Загальна схема обліку касових операцій.

 

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів

(ф. КО – 3, КО – 3а)

Первинні документи

Прибуткові і видаткові касові ордери

(ф. КО – 1; КО – 2)

 

Касова книга (ф. КО – 4)

Звіт касира (ф. КО – 4)

 

Головна книга Ж-О 1, Відомість 1.1

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал проводиться інвентаризація каси з покуп’юрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Інвентаризацію проводить комісія, призначена керівником підприємства. Результати інвентаризації оформляють актом.

Лишки грошей оприбутковують на рахунок 30, а нестачі відносять на винних осіб (касира). На зворотній стороні акту у випадку лишків або нестач робиться пояснення даної розбіжності і звіряється підписом матеріально відповідальної особи. Нижче зазначається рішення керівництва щодо висновків проведення інвентаризації.

Акт складається у 2 примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. Один примірник передається до бухгалтерії, другий – залишається у матеріально відповідальній особи. У разі зміни матеріально відповідальної особи – у 3 примірниках.

Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств (підприємців), головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів.

 

7. Відповідно до Інструкції «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. №22, безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахункових документів: платіжними дорученнями, платіжними вимогами-дорученнями, заявами на акредитиви, розрахунковими чеками, векселями, зобов’язаннями на одержання позик банку та іншими документами.

Платіжне доручення – документ, який є письмово оформленим дорученням клієнта банку, що його обслуговує, на перерахування визначеної суми коштів зі свого рахунку. Банк приймає до виконання платіжне доручення за умови, якщо сума цього платіжного доручення не перевищує суму, що є на його рахунку. Платіжне доручення оформляється платником та подається в банк, що його обслуговує, не менше ніж у 2 примірниках і приймається банком до виконання протягом 10 календарних днів з дати його виписки. Перший примірник доручення виконує функцію меморіального ордера і поміщається в документ для банку платника, другий – видається платнику з відміткою банку про одержання і виконання документа.

Платіжна вимога-доручення – комбінований розрахунковий документ, який складається з 2 частин:

• верхня – вимога постачальника (одержувача коштів) безпосередньо до покупця (платника) оплатити вартість поставленої йому за договором продукції (виконаних робіт, наданих послуг);
• нижня – доручення платника своєму банку перерахувати з його рахунку відповідну суму.

Чеки застосовуються для здійснення розрахунків у безготівковій формі між ЮО, між ФО і ЮО з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи та надані послуги.

Розрахунковий чек – документ, що містить письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) установі банку (банку-емітенту), сплатити чекодержателю (одержувачу коштів) зазначену суму коштів. Для отримання чекової книжки підприємство подає в банк, що його обслуговує, заяву за підписами уповноважених осіб, яким надане право підпису документів, із відбитком його печатки. У чековій книжці зазначається сума ліміту, яка депонується чекодавцем коштів, і може бути використана при розрахунках чеками. Для цього із заявою на видачу чекової книжки в банк подається платіжне доручення для перерахування коштів на окремий рахунок.

Акредитив – форма розрахунків при якій банк-емітент за дорученням свого клієнта зобов’язаний:

• виконати платіж третій особі (бенефіціару) за поставлені товари, роботи, послуги;
• надати повноваження іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.

 

8. Підприємства зберігають вільні кошти, призначені для потреб виробничо-фінансової діяльності, на рахунках в національній і в іноземній валюті, які відкривають у банку на підставі укладених договорів щодо розрахунково-касового обслуговування.

Для відкриття рахунків підприємства подають установам банків такі документи:

Ø Заяву встановленого зразка про відкриття рахунка, яку підписують керівник і головний бухгалтер.

Ø Копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства, засвідчену нотаріально або органом, який видав таке свідоцтво.

Ø Копію рішення про створення, реорганізацію підприємства.

Ø Копію належним чином зареєстрованого статуту, засвідчену нотаріально або органом, який реєструє.

Ø Копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік.

Ø Картку зі зразками підписів осіб, яким надано право розпоряджатися рахунком і право підпису розрахункових документів, засвідчену нотаріально або вищою організацією в установленому порядку. У картку включається зразок відбитка печатки підприємства.

Ø Копію документа про реєстрацію підприємства в органах Пенсійного фонду України.

Підстава для закриття рахунків:

· заява власника рахунка;

· рішення органу, на який законом покладено функції з ліквідації або реорганізації підприємства;

· рішення суду про ліквідацію підприємства або визнання його банкрутом;

· інші підстави, передбачені чинним законодавством України або договором між банком і власником рахунка.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку і можуть бути використані для операцій, призначений активний рахунок 31 «Рахунки в банках». За дебетом 31 відображають надходження грошових коштів, за кредитом – їх використання. Рахунок 31 має субрахунки: 311 «Поточні рахунки в національній валюті», 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті», 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті». 311 і 313 призначені для узагальнення інформації про наявність та рух коштів в національній валюті, а 312 і 314 – в іноземній валюті.

Умови відкриття рахунку та особливості його функціонування сторони визначають в договорі банківського рахунку або банківського вкладу, які укладаються в письмовій формі. Відповідно до інструкції банки відкривають своїм клієнтам за договором банківського рахунку поточні рахунки, а за договором банківського вкладу – вкладні (депозитні) рахунки.

Поточний рахунок – рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Вкладний (депозитний) рахунок – рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей, що передаються клієнтом в управління на встановлений термін або без зазначення такого терміну під визначений % і підлягають поверненню клієнту відповідно до умов договору.

Клієнти банку можуть відкривати лише один рахунок для формування статутного капіталу господарського товариства (в іноземній та/або національній валюті) і один рахунок (в іноземній та/або національній валюті ) за кожною угодою спільної діяльності без створення ЮО. ЮО і ФО-СПД мають право відкривати необмежену кількість рахунків за своїм вибором і згодою банків. У випадку відкриття двох і більше поточних рахунків у національній валюті власник рахунку визначає один з рахунків як основний, з якого буде погашатись заборгованість у примусовому (безспірному) порядку. Рух коштів на поточному рахунку оформляється різними первинними документами. Внесення готівки з каси оформляють Заявою на переказ готівки. Заява заповнюється в одному примірнику, і в ній вказується джерело утворення готівки. На прийняті суми банк видає квитанцію, яка служить підставою для списання грошових коштів по касі.

Одержання грошей з поточного рахунку оформляють грошовим чеком – розпорядження підприємства банку видати указану суму готівки з його поточного рахунку. Підприємство одержує чекові книжки в обслуговуючій його установі банку. Чек заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою. В ньому вказується сума, дата видачі чека, назва одержувача, призначення коштів. Чеки підписують посадові особи, яким надано право першого і другого підписів і скріплюють відбитком печатки. Одночасно з заповненням чека його реквізити переносяться в корінець, який залишається на підприємстві в Чековій книжці.

Для обліку коштів на поточних рахунках використовують субрахунки 311 і 312.

По дебету 312 відображають надходження валютних коштів, а по кредиту – витрачання.

Аналітичні рахунки відкривають по кожному виду іноземних валют. Записи на 312 здійснюють на підставі виписок банку і розрахунково-платіжних документів. В первинних документах і бухгалтерських регістрах ведеться паралельно облік іноземної валюти з українськими грн. Для запису операцій на валютному рахунку в українських грн. проводиться перерахунок іноземної валюти по курсу НБУ, що діяв на дату складання розрахунково-платіжних документів. Банк видає виписки з валютного рахунку за видами валют і в українських грн.

Надходження грошей на поточний рахунок відображають по дебету 311 (312 – при надходженні валютних коштів) з кредиту рахунків: 30 – надходження грошей з каси; 313, 314 – відображення суми, зарахованої з інших рахунків в банку; 34 – зарахування суми за векселями; 36, 70 – надходження коштів від реалізації продукції, робіт, послуг; 37 – відображення суми, одержаної від різних дебіторів; 50, 60 – одержання короткострокових і довгострокових позик банку; 52 – зарахування сум від продажу облігацій.

Списання грошей з рахунку 311 (312 – при списанні валютних коштів) відображають на кредиті в кореспонденції з дебетом таких рахунків: 30 – відображення суми, виданої в касу; 313, 314 – відображення суми, перерахованої на інші рахунки в банку; 35 – відкриття депозитного вкладу; 50, 60 – погашення заборгованості по позиках; 51, 62 – погашення сум за векселями; 63, 68 – відображення оплати рахунків постачальників і підрядників, різних кредиторів; 64 – перерахування платежів в бюджет; 65 – перерахування платежів органам соціального страхування.

 

9. Крім поточних рахунків підприємства можуть відкривати в установах банків інші рахунки по розрахунках за конкретними операціями за закуплену с/г продукцію, приватизаційні папери, ощадні сертифікати, приватизаційні кошти громадян. Рахунки відкриваються на підставі заяви про відкриття спеціального рахунку. Для обліку цих коштів використовують субрахунки 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» і 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

На суму виставленого акредитиву, придбаної лімітованої чекової книжки: дебет 313 (314 – при одержанні валютних коштів) кредит 311, 312, 50, 60. У міру використання акредитивів і чекових книжок суми списують: дебет 63, 68 кредит 313, 314.

Невикористані у встановлений строк суми акредитиву і чекових книжок повертаються на рахунки, з яких виставлявся акредитив чи була придбана чекова книжка. Надходження коштів від заготівельних організацій за реалізовану продукцію працівників підприємства: дебет 313 (відповідний аналітичний рахунок) кредит 36. Відображення одержання грошей в касу і видачу їх працівникам за здану продукцію: дебет 301 кредит 313; дебет 68 кредит 301.

 

10. Для контролю за рухом грошей на рахунках в банку і для здійснення записів підприємства періодично, але не рідше 1 разу на місяць, одержують з банку виписки з рахунку разом з копіями документів, на підставі яких проведене зарахування чи списання грошей. Після одержання з банку виписки з рахунку головний бухгалтер повинен перевірити відповідність записів у ній документам та записам бухгалтерії підприємства. Виписка банку детально перевіряється з відповідними документами. Якщо при перевірці виявлені помилки, то суми помилкових записів відносять на субрахунок 374 «Розрахунки за претензіями» і негайно повідомляють банк у письмовій формі.

При бухгалтерській обробці виписки з банківського рахунку на її полях проставляють кореспондуючі рахунки за кожною господарською операцією поряд із відповідною сумою. Сальдо цього рахунку повинно бути тотожним як в обліку банку, так і підприємства. Виписка банку заміняє реєстр аналітичного обліку. Хоча підприємства можуть складати на основі виписки Реєстр розшифровки господарських операцій, зафіксованих у виписці банку, з відображенням змісту цих операцій, сум і кореспондуючих рахунків. Облік операцій на рахунках в банку ведуть у Ж-О 1 та Відомості 1.2. Записи в Ж-О та Відомості здійснюють в міру надходження виписок банку після їх перевірки з документами.

Суми з кожної опрацьованої виписки записують у Ж-О 1 – за кредитом 31, у Відомість 1.2 – за дебетом 31 у розрізі кореспондуючих рахунків. У кінці звітного періоду в Ж-О та Відомості 1.2 підраховують підсумки оборотів в кореспонденції з іншими рахунками і визначають залишок на перше число наступного за звітним місяця, що повинен дорівнювати залишку, наведеному у виписці банку за останній день місяця.

Обороти по кредиту 31 Ж-О 1 переносять в кінці місяця в Головну книгу. Обороти за дебетом 31 в Головну книгу будуть занесені при рознесенні сум з інших Ж-О з кредиту рахунків.