Система управлінської звітності - один з найбільш складних і важливих елементів управлінського обліку, що дозволяє керівництву підприємства встановити межі інформаційної підтримки з боку підрозділів і служб підприємства та визначити вимоги щодо обсягу, змісту та порядку подання управлінської інформації.
Організація системи управлінської звітності включає:
– визначення форми, термінів надання звітів і відповідальних за їх складання;
– розробка схеми формування управлінських звітів, визначення джерела - власників вихідної інформації;
– наділення відповідальних повноваженнями координаторів, тобто надання адміністративного дозволу для отримання інформації у її власників;
– визначення користувачів інформації і форми, в якій вона буде надаватися.
Кожне підприємство розробляє індивідуальні форми внутрішніх звітів. Наукова класифікація внутрішніх звітів може включати такі:
| Ознака | Види |
| За змістом інформації | комплексні |
| тематичні (за ключовими показниками) | |
| аналітичні | |
| За рівнями управління | оперативні |
| поточні | |
| зведені | |
| За обсягом інформації | зведення |
| підсумкові | |
| загальні | |
| За формою подання | табличні |
| графічні | |
| текстові |
Оперативна інформація, адресована низовим центрам відповідальності, не повинна в незмінному вигляді представлятися на вищий рівень управління. На нижньому рівні приймаються оперативні рішення щодо узгодження та виконання виробничих планів використання ресурсів підрозділу. Ця інформація повинна узагальнюватися, агрегуватися в більш загальні показники для подання на середній рівень управління. На вищому рівні потрібний ще більший ступінь узагальнення інформації.
Формальні вимоги до внутрішньої звітності включають:
1) доцільність - інформація, узагальнюється у внутрішніх звітах, повинна відповідати меті, задля якої вона була підготовлена;
2) об'єктивність і точність - внутрішні звіти не повинні містити суб'єктивної думки і упереджених оцінок; ступінь похибки у звітах не повинна перешкоджати прийняттю обгрунтованих рішень; оскільки оперативність, швидкість подання звітності відображається на точності інформації, слід прагнути до мінімізації даного чинника;
3) оперативність - звітність повинна представлятися до встановленого терміну, що необхідно для прийняття рішень;
4) стислість - у звітності не повинно бути зайвої, надлишкової інформації: чим менше об'єм звіту, тим більш оперативно можна осмислити його зміст і прийняти потрібне рішення;
5) порівнянність звітності - можливість використовувати звітну інформацію для роботи різних центрів відповідальності; звітність повинна бути порівнянна також з планами і кошторисами;
6) адресність - внутрішня звітність повинна потрапити до відповідального керівника та іншим зацікавленим особам, але за умови дотримання ступеня конфіденційності, встановленої в організації;
7) оптимальність подання – звіт повинен подаватись в оптимальні строки, що залежать від цілей використання інформації;
8) аналітичність – звіти повинні містити достатньо даних для проведення аналізу та додаткових розрахунків;
9) ефективність - витрати на складання внутрішньої звітності повинні бути порівнянні із вигодами від отриманої управлінської інформації.
Впровадження конкретної форми звітності проводиться в три основних етапи.
1. Оцінка достатності необхідної інформації з метою підтвердження можливості отримання такого звіту. Форми можуть піддаватися правці, тобто змінюватися за зовнішнім виглядом, за формами подання інформації. Це вважається досить незначним елементом спільної роботи з впровадження управлінської звітності. Як правило, перший етап проводиться по бухгалтерських регістрах, і факт відсутності в них інформації, необхідної для управління можна вважати природним. У цьому випадку необхідно визначити джерела отримання необхідної інформації, які можуть перебувати у функціональних підрозділах (відділ продажів або відділ закупівель, виробничі відділи і т.д.). Особливо важливо проаналізувати сам факт наявності необхідної інформації. Наприклад, може виникнути ситуація, що існуючі форми первинних документів не мають реквізитів, необхідних для отримання відповідного звіту. У цьому випадку слід провести роботу з доопрацювання цих форм або впровадження системи додаткового обліку даних форм первинного документа. Необхідно визначити форму відповідних звітів, призначити відповідальних за їх отримання і зобов'язати власників цієї інформації надавати ці звіти у встановлений час.
2. Модифікація системи аналітичного обліку. Перегляд всіх облікових регістрів і облікової практики підприємства, зорієнтований на те, щоб інформація, яка відповідає основній управлінської звітності, оперативно і постійно необхідна підприємству, а також звітність, необхідна для стратегічного аналізу діяльності, були відображені в облікових регістрах. Для того щоб отримати інформацію облікових регістрів, необхідно модифікувати аналітичний облік, щоб необхідна інформація відбивалася в ньому постійно.
3. Створення автоматичної системи формування управлінської звітності. Це можливо при наявності відповідного програмного забезпечення. На цей рахунок існує ряд рекомендацій:
– при виборі системи фінансового управління необхідно, щоб вона мала розвинену систему аналітичного обліку, причому, щоб вона дозволяла виробляти автоматизоване формування аналітичних проводок на підставі реквізитів первинних документів;
– центри витрат повинні мати наскрізну аналітику, загальну для ряду рахунків; мати механізми розподілу коштів, накопичених на одному аналітичному рахунку, на інші; мати механізм бюджетування та інші інструменти управління;
– великі підприємства повинні мати у своєму розпорядженні спеціальні функціональні модулі, що забезпечують відстеження руху матеріальних потоків у процесі виробництва, накопичення робочими центрами прямих і непрямих витрат.
Кожне підприємство розробляє індивідуальні форми внутрішніх звітів. До складу управлінської бухгалтерської звітності щодо доходів та витрат підприємства можуть бути включені такі звіти:
– Звіт про виконання бюджету доходів та витрат по факту нарахування;
– Звіт про виконання платіжного бюджету;
– Звіт про надходження грошових коштів за продукцію, роботи та послуги;
– Звіт з продажу продукції, робіт та послуг;
– Звіт з виробництва продукції, робіт і послуг;
– Зведений звіт про доходи та витрати.
