Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- локальными нормативными актами предприятий.
I) Законы РФ:
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - устанавливает виды обращений граждан и порядок их рассмотрения государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами;
- Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» -определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гос. тайны и работе с документами, содержащими ее;
- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» - регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений;
- Гражданский кодекс РФ - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений (заключение коммерческих контрактов, доверительные отношения);
- Трудовой кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений (трудовые договоры, отраслевые соглашения, коллективные договоры, прием, увольнение сотрудников, трудовая книжка и т.п.);
- Административный и Уголовный кодексы РФ — устанавливают административную или уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации " — регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности;
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» — определяют состав документов и порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» - устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 - устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 — устанавливает сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
I I) Государственные стандарты:
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 1991 г. — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает толкование терминов:
- по делопроизводству;
- по архивному делу.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел:
- состав реквизитов организационно-распорядительных документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к оформлению бланков документов.
Требования по оформлению документов в соответствии со стандартом являются рекомендуемыми.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
III) Общероссийские классификаторы:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
IV) Государственные инструкции по делопроизводству:
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 — содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
