Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
| Дата |
Предприятиям разрешатся заверять:
- копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
- копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются руководителем организации или должностным лицом (начальником отдела кадров). Внешние копии документов заверяют печатью.
