Сучасні концепції створення і впровадження ІС обліку

 

Інформаційна система бухгалтерського обліку повинна забезпечити виконання всіх функцій та вимог бухгалтерського обліку. Основою бухгалтерського обліку, як відомо, є облікова політика підприємства, установи – сукупність правил ведення бухгалтерського обліку, первинного спостереження, вартісного вимірювання, групування та підсумку фактів господарської діяльності. В обліковій політиці підприємств, установ затверджуються:

· робочий план рахунків бухгалтерського обліку;

· форми документів, у тому числі для внутрішньої бухгалтерської звітності;

· порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань;

· методи оцінки активів і зобов’язань;

· правила документообігу та технологія обробки облікової інформації;

· порядок контролю за здійсненням господарських операцій тощо.

Основою для формування робочого плану рахунків бухгалтерського обліку підприємства є стандартний план рахунків – систематизований перелік синтетичних рахунків бухгалтерського обліку, що є класифікаційними ознаками об'єктів обліку.

Для програмної реалізації алгоритмів бухгалтерського обліку використовуються наступні ознаки рахунків:

· тип сальдо для балансових рахунків;

· періодичність, алгоритм закриття рахунку (щомісячно, щоквартально, один раз на рік);

· валютний облік на рахунку;

· структура коду рахунка;

· належність до групи, підгрупи рахунків або розділу плану і т. ін.

Інформаційні системи бухгалтерського обліку дозволяють використовувати різні робочі плани рахунків, встановлюючи програмним способом відповідність між рахунками цих планів. До бухгалтерських проводок додається ознака “Вид плану рахунків”, що відповідає визначеним моделям обліку. Змога вводити проводки одночасно в кількох робочих планах рахунків може бути корисною у кількох випадках:

· якщо за первинним документом одночасно формується дві групи проводок (одна - в національному плані рахунків, інша - в плані рахунків іноземного партнера або власника);

· при відокремленому веденні на підприємстві управлінського обліку;

· при відокремленому веденні обліку відокремлених підрозділів підприємства (філій) з подальшою консолідацією.

В ІС обліку позначення рахунку – код рахунку визначає види обробки облікової інформації. Код рахунку може містити таку інформацію про нього:

· код плану рахунків;

· розділ плану;

· тип сальдо рахунку;

· ознака валютного обліку;

· класифікаційний код рахунку;

· ідентифікатор синтетичного рахунку;

· ідентифікатор синтетичного субрахунку 1-го рівня;

· ідентифікатор синтетичного субрахунку 2-го рівня;

· ідентифікатор аналітичного рахунку 1;

· ідентифікатор аналітичного рахунку 2 і. т. ін.

Розрядність коду для подання необхідної кількості ознак може сягати до 255 символів. Цього достатньо, щоби у структурі коду рахунку відобразити всю необхідну інформацію про нього і в комп’ютерних технологіях на його основі виконувати відбір та групування інформації.

В ІС обліку аналітичним рахункам відповідають довідники, картотеки, реєстри документів, облікові регістри. Вся облікова інформація про господарські операції у вигляді бухгалтерських проводок зберігається у базі даних. Для кожного синтетичного рахунку, субрахунку, аналітичного рахунку вводиться на початок облікового періоду початкове сальдо.

 

В умовах застосування комп'ютерів змінилося традиційне розуміння поняття регістр бухгалтерського обліку. При паперових формах бухгалтерського обліку система відобра­ження облікових даних у регістрах бухгалтерського обліку об'єд­нана із системою їх узагальнення і повністю залежить від неї. В умовах комп'ю­теризації бухгалтерського обліку стадія відображення обліко­вої інформації, тобто надання систематизованих облікових даних у зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, який не пов'язаний із стадіями накопичення, узагальнення та систематизації.

При комп'ютеризованому обліку будь-який матеріальний носій даних бухгалтерського обліку з теоретичного погляду мож­на розглядати як регістр, а отже, будь-які електронні носії, за допомогою яких накопичується облікова інформація, можна вва­жати регістрами обліку. Щодо традиційних паперових обліко­вих регістрів, то при комп'ютеризованому обліку їх призначення та зміст принципово змінюються: із засобів узагальнення і групування інформації вони перетворюються на вихідні форми аналітичної спрямованості.

При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр поєднує три складові частини:

· комп'ютерну базу даних з певною структурою, яка призначе­на для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

· змінні величини, що тимчасово створюють в пам'яті комп'ютера для систематизації й узагальнення облікових даних — бухгал­терських рахунків;

· відеограми та машинограми, які призначені для відображення згрупованої і систематизованої облікової інформації.

У комп’ютерному варіанті облікових регістрів може бути створено декілька взаємопов’язаних облікових регістрів, кожен з яких є базою даних (таблицею реляційної бази даних) визначеної логічної структури. Це регістри:

· бухгалтерських проводок;

· господарських операцій;

· первинних документів обліку.

Мінімальний склад реквізитів регістра бухгалтерських проводок відповідає структурі даних регістру “Книга господарських операцій”, але має розширення для зв’язку із рахунками аналітичного обліку та регістрами господарських операцій і документів-основ:

· дата (час) проводки;

· код (ідентифікатор) документа (рядку документа) для проводки;

· код (ідентифікатор) господарської операції;

· синтетичний рахунок за дебетом;

· синтетичний рахунок за кредитом;

· аналітичні рахунки для дебетової частини проводки;

· аналітичні рахунки для кредитової частини проводки;

· сума проводки.

Для додержання жорсткого хронологічного порядку використовується реєстрація не лише дати, але і часу відображення в обліку бухгалтерської проводки, оскільки це дозволяє більш точно встановити послідовність їх здійснення. В різних ІС ОБЛІКУ може бути застосованою і більш розвинута структура даних облікового регістру бухгалтерських проводок. Так, для аналітичних рахунків можливе відображення кількісно-сумового обліку (матеріальні цінності, основні засоби).

Регістр господарських операцій застосовують для автоматизації введення первинних даних обліку, якщо із господарською операцією пов’язаний набір бухгалтерських проводок визначеної кореспонденції рахунків. Під час реєстрації операції автоматично формуються бухгалтерські проводки на основі суми операції. Мінімальний набір реквізитів облікового регістру господарських операцій наступний:

· дата (час) операції;

· код виду операції;

· код (ідентифікатор) господарської операції;

· код (ідентифікатор) документа операції;

· сума операції;

· зміст операції.

Господарські операції можна типізувати, заздалегідь готувати шаблони бухгалтерських проводок за видами операцій. Для кожної операції, що заснована на типовій, автоматично формуються проводки у обліковому регістрі бухгалтерських проводок, встановлюється зв’язок за кодом (номером) господарської операції із записом операції до облікового регістра операцій. Для первинних документів в ІС ОБЛІКУ може бути створеним окремий обліковий регістр бухгалтерських документів, що містить наступний мінімальний набір реквізитів:

· код виду типового документа;

· номер документа;

· дата (час) реєстрації документа;

· сума за документом.

Якщо документ пов’язаний із формуванням бухгалтерських проводок, одночасно з введенням відомостей за документом створюється набір бухгалтерських проводок у регістрі бухгалтерських проводок. Ці проводки мають посилання на код (ідентифікатор) документа. Суми за проводками розраховуються автоматично на основі суми за документом. Можливий також зв’язок документа із типовою господарською операцією, яка, у свою чергу, формує набір бухгалтерських проводок (рис. 5.2).

 

 

 

Рис. 5.2. Зв’язок облікових регістрів

Зв’язок облікових регістрів призначений для автоматизації формування бухгалтерських проводок під час введення відомостей про операцію або документ. Цей зв’язок дає можливість багатократно редагувати операцію або документ та коректно змінювати пов’язані з ними бухгалтерські проводки.

 

Завданнями технологічного процесу обробки облікової інформації в ІС обліку є:

· формування облікових регістрів;

· використання облікових регістрів.

Для цього технологічний процес обробки даних при комп'ютеризованій формі обліку можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні інформації в комп’ютерну систему користувач складає облікові фрази, за якими фор­мується єдиний електронний обліковий регістр - Журнал гос­подарських операцій (Головна книга), хоча більшість програм для комп'ютери­зації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації і у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

При введенні первинної облікової інформації використовуються довідники, виконується контроль достовірності і повноти введення даних. Для документального підтвердження введення облікових даних створюються звіти, які виводяться на екран (відеограми) або на принтер (машинограми).

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських опе­рацій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, умовно-постійної інформації. Одночасно здійс­нюється контроль процесу, обробка інформації в маси­вах облікових даних. Обробка інформації облікових регістрів фактично виконується під час розв’язку задач бухгалтерського обліку, формування звітів.

Заключним етапом комп’ютеризованого облікового процесу є отримання надрукованих результатів за звітний період за запитом користувача у вигляді регістрів синтетич­ного обліку, аналітичних таблиць тощо або відображення потрібної інформації на екрані дисплея.

Програмним способом, на основі первинних облікових регістрів можуть бути сформовані у вигляді вихідних звітів всі форми облікових регістрів, що застосовують при ручному веденні бухгалтерського обліку.

Для формування нової інформації та її впорядкування за встановленими ознаками обліку господарської діяльності, використовуються наступні типові операції:

· класифікація або угруповання. Первинні дані звичайно мають вид кодів. Наприклад: при розрахунку заробітної плати кожен запис містить у собі код (табельний номер) працівника, код підрозділу в якому він працює, займану посаду і т.п. Відповідно до цих кодів можна зробити різні угрупування;

· сортування, за допомогою якої упорядковується послідовність записів;

· обчислення, що складаються з арифметичних і логічних операцій і дають можливість одержувати нові дані;

· укрупнення або агрегування, що дозволяє зменшувати кількість даних і реалізується у формі розрахунків підсумкових чи середніх значень.

Ще одною важливою операцією на будь-якому етапі інформаційної технології є контроль, метою якого є забезпечення достовірності інформації в ІС. Він може здійснюватись вручну (наприклад, на етапі приймання первинних документів), або автоматично (в процесі заповнення і переносу даних з первинних документів, обробки їх). Для цього існують спеціальні методи автоматичного контролю.

Але потрібно пам’ятати, що в ІС здебільш помилки виникають на стадії ручного введення даних або за невірно обраною операцією користувачем. Якщо таки помилки не виявити своєчасно, після обробка інформації їх виявлення та коригування є досить складним. Виявити помилки введення дає й контроль вихідних даних, але для цього потрібно мати вхідні контрольні суми для зіставлення з вихідними.