| Причини виникнення помилок | Шляхи усунення помилок |
| Надмірна завантаженість облікових працівників | Оптимізація чисельності персоналу бухгалтерії згідно з чинними нормативами. Оптимізація розподілу навантаження (обов'язків) між працівниками бухгалтерії. |
| Відсутність нормальних умов праці, як результат, швидка втомлюваність, неуважність, роздратованість | Створення технічно та санітарно-гігієнічно обґрунтованих умов роботи. Сприяння встановленню нормального мікроклімату в колективі. |
| Низький рівень кваліфікації облікових працівників і керівників середньої ланки (виробничих підрозділів) та інших осіб, причетних до складання первинних документів, а також самих працівників бухгалтерії | Постійне підвищення кваліфікації працівників: - через участь у науково-практичних семінарах, - через підвищення освітнього рівня персоналу; - шляхом створення внутрішньої (на підприємстві) системи семінарів, консультаційних занять з вивчення нових нормативних документів і т. ін. |
| Недосконалість нормативної бази (часті зміни у нормативних документах; відсутність кодифікованих довідкових видань; відсутність галузевих інструкцій, методичних рекомендацій, а через це — відсутність чіткого трактування окремих положень, понять і т. ін.) | Централізоване упорядкування нормативної бази: - завершення розробки і впровадження національних П(С)БО; - удосконалення нормативних документів з урахуванням досвіду їх використання в практичній роботі; - видання кодифікованих нормативних документів (з усіма змінами і доповненнями); - видання довідкової літератури для бухгалтерів; - розробка і видання галузевих інструкцій, методичних рекомендацій, коментарів, практикумів |
| Відсутність належної консультаційної підтримки | Створення мережі консалтингових служб при державних органах (податковій адміністрації, статистичних управліннях, НБУ), які б несли службову відповідальність за офіційно надані та певним чином оформлені консультації (відповіді на запити). |
Виявлення помилок відбувається кількома способами:
• взаємоперевіркою (порівнюванням підсумків за різними обліковими регістрами, наприклад, за реєстраційним журналом і Головною книгою, або журналом-ордером і первинними документами);
• інвентаризацією матеріальних цінностей, грошей, розрахунків, витрат;
перевіркою кореспонденції рахунків, складеної працівником бухгалтерії, іншим працівником, більш високої кваліфікації, який може виявити помилку, переглядаючи зміст відображеної операції;
• вибіркою (для уточнення розходжень між даними синтетичного й аналітичного обліку);
• пунктуванням (для уточнення, конкретизації, якщо виявлено розходження між узагальненими даними, що складаються з окремих складових), при якому здійснюється суцільна перевірка; їх записів, і звірені суми (числа) відмічаються спеціальною позначкою (У) або крапкою (пунктом).
Є ряд операцій, при яких не допускаються жодні виправлення в документах. Це - банківські, касові операції, ряд розрахункових операцій між контрагентами, операції з цінними паперами тощо. В тих документах, в яких допускаються виправлення, вони повинні бути зроблені за певними правилами.
Виправлення помилок здійснюють одним з двох способів: коректурним або додаткового запису.
Коректурним способом можна користуватися для виправлення будь-яких помилок, доки помилкове число не занесене в підсумок. При цьому неправильне число закреслюють однією горизонтальною лінією так, щоб закреслене можна було прочитати, і над ним (або праворуч) надписують правильне число і стверджують виправлення спеціальним надписом. Наприклад: "Виправленому «125» на «152» вірити". Поруч ставиться дата й підпис особи, яка допустила і виправила помилку. Спосіб додаткового запису застосовують як для виправлення помилок, так і для коригування планових величин. Вінможе полягати в доповнюючій проводці (тобто прямий спосіб) або сторнуванні (спосіб сторно).
Спосіб доповнюючої проводки застосовують у тих випадках, коли виявлено відхилення в числових величинах у бік зменшення, тобто коли вказана величина менша за правильну.
Наприклад, при оприбуткуванні матеріалів «А» на суму 18 000 грн. через нечіткість написання цифри 8 було прочитано й записано як 13 000 грн. Отже, записана сума на 5 000 грн. менша від належної.
Для виправлення помилки слід скласти бухгалтерську довідку, в якій зазначити період і номер документа, при обробці якого сталась помилка, та суть самої помилки. Ця довідка слугуватиме підставою для здійснення додаткової проводки на суму 5000 грн., і помилку буде виправлено. Доповнюючими проводками коригують і планові величини у тих випадках, коли вони менші за фактичні.
Спосіб сторно грунтується на використанні від'ємних чисел. Він застосовується як для коригування планових величин, так і для виправлення помилок у тих випадках, коли планові або помилково записані величини більші від фактичних. При цьому забезпечується економічна достовірність оборотів на рахунках.
Сторно буває повне і часткове.
Повне сторно застосовують тоді, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків. У таких випадках повторюють неправильно зроблений запис, але способом сторно, - в результаті неправильний запис буде анульовано. А потім роблять правильний запис звичайною проводкою.
Часткове сторно застосовують у тих випадках, коли кореспонденція рахунків правильна, але числа записано більші ніж потрібно, і виправлення помилки (відхилення) полягає у зменшенні цього числа на величину помилки (відхилення).
3. Поняття про форми бухгалтерського обліку.
Під формою бухгалтерського обліку слід розуміти систему взаємопов'язаних облікових регістрів певної форми та змісту, а також способів і технічних засобів для відображення господарських операцій у цих регістрах. Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою за такими ознаками:
• форма облікових регістрів (книги, окремі листки, картки, зброшуровані листки, машинограми);
• зміст цих регістрів, тобто наявність в них реквізитів, необхідних для досягнення мети обліку, та їх розміщення;
• взаємозв'язок між обліковими регістрами, що об'єднує їх у чітку систему хронологічного і систематичного обліку стану та руху засобів і джерел їх формування, а також процесів господарської діяльності та її результатів;
• загальна схема організації обліку і послідовність здійснення записів від первинних документів до регістрів аналітичного і синтетичного обліку та бухгалтерської звітності;
• способи і технічні засоби занесення господарських операцій до облікових регістрів та здійснення підрахунків і групування облікових даних (ручний спосіб та машинні способи, що також відрізняються між собою в залежності від класу машин).
4. Сучасні форми бухгалтерського обліку в Україні.
Сучасними формами бухгалтерського обліку в Україні є журнал-головна (застосовується на підприємствах з невеликим обсягом господарських операцій та бюджетних установах), спрощена (для суб'єктів малого підприємництва), меморіально-ордерна, журнально-ордерна, автоматизована.
У Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" визначено, що підприємство самостійно "обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад... та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних» [ стаття 8, п. 5]. Розглянемо порядок здійснення обліку за формами, які найбільш широко застосовують на підприємствах України в наш час.
Меморіально – ордерна (або контрольно – шахова) форма.
При цій формі застосовують такі регістри:
• меморіальні ордери;
• реєстраційний журнал;
• Головна книга;картки (або книги) аналітичного обліку;
• допоміжні нагромаджувальні та групувальні відомості;
• розроблювальні таблиці.
Облік здійснюється за такою схемою:
1) в первинних документах фіксують господарські операції;
2) на підставі цих документів, згрупованих відповідним чином, складають меморіальні ордери, в яких записують рахункові формули (проводки), тобто по кожній операції вказують кореспондуючі рахунки за дебетом і кредитом та суми операцій;
3) підсумкову інформацію з меморіальних ордерів заносять до Реєстраційного журналу. Він призначений для контролю за повнотою відображення господарських операцій в регістрах синтетичного й аналітичного обліку;
4) дані з меморіальних ордерів записують у Головну книгу, в якій синтетичні рахунки розміщені за контрольно-шаховим принципом;
5) поряд із цим господарські операції з меморіальних ордерів записують в картки аналітичного обліку або книги, що їх замінюють;
6) за даними аналітичного обліку в кінці місяця складають оборотні відомості по аналітичних рахунках і підсумки цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків, для деталізації яких і були відкриті аналітичні рахунки;
7) по закінченні кожного місяця взаємозвіряють облікові дані вказаних регістрів: за даними Головної книги складають оборотну відомість по синтетичних рахунках і підсумки оборотів за дебетом і кредитом цих рахунків звіряють з підсумком Реєстраційного журналу — ці три суми повинні збігатися; незбігання означених сум свідчить про допущення помилок в облікових записах і необхідність їх пошуку та виправлення;
8) після звіряння за даними оборотної відомості по синтетичних рахунках складають бухгалтерський баланс і заповнюють інші форми звітності. При цьому використовують дані оборотних відомостей за аналітичними рахунками, вибіркових таблиць і додаткових розрахунків.
Журнально – ордерна форма.
Принцип її побудови ґрунтується на використанні
• журналів-ордерів,
• допоміжних відомостей,
• Головної книги,
• розроблювальних таблиць,
які поєднують у собі властивості нагромаджувальних та систематизуючих регістрів, до яких інформацію заносять безпосередньо з первинних документів (іноді - із зведених).
Журнали-ордери є регістрами синтетичного обліку, а відомості (у деяких випадках — звіти, реєстри, книги) — регістрами аналітичного обліку. Крім того, ряд журналів-ордерів поєднують у собі функції регістрів як синтетичного, так і аналітичного обліку.
Побудовано журнали-ордери за кредитовою ознакою, тобто в них відображається кредитовий оборот номінального (названого в заголовку) рахунка у кореспонденції з дебетом пов'язаних з ним рахунків. При цьому записи здійснюються за шаховим принципом: сума операції записується один раз (у клітині на перетині рядка «за кредитом» з графою «за дебетом» кореспондуючих рахунків), тобто обсяг записів скорочується вдвічі. Крім цього, журнали-ордери та відомості (й інші регістри аналітичного обліку) побудовані з максимальним урахуванням потреб складання звітності, що також сприяє раціоналізації обліку. Нижче наведено систематизований перелік регістрів ЖОФ обліку з урахуванням їх характерних ознак і взаємозв'язків, а також послідовність бухгалтерських дій у процесі обробки даних за цією формою.
1. На первинних документах, у яких зафіксовано вихідні дані про господарські операції, зазначають кореспондуючі рахунки (контирують документи).
2. При потребі (якщо один журнал-ордер відкривається для обліку по кількох рахунках і за обліковий період відбувається багато операцій) вихідну інформацію узагальнюють у допоміжних нагромаджувальних та групувальних відомостях.
3. Інформацію про господарські операції записують до відповідних журналів-ордерів прямо з документів або з допоміжних відомостей (див. попередній пункт) чи розроблювальних таблиць (див. п. 8).
4. Записи в журналах-ордерах здійснюються у хронологічному порядку по мірі надходження документів, а самі журнали-ордери (їх кількість, зміст і будова) дозволяють одночасно здійснювати й систематизацію даних.
5. Поєднання у деяких журналах-ордерах функцій синтетичного й аналітичного обліку також дозволяє значно скоротити кількість записів (відпадає потреба складати оборотні відомості за аналітичними рахунками і порівнювати їх з даними синтетичного обліку), робить облік більш наочним, посилює його контрольну функцію та унеможливлює відставання аналітичного обліку, бо в даному разі він здійснюється раніше ніж синтетичний.
6. Якщо на окремих (конкретних) рахунках обліковують багаточисельні об'єкти (як, наприклад, основні засоби, виробничі запаси, витрати на виробництво тощо) і рух цих об'єктів також значний, тоді аналітичний облік до цих рахунків ведуть у спеціальних формах (картках, книгах, звітах).
7. Отже, якщо журнали-ордери не поєднують у собі функцій аналітичного й синтетичного обліку, то вихідну інформацію з документів заносять також до регістрів аналітичного обліку (названих у п. 6).
8. При потребі інформацію групують за допомогою розроблювальних таблиць відповідно до вимог аналітичного обліку та змісту окремих журналів-ордерів.
9. У кінці місяця підраховують підсумки в розроблювальних таблицях і заносять їх до відповідних відомостей та журналів ордерів.
10. Підсумки з нагромаджувальних і групувальних відомостей переносять до журналів-ордерів.
11. Після цього роблять взаємозвіряння оборотів по дебету і кредиту рахунків за різними журналами-ордерами та їх розділами і переносять обороти до Головної книги.
12. У Головній книзі здійснюється взаємна перевірка оборотів за рахунками та узагальнюються дані поточного обліку (вона поєднує в собі й функцію оборотної відомості).
13. За даними Головної книги складається баланс.
14. За даними регістрів синтетичного й аналітичного обліку складається звітність. Оскільки журнали-ордери й відомості побудовано з урахуванням потреб наступного складання звіт-ності, виключається необхідність додаткових вибірок та розрахунків, а значить, скорочую-ться затрати праці й часу на складання звітності.
Автоматизована форма обліку.
Поняття «автоматизована форма обліку» (АФО) не однозначне, оскільки воно увібрало в себе кілька етапів механізації обліку (докомп'ютерні варіанти) й автоматизацію обліку в умовах АРМ бухгалтера з використанням персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ) різних поколінь.
Зупинимося на принципових відмінностях машинної технології обробки облікової інформації, що дозволяє класифікувати цю технологію як окрему форму обліку.
Доцільно відмітити основні недоліки докомп'ютерних форм, щоб краще уяснити переваги комп'ютеризації.
Прообразом автоматизованої форми обліку в сучасному її розумінні була комплексна механізація бухгалтерського обліку, яка розпочалася ще тоді, коли на озброєнні обчислювальних установок були перфораційні обчислювальні машини (ПОМ), - звідси й назва форми обліку - таблично-перфокарткова (ТПФ), а пізніше - таблично-автоматизована (ТАФ).
Комп'ютеризація обліку дозволяє поєднати безумовні переваги самої техніки останнього покоління з бухгалтерським інтелектом щодо розуміння глибинного коріння економічних явищ і процесів та вмінням досконалої обробки інформації.
Комп'ютерна технологія обробки бухгалтерської інформації дозволяє позбавитися від перелічених вище недоліків інших форм обліку. Адже перевірка таксування, підсумовування, використання коефіцієнтів і багато іншого, а також кореспонденція рахунків, - все це передбачене програмним забезпеченням і відбувається в автоматичному режимі («комп'ютер робить сам»).
Незрівнянно розширюються і полегшуються можливості зустрічного контролю. Після кожної операції можна зразу ж проглянути оборотні відомості (по аналітичних і синтетичних рахунках), шаховий баланс. Крім того, картка рахунка поєднує в собі безліч функцій, що при ручних формах обробки розосереджені по кількох регістрах.
Серед сучасних комп'ютерних бухгалтерських програм найширшого застосування набула «1С: Підприємство» версії 7.7 різноманітних конфігурацій.
Програмне забезпечення — це комплекс програм для ЕОМ, баз даних та документації, який складається з двох частин:
- програмного продукту «1 С: Підприємство» версії 7.7;
- різноманітних конкретних конфігурацій.
Контрольні запитання:
1.Призначення й будова оборотної відомості за синтетичними рахунками.
2.Призначення та будова оборотної відомості за аналітичними рахунками.
3.Визначення й класифікація облікових регістрів.
4.Сутність форми бухгалтерського обліку; наявні форми бухгалтерського обліку.
Завдання для самостійної роботи:
Сутність і призначення хронологічного та систематичного запису. Призначення та побудова оборотного балансу (оборотної відомості); зумовленість рівності трьох пар підсумків в оборотному балансі. Призначення та послідовність аналізу господарських операцій.
Тести.
1.Облікові форми- це:
а) форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків;
б)уніфіковані таблиці, призначені для здійснення облікових дій конкретного змісту;
в)форми оплати праці, звітності, господарських операцій:
2.Облікові регістри- це:
а)спеціальні форми обліку господарської діяльності;
б)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для опису технологічного процесу на виробництві; в)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для реєстрації, групування і накопичення інформації про об’єкти бухгалтерського обліку;
3.Форма бухгалтерського обліку- це:
а)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для реєстрації, групування і накопичення інформації про об’єкти бухгалтерського обліку;
б) система взаємопов’язаних облікових регістрів з певною послідовністю й способами облікових записів;
в)форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків;
4.Повне сторно:
а)застосовують тоді, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків;
б)застосовують тоді, коли допущена помилка в нарахуванні податків та відрахувань; в)застосовують тоді, коли допущена помилка при заповнені облікових регістрів.
5.За даними регістрів синтетичного й аналітичного обліку:
а)складається відомість нарахування заробітної плати;
б)складається звітність;
в)складаються форма бухгалтерського обліку:
6.Сучасні форми бухгалтерського обліку:
а) журнал-головна, спрощена, меморіально-ордерна, журнально-ордерна, автоматизована;
б) спеціальні форми обліку господарської діяльності;
в)форми первинних документів, бланки облікових регістрів, форми рахунків:
7.Спосіб сторно:
а)грунтується на використанні коригуючих нарахувань;
б) грунтується на використанні від'ємних чисел;
в) грунтується на використанні цілих чисел:
8.Суть способу сторно:
а)полягає в тому, що суму помилки записують у тій же стороні рахунка, де записана більша сума, але як від'ємну величину;
б)полягає в тому, що суму помилки записують у тій же стороні рахунка, де записана більша сума, але як додаткову величину;
в)полягає в тому, що суму помилки записують у другій стороні рахунка, де записана менша сума як від'ємну величину:
9.Форми первинних документів:
а)регістридля первинного відображення інформації в момент здійснення господарської операції;
б)регістридля відображення стану господарства після здійснення господарських операцій; в)спеціальні таблиці визначеної форми і змісту для опису технологічного процесу на виробництві;
10.Серед сучасних комп'ютерних бухгалтерських програм найширшого застосування набула:
а)«1С: Підприємство» версії 8.1;
б)«1С: Підприємство» версії 6.6 різноманітних конфігурацій;
в)«1С: Підприємство» версії 7.7 різноманітних конфігурацій:
Список рекомендованої літератури
1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996 XIV.
2. План рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і госнодарських операцій підприємств і організацій“, затверджений наказом МФУ від 30.11.99. № 291.
3. Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99р. № 291.
4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31.03.1999р. № 87.
5. Бабіч В.В., Сагова С.В. Фінансовий облік (облік активів): Навч.посіб.- К.:КНЕУ, 2006.
6. Бухгалтерський облік в Україні. Навч.посібник. За ред.Хом’яка Р.Л.–Львів, «Інтелект-Захід», 2004.–912с.
7. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів / За ред.Ф.Ф.Бутинця.– Житомир: ПП «Рута», 2003.– 726с.
8. Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Навч. Посібник.–К.:Центр учбової літератури. 2003.– 524с.
9. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник.– К.: Алерта, 2007.–954с.
