Внутрішній контроль на підприємствах здійснюють штатні контролери-ревізори, внутрішні аудитори, керівники і співробітники відділів управління підприємств (бухгалтерії, спостережної ради, відділу технічного контролю тощо), а також посадові особи інших підрозділів у відповідності з покладеними на них посадовими обов'язками.
Загальними об’єктами внутрішнього контролю виступають природні, трудові, матеріальні, фінансові, інформаційні ресурси підприємства, система розрахунків, господарські процеси за стадіями та місія і завдання діяльності.
Завданнями внутрішнього контролю, насамперед, є:
1. надання своєчасних і достовірних даних про господарські процеси підприємства і, на цій основі, допомога в прийнятті виважених і ефективних управлінських рішень;
2. збір інформації для оцінки прийнятих рішень та результативності їх виконання;
3. виявлення та усунення причин, що перешкоджають ефективному веденню виробництва та збереженню майна;
4. коригування діяльності підприємства у цілому, його структурних підрозділів та керівного персоналу.
Напрями і послідовність контролю:
1) оцінка загального стану внутрішнього контролю. Доцільно скористатись виконаними оцінками організації контрольної роботи на підприємстві щодо: планів контрольної роботи і переліків працівників відділу контролю; змісту посадових інструкцій кожного працівника.
2) оцінка проведення контрольних заходів і спеціальних внутрішніх перевірок за результатами попередніх ревізій і тематичних перевірок підприємства органами державного фінансового контролю. Встановлюють, чи проводились вони взагалі і на скільки вони ефективні з точки зору усунення виявлених порушень і припинення можливих зловживань з боку працівників підприємства у майбутньому;
3) перевірка ефективності внутрішнього контролю і доцільності здійснення внутрішніх контрольних заходів. Спочатку аналізується зміст інструкцій, вказівок та інших внутрішніх регламентів підприємства стосовно системи внутрішнього контролю на предмет їх повноти та зрозумілості.
Потім встановлюється, чи реально здійснюються заплановані контрольні заходи на підприємстві. Така оцінка направлена на підтвердження факту сприяння контрольних заходів:
− збереженню майна (проведення інвентаризацій, закріплення матеріальної відповідальності, пропускна система вивезення вантажів, оперативний облік у підрозділах тощо);
− забезпеченню ведення бухгалтерського обліку і обліку з метою оподаткування згідно вимог законодавчих та установчих документів (відповідний підбір кадрів на посади бухгалтера, наявність професійної періодичної літератури та електронних правових баз, використання типових документів обліку, підвищення кваліфікації персоналу тощо);
− припиненню можливих зловживань як з боку працівників (перш за все, бухгалтерії), так і керівництва підприємства (захист інформаційних систем від несанкціонованого доступу, контрольні перевірки виконання посадових обов’язків, пропускна система входу і виходу працівників тощо).
Особлива увага звертається на виявлення причин, внаслідок яких система внутрішнього контролю може бути неефективною:
- зниження витрат на здійснення контрольних заходів;
- навмисні порушення системи внутрішнього контролю через зговір працівників, зловживання адміністрації підприємства та керівників нижчих рівнів управління;
- ігнорування виконанням посадових обов’язків працівників;
- не розуміння або не вірне розуміння працівниками змісту господарських операцій, інструкцій з бухгалтерського обліку тощо.
8.4. Контроль стану обліку та достовірності показників звітності
Контроль стану обліку на підприємстві здійснюється за такими напрямами:
1) контроль стану первинного обліку (процесу документування господарських операцій). Методами обстеження, візуальної і нормативно-правової перевірки, порівняння з даними бухгалтерії встановлюється: порядок застосування затверджених типових форм первинних документів; правильність і своєчасність оформлення документів; порядок приймання первинних документів від інших підприємств чи структурних підрозділів; дотримання правил обробки первинних документів та внесення виправлень; стан обліку у відокремлених підрозділах та у матеріально-відповідальних осіб;
2) перевірка стану поточного обліку. Встановлюється: правильність застосування робочого плану рахунків і складання кореспонденції рахунків; повнота складу регістрів синтетичного та аналітичного обліку і деталізації об’єктів аналітичного обліку; дотримання методики ведення поточних записів у синтетичному та аналітичному обліку; відповідність даних синтетичного і аналітичного обліку;
3) оцінка обґрунтованості і правильності відображення в обліку результатів інвентаризацій, тематичних перевірок та інших видів контролю;
4) перевірка тотожності показників, що містяться у формах фінансової звітності та регістрах бухгалтерського обліку. Здійснюється порівняння показників, що містяться у певній формі звітності, із залишками та оборотами на рахунках Головної книги і/або відповідного регістру обліку;
5) детальна перевірка стану бухгалтерського і податкового обліку у розрізі окремих об’єктів обліку (касових операцій, дебіторської і кредиторської заборгованості, витрат і собівартості продукції тощо). Ретельно, у суцільний спосіб, слід перевіряти лише нетипові для підприємства операції, операції із надто великими сумами та не підтверджені документально, надзвичайні події і виправлення у регістрах обліку;
6) контроль дотримання підприємством при веденні обліку та складанні фінансової і податкової звітності чинного законодавства і нормативних документів. Увага при цьому звертається на порядок визнання, класифікації і оцінки активів, зобов’язань, капіталу, витрат, доходів і фінансових результатів, їх відображення у звітності підприємства.
При запущеності обліку на підприємстві, ревізор складає акт і встановлює терміни для його поновлення і тільки після цього здійснює документальну перевірку.
Основні типові порушення, які можуть бути виявлені при перевірці стану обліку та внутрішнього контролю: відсутність належного розподілу функцій між працівниками бухгалтерії; перевищення повноважень головним бухгалтером при виконанні посадових обов’язків, що призводить до крадіжок майна, фальсифікації облікових даних; помилки в обліку через порушення графіків документообігу і при застосуванні робочого плану рахунків, невідповідність даних синтетичного і аналітичного обліку; наявність необґрунтованих і не підтверджених документально бухгалтерських записів; порушення правил оцінки активів і зобов’язань, порядку виправлення помилок у документах та облікових регістрах; порушення методики ведення обліку з метою оподаткування.
