Комп’ютеризовані форми та системи бухгалтерського обліку

Під формою бухгалтерського обліку загалом розуміють сукупність облікових регістрів, які використовують у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійно­го запису. Певне поєднання хронологічного і систематичного обліку, певні форми зв'язку між обліковими регістрами, спосіб і техніка облікових записів - усе це визначає форму ведення бух­галтерського обліку.

Чим складніша організація виробництва, тим ширші функції та завдання обліку і тим досконалішою має бути форма обліку. Для забезпечення облікової інформації планування, аналізу й контролю найкращою вважають ту форму бухгалтерського обліку, в якій ведення обліку найменш трудомістке.

Відмінності однієї форми від іншої визначаються не лише зовнішнім виглядом облікових регістрів та їх зв'язком, а й системою за­писів в них.

Форма бухгалтерсько­го обліку - це сукупність регістрів, які об'єднуються загальною структурою їх побудови, технікою та послідовністю обліко­вих записів.

Однією з найголовніших ознак форми обліку є та­кож технологічний процес обробки інформації. Технологічний процес обробки облікової інформації на кожному підприємстві залежить від багатьох факторів, а саме: від складу технічних засобів, квалі­фікації та структури бухгалтерського апарату, від технології ви­робництва тощо. Крім того, він постійно вдосконалюється, змінюються алгоритми обробки первинних даних, а звідси й одержан­ня підсумкової інформації. Таким чином, не може бути єдиної форми комп'ютеризованого обліку, як не може бути і єдиної форми обліку для традиційних паперових методів ведення бух­галтерського обліку.

Автоматизовані форми обліку залежать, головним чином, від змін в обліковому процесі внаслідок застосування відповідної обчислювальної техніки. Сьогодні не­має загальноприйнятого або регламентованого Міністерством фінансів України визначення форми обліку із застосуванням комп'ютерів та порядку їх застосування. При паперовому способі обробки облікової інформації відбу­вається вибір однієї з форм обліку, що найбільше відповідає потребам підприємства, і конкретної комп'ютерної програми ведення окремих облікових регістрів. Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу обліко­вої праці, аналітичності та оперативності.

Можливість здійснення широкого розподі­лу праці виконується завдяки тому, що сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на прин­ципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізо­ваному механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, виникла можливість одночасно працю­вати з одним обліковим регістром не одному, а кільком бух­галтерам.

Застосування комп'ютерів дозволяє ефективно вирішити про­блему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об'єктів аналітики потребує збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні обчислювальної тех­ніки є можливість вести аналітичний облік із будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів.

Проблема оперативності даних вирішується в процесі засто­сування комп'ютерів автоматично: операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між регістрами при застосуванні комп'ютерів виконуються без участі людини.

В історії комп'ютеризованих форм обліку, залежно від технічних засобів, що використовуються, можна виділити такі етапи:

· використання перфораційних машин, на базі яких форма бухгалтерського обліку дістала назву таблично-перфокартної. Вона передбачала пе­ренесення даних із кожного документа на машинний носій - перфокарту. По кожній ділянці обліку - облі­ку виробничих запасів, оплати праці, готової продукції тощо - складалися масиви перфокарт. При цьому значна частина операцій облікового процесу виконувалася персоналом обчислювального центру. Документи про господарські операції, оформлені в пачки, передавались на обробку до обчислювального центру (ОЦ), де реєструвалися в спеці­альному журналі прийому документів, призначеному для контролю за зберіганням цих документів і для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєс­тровані документи передавалися для набивання перфокарт, які потім оброблялися на ЕОМ, де відбувалося їх групування. Усі дані, записані за певний період, пропускалися через відповідний зчи­тувальний пристрій для друку інформації і підрахунку конт­рольних підсумків, при цьому друкувався Журнал операцій, який служив також контрольною машинограмою;

· використання ЕОМ третього покоління (великих та середніх) і багато термінальних обчислювальних систем привело до створення таблично-автоматизованої форми об­ліку, в якій первинні дані, окрім паперових носіїв, одразу фіксувалися на машинних носіях, що дозволяло автомати­зувати збір первинної інформації. На машинних носіях збері­галась також поточна, нормативно-довідкова і вхідна інформа­ція. Інформація бага­торазового використання заносилась до спеціальних баз даних.

Одним із найважливіших принципів цього етапу розвитку комп'ютерних форм обліку є використання режиму запиту з метою отримання звітів за необхідними показниками;

· використання персональних комп'ютерів та обчислюваль­них мереж. Можливості обчислювальної техніки не лише забез­печують універсальний характер її застосування, виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку, а й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з урахуванням пропозицій замовни­ка.

Сучасна комп’ютеризована форма бухгалтерського обліку базуєть­ся на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Прак­тичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання (організаційно-технологічної архітектури ІС), що передбачають такі варіанти:

· надання кожному бухгалтеру персонального комп'ютера. При цьому ведуть кілька Журналів; інформаційні масиви носять локальний характер: формуються за ділянками облікової роботи, в кінці звітного періоду об'єднуються за певними принципами;

· використання сервера і терміналів (або мережевих комп'ютерів) для введення даних; при цьому обов’язково ведеться єдиний Журнал (господарських операцій і касових оборотів). Інформаційний масив представлений єдиною базою даних;

· об'єднання персональних комп'ютерів у мережу для за­безпечення обміну даними між різними ділянками бухгалтер­ського обліку. У цьому разі необхідна коор­динація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп'ютерів для викорис­тання як сервера. Наявність єдиного Журналу не обов’язкова;

· об'єднання персональних комп'ютерів у мережу з одним
або декількома серверами. В цьому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизо­ваному робочому місці. І, нарешті, якщо створено мережу АРМ з викорис­танням виділених серверів, можливе використання як єдиного Журналу, так і набору їх в залежності від конкретних умов. Але доцільно мати єдину базу даних.

Застосування комп'ютерних мереж дозволяє ефек­тивно поєднувати можливості комп'ютерів і ліній зв'язку. База даних складає інформаційне ядро системи, яке частіше розташо­вується на сервері локальної мережі.

У комп’ютеризованій формі важливого значення набуває програмне забезпечення для комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Програм­не забезпечення має принципове значення. Порядок введення, спосіб і послідовність обробки облікових даних за допомогою комп'ютерів, формування зведених облікових показників пов­ністю залежать від програми, що використовується. Таким чи­ном, технологічний процес комп'ютеризованого обліку визна­чається загальними принципами програмування, і у зв'язку з цим елементи форми обліку знаходять своє конкретне втілення у спеціалізованих комп'ютерних програмах.

Незважаючи на те, що форма обліку є важливою складовою системи обліку, вона визначає лише порядок облікової реєстрації, а не порядок побудови облікової системи. Із впровадженням комплексної автоматизації бухгалтерського обліку поняття форми обліку переходить у поняття комп'ютеризованої сис­теми бухгалтерського обліку (КСБО), яка має такі основні характерні ознаки:

· комп'ютер з допоміжного засобу стає визначальним факто­ром організації праці бухгалтера;

· комп'ютеризація охоплює всі без винятку етапи обробки облікової інформації: збір первинної інформації, накопичення й обробку даних, формування звітності;

· забезпечення оперативності як у напрямі передачі обліко­вої інформації, так і стосовно обробки облікових даних;

· можливість моделювання на основі облікових даних у процесі аналізу господарських операцій.

Але у сьогоденні така назва форми обліку не зовсім відповідає її змісту. Адже паралельно з веденням бухгалтерського обліку в сучасних АІС обліку відбувається формування даних податкового та управлінського обліку, які відокремилися у складі бухгалтерського обліку у самостійні підсистеми, що визвано необхідністю приведення національної системи у відповідність із міжнародною практикою.