Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.
Свойства документа:
1) Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух взаимосвязанных слагаемых: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации (носитель фиксированной информации).
2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.
3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.
Признаки документа:
1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.
3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.
4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.
Функции документов можно условно разделить на три блока:
1) информационные функции:
– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;
– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.
– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.
– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).
2) функции, обеспечивающие процесс управления:
– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).
– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.
3) функции, носящие культурно-исторический характер:
– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.
– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.
Способы документирования:
- рукописные,
- электронные,
- графические,
- типографские,
- кино-, фото- и фонодокументирование.
Классификация документов
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Различают следующие виды документов:
| Признак | Виды документов | ||||||||||||||
| 1. | по видам деятельности | - научно-технические, - проектно-сметные, - нормативные, - финансово-расчетные, | - организационно-распорядительные, - отчетно-статистические, | - учебно-методические, - бухгалтерские и др. | |||||||||||
| 2. | по наименованию | - чертежи, - схемы, | - приказы, - распоряжения, | - заявления, - протоколы, | - инструкции, - письма и др. | ||||||||||
| 3. | по способу документирования | - рукописные, - электронные, | - графические, - типографские, | - кино-, фото-, фонодокументы | |||||||||||
| 4. | по месту составления | - внешние: - входящие – поступившие в организацию, - исходящие – отправляемые из организации, - внутренние – составленные и используемые в организации | |||||||||||||
| 5. | по степени сложности | - простые – рассматривают только один вопрос, - сложные – рассматривают несколько вопросов | |||||||||||||
| 6. | по грифу ограничения дост упа | - открытые - с ограниченным доступом: - для служебного пользования – только для работников организации, - секретно, совершенно секретно, особой важности – содержат государственную тайну, - конфиденциально – доступ ограничен законодательством РФ, - коммерческая тайна – используются для достижения коммерческих целей, разглашение которых может нанести ущерб предприятию | |||||||||||||
| 7. | по происхождению | - официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке, - личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей | |||||||||||||
| 8. | по юридической значимости | - подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, - действительный, - недействительный (в связи с истечением срока действия или отмены другим документом), - подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами | |||||||||||||
| 9. | по времени создания | - подлинник – первый и единичный экземпляр, - дубликат – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, - копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, - заверенная копия – копия документа с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу | |||||||||||||
| 10. | по срокам исполнения | - срочные – срок исполнения установлен законодательством РФ или руководителем организации, - несрочные – срок исполнения не установлен | |||||||||||||
| 11. | по форме изложения | - индивидуальные – содержание излагается в свободной форме, - трафаретные – часть документа заранее подготовлена, а часть заполняется при составлении, - типовые – созданы для документирования стандартных ситуаций во всех организациях | |||||||||||||
| 12. | по срокам хранения | - постоянного хранения, - долговременного хранения (свыше 10 лет), - временного хранения (до 10 лет) | |||||||||||||
