Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Вони класифікуються за формою донесення до адресатів і за жанрами підстилів — законодавчого, дипломатичного й адміністративно-управлінського.
Слово документ (від лат. dokumentum— повчальний приклад, взірець, доказ) у сучасній мові має такі значення:
1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;
2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;
3) письмовий твір, грамота і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.
За формою донесення до адресатів виділяють документи, що повинні мати письмове підкріплення (квитанції, накладні, відомості, довідки, кошториси, фінансові звіти тощо), в яких переважає цифрова інформація і які мають призначення доказовості.
Тексти інших жанрів також фіксуються на письмі, але насамперед розраховані на усне оголошення по радіо і телебаченню, на зборах, прес-конференціях, зустрічах, проголошення на судових засіданнях. Це укази, постанови, акти, декларації, рішення, ухвали, оголошення, заяви, звернення офіційних осіб і партій, протести, угоди, договори, галузеві команди (спортивні, пілотні, морські, військові, будівельні) тощо.
За призначенням документи поділяються на директивні, що є орієнтиром для діяльності тим, кому адресуються, і нормативні, що містять правила діяльності і поведінки осіб чи колективу.
За рівнем стандартизації виділяють:
· Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов'язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші
можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, авто
біографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).
· Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти,
програми конференцій, проспекти.
· За видом інформації документи можна поділити на цифрові
(статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва).
До вже названих ознак офіційно-ділового стилю слід додати безособовий характер тексту, висловлювання йде від якоїсь узагальненої особи (держави, закону, порядку, права). І навіть у тих документах, де є конкретна особа (заява, доручення тощо), авторська індивідуальність приховується стандартом документа. Відсутність авторства зумовлює і відсутність емоційності, суб'єктивності. В офіційно-діловому стилі діє експресія не почуттів, а волевиявлення й логіки змісту (Висока сторона уповноважена заявити, вирок остаточний і оскарженню не підлягає).
Специфічні мовні ознаки
Специфічною мовною ознакою офіційно-ділового стилю є ділова лексика, що містить юридичну, дипломатичну, адміністративну термінологію (акт, акредитація, заява, інструкція, лота, контроль, кодекс, позов, уповноважені, компенсація), терміни з різних галузей науки, виробництва, громадського життя, оскільки офіційно-діловий стиль регулює не тільки дії владних структур, а й ділові стосунки груп і окремих людей між собою.
В офіційно-діловому лексиконі основний масив складає міжстильова, загальновживана лексика з високою частотністю. Офіційно-діловий стиль має в чотири рази більше високочастотної лексики, ніж художній. Така частотність пояснюється потребою забезпечити адекватність і точність передачі інформації, швидку обробку документів, тому однотипні поняття позначаються однотипними лексемами, не замінюються синонімічними, щоб не «розмивався» зміст, не виникало різночитання.
На морфологічному рівні офіційно-ділового стилю помітна висока частотність іменників. У текстах багато назв, іменники і прикметники майже не замінюються займенниками, дії і процеси передаються опредмечено, через віддієслівні Іменники (виконання, засідання, опис, розподіл).
До високочастотних мовних одиниць у офіційно-діловому стилі можна віднести відіменні похідні прийменники: відповідно до, у відповідь на, на виконання, у зв'язку з, на заміну, у разі.
Імперативний, розпорядчий характер багатьох документів (наказ, постанова) зумовив високу частотність інфінітивів (заслухати, обговорити, підготувати, обґрунтувати, піднести), серед дієслівних форм виділяються частотністю використання форми теперішнього часу та дієприкметники і дієприслівники, що пояснюються потребою стисло викласти зміст.
Слід відзначити, що в текстах офіційно-ділового стилю мало прикметників, зокрема майже немає якісних, тому що переважає номінація фактів, явищ без якісної оцінки їх.
Ті прикметники, що вживаються в офіційно-діловому стилі, є відносними і майже всі входять у стійкі словосполучення: державна скарбниця, матеріальна допомога, соціальний захист, моральне відшкодування, нормативний акт, грошова одиниця, споживчий кошик. З цієї самої причини (відсутність якісних оцінок) у документах дуже мало прислівників, частково функція їх компенсується прийменниково-іменниковими конструкціями: до запитання, за власним бажанням, за наказом, у розвиток наказу, за фактами порушень.
На синтаксичному рівні специфікою офіційно-ділового стилю є використання ускладнених довгих речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, однорідними членами, підрядними реченнями, але при цьому зміст речення негубиться завдяки членуванню його на окремі блоки, що створюють своєрідну синтаксичну комбінацію.
Синтаксичною ознакою офіційно-ділового стилю є широке використання односкладних речень, зокрема інфінітивних, безособових, що пояснюється імперативним характером документів, а також номінативних речень у заголовках різних документів: Заява про відкриття рахунка; Опис бланків суворої звітності.
Найсуттєвішою рисою офіційно-ділового стилю є стандартність мовного оформлення документів, яка відображає типові і часто повторювані ситуації і змісти у сфері ділових стосунків. Вона сприяє економії місця і часу під час оформлення, а також при обробці документів і адекватному сприйманню та розумінню їх, підвищує інформативність документів.
Стандартизація породжує усталені мовні формули і блоки текстів, які за синтаксичного будовою нагадують словосполучення чи моделі речень: вид па проживання, вірча грамота, грошова компенсація, запис актів громадянського стану, засоби до існування, одноразова допомога, особа без певного місця проживання, порядок денний, право на працю, рада засновників, строк чинності, бути на утриманні, вести облік, вступити в права, входити до компетенції, діяти на засадах, довести до відома, залишитись у силі, набрати чинності, падати послуги, накласти стягнення, оскаржити стягнення, поновити на посаді, притягти до відповідальності, с обов'язковим для виконання, па виконання розпорядження, па вимогу керівництва, незалежно від форм власності, у відповідь на ваш лист, договірні сторони погоджуються з тим, що передбачено нижче; з правилами ознайомлений і зобов'язуюсь викопувати, визнати такими, що втратили чинність.
Особливістю цих стійких словосполучень (мовних формул) є те, що вони нерозчленовано виражають поняття і водночас мають виразну норму синтаксичного словосполучення, ніби перебувають на межі між фразеологією і синтаксисом. За граматичними ознаками вони — словосполучення, за вживаністю — фраземи, які не можна модифікувати (особа похилого віку; контроль за виконанням даного рішення; покласти на...; табель про ранги, притягнення до відповідальності).
