Стадії життєвого циклу АІС

Під стадією створення АІС розуміють частину процесу створення АІС, яка обмежена деяким терміном і завершується випуском конкретного продукту (моделі АІС, моделі ПЗ АІС, програмних компонентів, документації), обумовленого заданими для даної стадії вимогами. Стадії створення АІС виокремлюють із міркувань раціонального планування й організації робіт, що закінчуються конкретними результатами.

Життєвий цикл АІС зазвичай складається з таких стадій:

· формування вимог до АІС;

· проектування;

· реалізація;

· тестування;

· введення в дію;

· експлуатація і супроводження;

· зняття з експлуатації.

Стадія формування вимог до АІС є однією з найважливіших, оскільки визначає успіх усього проекту. Ця стадія охоплює етап планування робіт, що випереджає роботи над проектом, основними задачами якого є: визначення цілей розробки; попереднє економічне оцінювання проекту; побудова плану-графіка виконання робіт; створення і навчання спільної робочої групи.

Обстеження має здійснюватися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робочими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження).

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку на стадії обстеження визначають структуру бухгалтерії підприємства та функціональні обов'язки працівників. Організаційна структура вивчається у тісному взаємозв'язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує персонал бухгалтерії, а також функцій підрозділів підприємства та кожного виконавця, що займається обліковими роботами.

Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів і засобів передачі даних, визначення режимів роботи, організація робочих місць, постановка облікових завдань).

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку функції управління зазнають цілого ряду змін. Для аналізу проектування функцій управління складають органіграму, де фіксують зміни функції у зв'язку з використанням програмного засобу і вказують, на яких рівнях і ланках управління відбулися зміни. З кожної функції й окремих робіт важливо мати інформацію про витрати часу та можливості використання обчислювальної техніки для виконання обліково-обчислювальних робіт. Ці відомості дістають безпосереднім опитуванням, для чого на кожного працівника, який виконує облікову роботу, складають опитувальний лист по представницьким ключовим словам.

Добуті дані в цілому по всіх відділах підприємства і по кожному зокрема можуть бути основою для раціонального розподілу функцій управління між ланками і окремими працівниками..

Важливим етапом вивчення інформації є аналіз потоків інформації з погляду наскрізного на всіх рівнях управління підходу до кожного з них. При цьому не тільки виявляють, яка інформація є на тому або іншому рівні, а й джерело виникнення її, яка реакція органів на цю інформацію, які додаткові знання необхідні для її реалізації, порядок здійснення контролю тощо.

Дані про інформаційні зв'язки є підставою для автоматизації інформаційних потоків. Для оптимізації потоків та уникнення дублювання процес автоматизації їх повинен здійснюватися не по кожному інформаційному зв'язку зокрема, а з урахуванням комплексу зв'язків. Оскільки на багатьох підприємствах є автоматизовані інформаційні системи управління, необхідно виявити, які інформаційні зв'язки реалізують за допомогою ПК, які з них і в якій послідовності слід автоматизувати. Для цього вивчають інформаційні зв'язки підприємства по вертикалі і горизонталі. Процес обстеження інформації має не тільки відображувати систему облікової, контрольної й аналітичної інформації, а й визначити завдання в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи управління, зміни інформації у зв'язку з цим. Обстеження має закінчуватися конкретними рекомендаціями щодо удосконалення методики і техніки вирішення облікових, контрольних та аналітичних завдань, погодження із замовником форм вхідної та вихідної інформації, технології здобуття її тощо. Це дасть змогу значно підвищити ефективність вивчення інформації та її проектування в нових умовах - впровадження передових форм та методів обліку, контролю й аналізу, автоматизації облікових і аналітичних процесів.

Результатом “обстеження об'єкта, що автоматизується” є

· попереднє виявлення вимог до майбутньої системи;

· визначення структури організації;

· визначення переліку цільових функцій організації;

· аналіз розподілу функцій за підрозділами і співробітниками;

· виявлення функціональних взаємодій між підрозділами;

· виявлення інформаційних потоків усередині підрозділів і між ними;

· виявлення зовнішніх стосовно організації оо'єктів і зовнішніх інформаційних взаємодій;

· аналіз існуючих засобів автоматизації діяльності організації.

Побудова моделей діяльності організації передбачає обробка матеріалів обстеження і побудову двох видів моделей:

· моделі «AS-IS» («як є»), що відображає існуючий стан щодо функціонування організації на момент обстеження і дає змогу зрозуміти, як функціонує ця організація, а також виявити вузькі місця і сформулювати пропозиції щодо поліпшення ситуації;

· моделі «ТО-ВІ» «як повинно бути», що віддзеркалює уявлення щодо нових технологій роботи організації.

Кожна з моделей містить у собі повну функціональну й інформаційну модель діяльності організації, а також, у разі потреби, модель, що описує динаміку поводження організації.

Перехід від моделі «AS-IS» до моделі «ТО-ВІ» може виконуватися двома способами:

· удосконалюванням наявних технологій на основі оцінки їхньої ефективності;

· радикальною зміною технологій і перепроектуванням бізнесів-процесів (реінженіринг бізнесів-процесів).

Побудовані моделі мають самостійне практичне значення. Наприклад, модель «AS-IS» дає можливість виявляти вузькі місця в існуючих технологіях і пропонувати рекомендації щодо розв'язання проблем незалежно від того, передбачається на даному етапі подальше розроблення АІС чи ні. Крім того, модель полегшує навчання співробітників конкретних напрямів діяльності організації (предметної галузі) завдяки використанню наочних діаграм (відомо, що «одна картинка варта тисячі слів»).

На стадії технічного завдання виконуються такі роботи: науково-дослідні роботи, розробка системного проекту (аванпроекту) і розробка технічного завдання на автоматизовану інформаційну систему обліку.

На етапі науково-дослідних робіт (НДР) визначаються напрями проведення цих робіт, розробляються рекомендації щодо використання результатів НДР при проектуванні інформаційної системи обліку.

На етапі розробки системного проекту (аванпроекту) виконуються роботи з попередньої розробки проектних рішень. Це стосується розробки варіантів функціональної структури систем обліку, порівняльна техніко-економічна оцінка варіантів розробки інформаційної системи обліку, вибір типових проектних рішень з автоматизації обліку, контролю й аналізу.Таким чином, нацьому етапі дається відповідь на запитання: «Що повинна робити майбутня система?», а саме визначаються:

· архітектура АІС;

· функції АІС;

· зовнішні умови функціонування АІС;

· інтерфейси й розподіл функцій між користувачами і АІС;

· вимоги до програмних,та інформаційних компонентів АІС;

· склад виконавців і терміни розроблення.

Основою аванпроекту є моделі проектованої АІС, що будуються на основі моделі «ТО-ВІ». Документальним результатом етапу є технічне завдання;

Технічне завдання є основним документом для створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

Технічне завдання складається з таких розділів:

· вступ;

· характеристика об'єкта управління;

· призначення та основні вимоги до ІС ОБЛІКУ;

· техніко-економічні показники ІС ОБЛІКУ;

· склад, зміст та організація робіт зі створення ІС ОБЛІКУ:

· порядок прийняття в експлуатацію ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Характеристика об'єкта управління» визначається склад об'єкта управління підприємства, наводиться характеристика вхідних та вихідних матеріальних потоків, опис особливостей об'єкта управління, які визначають основні вимоги до створення ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Призначення ІС ОБЛІКУ» визначаються цілі створення ІС ОБЛІКУ, критерії ефективності автоматизації обліку, наводиться перелік функцій, які необхідні для досягнення цілей, а також наводиться опис загальної структури ІС ОБЛІКУ, взаємозв'язок її з іншими інформаційними системами, перспективи розвитку ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Основні вимоги до ІС ОБЛІКУ» наводяться питання з вимог до системи та її частин, вимоги до якості виконання функцій ІС ОБЛІКУ, вимоги до видів забезпечення ІС ОБЛІКУ. На цьому етапі формуються вимоги до часового регламенту рішення облікових, контрольних та аналітичних завдань, визначаються вимоги до ІС ОБЛІКУ за видами забезпечення, а також наводиться перелік завдань, які забезпечують автоматизоване вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

У розділі «Склад, зміст та організація робіт зі створення ІС ОБЛІКУ» наводиться перелік стадій та етапів виконання робіт, перелік робіт за стадіями й етапами, строки їх виконання й організації — виконавиці робіт. В цьому розділі визначається форма завершення стадій і етапів створення ІС ОБЛІКУ.

На цьому етапі на основі системного проекту здійснюється власне проектування системи, що передбачає проектування архітектури системи і детальне проектування. Отже, дається відповідь на запитання: «Як побудувати систему, щоб вона відповідала вимогам, що висуваються до неї?».

Моделі АІС, що проектується, при цьому уточнюються й деталізуються до необхідного рівня. Зміст наступних стадій в основному збігається з відповідними процесами ЖЦ АІС.

На кожній стадії можуть виконуватися кілька процесів, визначених у стандарті ISO/DEC 12207, і навпаки, той самий процес може виконуватися на різних стадіях. Взаємозв'язок між стадіями і процесами ЖЦ АІС (включаючи окремі дії).

На стадії «Технічний проект» виконуються такі етапи робіт щодо розробки:

· закінчених рішень із загальносистемних питань;

· рішень щодо організаційного забезпечення;

· або вибору алгоритмів автоматизованої діяльності;

· рішень щодо інформаційного забезпечення;

· рішень щодо лінгвістичного забезпечення;

· рішень щодо програмного забезпечення;

· рішень щодо методичного забезпечення.

Участь користувачів у розробці та впровадженні ІС ОБЛІКУ має забезпечити як оперативне і якісне рішення облікових, контрольних, аналітичних завдань, так і скорочення часу на впровадження нових технологій.

Користувач повинен ознайомитися з методикою обстеження об'єкта, порядком узагальнення його результатів. На основі цих матеріалів проводиться технічне проектування.

Роботи з інформаційного узгодження завдань обліку, контролю та аналізу рекомендується проводити на стадії технічного проектування у кілька етапів.

На першому етапі проводять роботи з підготовки початкових даних для проведення аналізу застосування інформації при розв'язанні завдань обліку, контролю й аналізу в умовах використання програмних засобів. Ці роботи виконують на етапі технічного проектування, коли з кожного завдання визначено початкову, проміжну і вихідну інформацію. На основі цих даних визначають склад документів і баз даних, показники у цілому по підсистемах, упорядковують їх і готують для проведення аналізу.

Після проведення підготовчої роботи переходять до другого етапу робіт, який містить:

· аналіз термінології, застосовуваної у проектних матеріалах;

· аналіз ідентичності інформації у документах та базах даних з метою усунення надмірності;

· розробку рекомендацій з кожного виду аналізу.

На третьому етапі на основі розроблених рекомендацій за результатами аналізу здійснюють:

коригування постановки завдання як підсистеми обліку, контролю й аналізу, так і інших інформаційно пов'язаних з ними підсистем;

коригування схеми документообігу;

складання моделей інформаційних зв'язків завдань обліку, контролю та аналізу з іншими інформаційними системами підприємства.

Постановка завдань - це опис завдань за визначеними правилами, які дають змогу уявити сутність, логічне перетворення інформації для отримання результату. Вона складається з таких розділів:

1. Організаційно-економічна сутність завдань:

· назва завдань, місце їх рішення;

· мета, призначення, техніко-економічна сутність комплексу завдань та обґрунтованість доцільності їх рішення;

· перелік об'єктів, в управлінні якими вирішують комплекс завдань;

· періодичність розв'язання завдань;

· зв'язок одного завдання з іншими комплексами завдань;

· умови, за яких застосовується рішення комплексу завдань автоматизованим способом;

· посади осіб і назви підрозділів, які визначають умови та часові характеристики конкретних рішень завдань;

· розподіл функцій між персоналом та технічними засобами за різних ситуацій рішення комплексу завдань.

2. В розділі „Вихідна інформація” наводиться перелік та опис вихідних повідомлень, перелік та опис структурних одиниць інформації, форми подання вихідного документа, способи контролю вихідних даних, періодичність та термін представлених даних, перелік користувачів вихідної інформації, перелік регламентної та запитаної інформації, опис структурних одиниць результатної інформації.

3. У розділі „Вхідна інформація” вказуються перелік та опис вхідних повідомлень, перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень, форми подання документа, способи контролю вхідної інформації.

4.У розділі „Опис алгоритму виконання завдання” наводиться опис послідовності дій та логіка виконання завдань в ІС ОБЛІКУ. До цього розділу належать опис способів формування результатної інформації з визначенням послідовності виконання логічних та арифметичних дій; опис зв'язків між частинами, операціями, формулами алгоритму; вимоги до порядку розміщення ключових ознак у вихідних документах, відеограмах й алгоритм має містити загальні та всі випадки рішення завдань.

5. Опис використовуваної умовно-довідкової інформації. У цьому розділі наводиться перелік умовно-довідкової інформації, форма подання, опис структурних одиниць інформації, способи взаємодії з поточною інформацією.

Для ефективного функціонування ІСО бухгалтеру необхідно виконати наступні роботи з постановки завдань:

1. Розробити робочий план рахунків. Особливу увагу при цьому необхідно приділити субрахункам і аналітичним рахункам. По кожному рахунку, субрахунку передбачити можливість ведення кількох видів аналітичного обліку, адже аналітичний облік найбільш трудомісткий та його дані використовуються не тільки обліковими працівниками, але і всіма керівниками.

2. Потрібно скласти локальні класифікатори масивів постійної (довідкової) інформації (підрозділів, співробітників, товарно-матеріальних цінностей тощо). Така інформація буде розміщена у довідниках для вибору її під час заповнення документів, що сприяє прискоренню їх заповнення.

Багато класифікаторів (довідників) використовуються для ведення аналітичного обліку, тобто показники в них становлять собою аналітичні рахунки. Показники потрібно впорядкувати, розбити на групи, присвоїти коди, які повинні полегшити пошук, згрупування інформації. Ця робота особливо необхідна для тих масивів, кількість показників у яких обчислюється сотнями і тисячами (матеріали). Без правильної класифікації і кодування з масивами незручно працювати. Це може призвести до помилок (повторне введення і порушення аналітичного обліку).

3. Потрібно проаналізувати й удосконалити документообіг по кожній ділянці обліку: форми первинних документів, показники і реквізити, що містяться в них, порядок і терміни їхнього заповнення. По можливості, передбачити використання уніфікованих форм, тому що вони розроблені з врахуванням автоматизованої обробки і більшість з них вже містяться в бухгалтерських програмах. Форми документів, які у програмах відсутні, доведеться формувати і вводити додатково.

Бажано, щоб введення первинних документів відбувалося одночасно з їхнім складанням або отриманням. У комп'ютер необхідно вводити всі реквізити документів.

Введення інформації повинне бути одноразовим.

Якщо документи пов'язані інформаційно, то це має бути відмічено бухгалтером.

4. Необхідно розглянути, як буде відбуватися введення всіх кореспонденцій. Багато бухгалтерських кореспонденцій однотипні, тому їхнє введення в комп'ютер варто автоматизувати, хоча треба передбачити можливість введення вручну будь-яку кореспонденцію (така необхідність може з’явитись). Але буде зручніше і правильніше, якщо велика частина бухгалтерських кореспонденцій буде складатися автоматично на основі відповідних первинних документів, що і передбачає більшість бухгалтерських програм.

На цій стадії здійснюються такі етапи:

· підготовка бухгалтерії і в цілому підприємства до впровадження автоматизованої системи у дію;

· навчання персоналу користувача (організація навчання роботи бухгалтерів-операторів та інших працівників на ПЕОМ на робочому місці з виконанням безпосередніх функцій, забезпечення їх робочими інструкціями, впровадження класифікаторів і кодифікаторів та ін.);

· комплектація системи автоматизованого обліку (отримання комплектуючих, матеріалів);

· будівельно-монтажні і пусконалагоджувальні роботи (налагодження технічних засобів, постановка та налагоджування програм, підготовка до експериментальної експлуатації, проведення попередніх випробувань);

· проведення експериментальної експлуатації, випробувань;

· усунення недоліків, здавання системи автоматизованого обліку у промислову експлуатацію.

Процес впровадження у дію розробленого проекту складається з таких етапів: проведення дослідної експлуатації, приймально-здавальне впровадження, здавання в промислову експлуатацію.

Дослідна експлуатація завдань обліку, аналізу та контролю передбачає виконання таких робіт:

· підготовку підприємства до проведення дослідної експлуатації завдань;

· розробку програми і складання плану-графіка робіт;

· проведення дослідної експлуатації;

· аналіз результатів дослідної експлуатації, коригування проектної документації;

· затвердження документації щодо проведення дослідної експлуатації і здачі завдань у промислову експлуатацію.

Завершальним етапом є складання акту прийняття у промислову експлуатацію, який повинен містити назву завдання або підсистеми обліку, аналізу, контролю; назви документів, на основі яких розроблено завдання або підсистему; період часу роботи комісії; перелік документів; основні результати виконаної роботи; оцінку економічної ефективності; рішення комісії про прийняття підсистеми у промислову експлуатацію.