Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов:
- положении о службе ДОУ,
- должностных инструкциях работников этой службы,
- инструкции по делопроизводству,
- табеле форм документов,
- альбоме форм документов.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. ГСДОУ содержит Примерное положение о службе документационного обеспечения управления. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.
В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название, должностной состав, подчинение службы делопроизводства, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы, дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации); если канцелярия имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.
Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.
Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфических для данной организации.
- Раздел 4 "Права и ответственность" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.
Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровень образования, стаж практической работы), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).
В разделе 6 "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.
Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых - регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.
При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником.
Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.
Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов:
1. общие положения,
- основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
- порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
- профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
- основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
2. функции - определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций,
3. обязанности - указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями,
4. права работника - определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей,
5. взаимоотношения (связи по должности) - указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее характер и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.,
6. ответственность работника - устанавливается дисциплинарная, административная, возможно материальная ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых функций работника,
7. оценка работы - перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.
Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов "С инструкцией ознакомлен(а)", личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые, примерные инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:
- сферу распространения инструкции (например, "инструкция распространяется на все документы организации", "инструкция распространяется на управленческие документы", "инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных" и др.);
- ответственность за ее несоблюдение;
- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;
- нормативно-методическую базу.
Раздел 2 Правила составления и оформления документов, где определяются:
- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
- общие правила подготовки и оформления документов;
- правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения документов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
- порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.
Раздел 3 "Документооборот" включает:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов;
- порядок учета объема документооборота.
В разделе 4 "Регистрация документов" устанавливаются:
- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
- формы и методы регистрации;
- правила индексации документов.
Раздел 5 "Организация справочной работы" включает:
- принципы построения информационно-справочной работы в организации;
- описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
- порядок систематизации и классификации справочной информации;
- технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 6 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:
- категории документов, подлежащих обязательному контролю;
- порядок их постановки на контроль;
- технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
- обязанности исполнителей;
- типовые сроки исполнения;
- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел 7 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:
- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
- правила формирования в дела отдельных категорий документов;
- порядок разработки и использования номенклатуры дел;
- порядок систематизации и индексации дел.
В раздел 8 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:
- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
- правила подготовки дел к хранению;
- требования к описанию и оформлению дел;
- порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).
К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.
В соответствии с ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включена разработка и ведение табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов, применяемых в организации. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.
Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например:
- вид и код формы документа;
- наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;
- наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку;
- периодичность составления;
- согласование (внутреннее и внешнее), где указываются организации, или структурные подразделения, или должностные лица, участвующие в этом процессе, подписание (должность лица, которое подписывает документ);
- утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);
- проставление печати (необходимость удостоверения документа печатью);
- адресат - организация (структурное подразделение, в которое представляется документ).
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Наличие табеля позволяет службе ДОУ проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления состава и этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, контроль за порядком использования.
Применение табеля исключает возможность неоправданного создания новых форм; позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами и учесть количество видов и форм документов, создаваемых в организации.
После разработки табеля форм документов необходимо создать альбом форм документов, применяемых в организации. Их состав должен соответствовать составу форм, помещенных в табель. Каждая форма должна быть оформлена на соответствующем бланке, иметь структуру текста или образцы его составления. Наличие альбома в организации способствует повышению культуры документирования, облегчает работу исполнителей, готовящих проекты служебных документов.
Альбом подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации.
