При отчете о проделанной лабораторной работе необходимо:
1) продемонстрировать выполненные упражнения, описанные в данной лабораторной работе;
2) продемонстрировать выполненное задание, прокомментировать порядок его выполнения и объяснить полученные результаты;
3) ответить на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение мастера.
2. Чем отличается мастер от шаблона документа?
3. Какие виды шаблонов используются для разработки документов в Microsoft Word?
4. Перечислите шаги работы с мастером писем.
5. Какие стили оформления резюме используются в Microsoft Word?
3. Создание серийных документов в Microsoft Word
Цель работы: изучить основные принципы создания серийных документов в текстовом процессоре Microsoft Word.
Пояснения к работе
Время выполнения – 1 час.
Порядок выполнения лабораторной работы:
Проделать все упражнения самостоятельно, руководствуясь описа-нием лабораторной работы.
Выполнить задание по слиянию документов.
Предварительная подготовка
Перед выполнением лабораторной работы студент должен заранее ознакомиться с её содержанием.
Работа в лаборатории
Часто случается, что один и тот же документ необходимо распечатать в большом количестве экземпляров, отличающихся друг от друга только несколькими словами. Это могут быть письма, квитанции, приглашения и др. Для автоматизации этого процесса в текстовом процессоре Microsoft Word существует мастер слияния, который на основе информации, содержащейся в двух разных файлах, автоматически формирует требуемые экземпляры документов. Решение этой задачи включает в себя четыре этапа:
1. Определение списка полей в документе, на места которых будет вставляться переменная информация. Каждому полю дается имя.
2. Создание файла с данными.
3. Создание основного документа – макета письма, в котором указываются места вставки изменяющейся информации.
4. Слияние данных с документом.
Создание файла с данными
Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя документа на бланке.
Источник данных можно представлять как простую таблицу. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например, имени, фамилии, улице и почтовому индексу. Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, например, имя и адрес одного получателя.
Источник данных может быть практически любым, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл.
Создадим источник данных, используя Microsoft Excel.
Упражнение 1.
1. Запустите Microsoft Excel.
2. Создание файла с данными, которые будут вноситься в текст письма, начинается с задания структуры данных – имен полей переменной части документа. Начиная с ячейки А1 в первую строку таблицы ввести наименования полей: ФИО, количество, общая стоимость.
3. В ячейке Е1 введите текст «номинальная стоимость акции», а в ячейке Е2 укажите значение номинальной стоимости.
4. Заполните таблицу, внеся сведения о 5-и акционерах. В результате должна получиться таблица представленная на рис. 39.
Рис. 39. Создание источника данных
5. В ячейку С2 необходимо ввести формулу для расчета общей стоимости акций: =А2*$Е$2. Скопируйте эту формулу для других ячеек.
6. Выполните команду Файл > Сохранить как … Укажите имя и папку, куда будет записан документ. Нажмите кнопку Сохранить. Источник данных готов (рис. 40). Закройте таблицу.
Рис. 40. Источник данных с введенными формулами
