До контактних аудиторій, належать найняті працівники, фінансові установи, інвестори, органи влади — усе те, що може сприяти або гальмувати ефективність роботи підприємства чи організації. Тому служби паблік рилейшнз мають побудувати свою роботу таким чином, щоб домогтися сприяння з боку цих контактних аудиторій.
Робота з найнятими працівниками. Думка та поведінка найнятого підприємством персоналу значною мірою визначатиме успіх усіх починань керівництва, стабільність діяльності підприємства на зовнішніх ринках, її життєздатність.
Необхідно, щоб підприємства мали в своєму розпорядженні такі інструменти, які б підтримували зв'язок керівництва з найнятим персоналом і підприємства в цілому з кожним найнятим працівником.
Чинником збільшення важливості внутрішньо організаційних комунікацій є також необхідність демократизації менеджменту, делегування багатьох повноважень на нижчі щаблі управління. Цьому сприяє і скорочення середніх ланок управління за умов комп'ютеризації управлінських процесів. Найнятим працівникам, яких колись називали «рядовими», нині доводиться виконувати більший обсяг роботи і нести більшу відповідальність. Це спонукає найнятий персонал вимагати більших повноважень і більшої заробітної плати. Усе це впорядковується за допомогою заходів з паблік рилейшнз, що амортизують незадоволення найнятого персоналу і збільшують ефективність підприємства. Отже, метою внутрішніх комунікацій служб паблік рилейшнз є створення такого внутрішнього середовища на підприємстві, щоб натятий персонал міг успішно орієнтуватися у виробничих проблемах та приймати правильні рішення, допомагаючи підприємству вистояти за умов жорстокої конкуренції.
Тому ті підприємства, які успішно працюють або бажають успішно працювати, мають провадити регулярні дослідження ставлення найнятого персоналу до підприємства для того, щоб виявити проблеми раніше, ніж вони стануть кризовими (страйки, масові протести тощо). Найнятий персонал має постійно отримувати консультації щодо його проблем і бачити конкретні дії, спрямовані на усунення негативних чинників.
Як правило, найняті працівники хочуть, щоб комунікація з керівництвом (дуже бажано, щоб вона була особистою) дала відповіді на такі питання:
Конкурентоспроможність підприємству забезпечують, як правило, гроші інвесторів, тому службі паблік рилейшнз необхідно налагоджувати комунікації з усіма учасниками фінансового співтовариства. До них належать інвестиційні аналітики, власники інвестицій, фінансові оглядачі у фахових газетах і журналах. Робота з ними потребує знання фінансів і комунікацій одночасно.
Фахівці рекомендують використовувати такі засади щодо комунікацій з інвесторами:
* якнайбільша активність (аж до агресивності). Підприємства за умов жорсткої конкуренції повинні агресивно боротися, щоб їх помітили та знали про них те, що підприємства визнають за можливе повідомити. Аналітикам та інвесторам також потрібна якнайширша інформація, щоб з розплющеними очима щось прогнозувати та вкладати гроші;
* «розкручування» успіху. Підприємства самі, не чекаючи запитів, мають повідомляти інвесторам оцінку своїх акцій, свою конкурентну позицію на ринку акцій та ринкову репутацію;
* протоактивність, тобто найбільше пожвавлення діяльності та налагодження добрих стосунків саме в ліпші часи. Коли сталася криза, шукати допомоги в інвесторів, як правило, вже запізно;
* послідовність. Відносини з інвесторами — це безперервна діяльність, а не окрема серія будь-яких, навіть найефективніших, заходів;
* невибірковість комунікацій, тобто повідомлення інвесторам і добрих, і поганих новин. У разі поганих новин інвестори мають знати, які заходи намагається розробити менеджмент підприємства для вирішення проблеми;
» ініціатива комунікацій має виходити від підприємства та випереджати ініціативу інвесторів. Підприємство більше заінтересоване одержати гроші, ніж інвестори — їх вкласти. Вони не прийдуть, якщо не матимуть достатньої інформації.
Робота з владними структурами. Одним із напрямів діяльності з паблік рилейшнз є робота з місцевими адміністраціями, галузевими асоціаціями, міністерствами, з Верховною Радою України.
Робота з владними структурами ведеться за допомогою такого заходу, як лобіювання (від англ. «lobby» — коридор). Назва відображає початковий період тиску на законодавців, що й справді відбувався в парламентських коридорах. Нині лобіювання перетворилося на великий законний бізнес, в основу якого покладається інформування та переконання. В економічно розвинених країнах лобістами є асоціації, великі підприємства, профспілки, групи громадян та окремі громадяни.
Великий бізнес заінтересований у лобіюванні. Підприємці мусять підтримувати контракти з депутатами або посадовими особами як на місцевому, так і на вищому рівні. Фахівці рекомендують починати контакти з пропозиції відвідати підприємство (з наступним офіційним обідом). На обіді варто розпочати розмову про перспективи бізнесу і як законодавці можуть допомогти. Це має назву м'якого лобіювання. У свою чергу, законодавець розуміє, що він завжди може звернутися на це підприємство за порадою та консультацією в порядку підтримування своїх зв'язків з електоратом і визначення позиції цього електорату.
Крім того, підприємства, організації та асоціації споживачів можуть зустрічатися з представниками інших органів державної служби. Будь-яка група заінтересованих осіб (навіть окрема особа) здебільшого може знайти для себе такий спонсоруючий департамент. Тут йдеться не про хабарі, а про участь спонсорів у вирішенні проблем, оскільки дуже часто саме ці люди пишуть законопроекти та поправки до них, дають поради міністрам і рецензують законопроекти під час проходження їх через комітети.
Паблік рилейшнз є складовою інституту менеджменту, функції паблік рилейшнз щодо уряду не мають політичного спрямування. Перед паблік рилейшнз у цьому разі стоять такі завдання: по-перше, регулярне надання інформації про діяльність, плани та успіхи уряду; по-друге, інформаційно-виховна функція, спрямована на просвітницьку діяльність у питаннях законодавства, права та різних аспектів повсякденної роботи уряду; по-третє, інформування міністрів і керівників комітетів про реакцію суспільства на ту політику, яку вони здійснюють.
Служби паблік рилейшнз повинні мати право висловлювати свою думку з будь-якого питання на будь-якому рівні, а керівник служби — користуватися цілковитою довірою свого керівництва. Його думку треба обов'язково враховувати під час розроблення планів діяльності уряду, а отже, керівник служби паблік рилейшнз мусить мати доступ до будь-якої урядової інформації.
Побудова служби паблік рилейшнз залежить від міри важливості окремих її аспектів. Як правило, у рамках цих служб існують чотири відділи: преси, телебачення та радіо, реклами й брифінгів. У багатьох міністрів є спеціальні приймальні для зустрічей з представниками громадськості. Організація роботи в цих приймальнях також входить до обов'язків персоналу служби паблік рилейшнз.
Зв'язки з пресою посідають значне місце в діяльності урядової служби паблік рилейшнз. Це джерело інформації для газет, популярних і спеціалізованих журналів, а також для зарубіжних журналістів. Служби паблік рилейшнз організують візити кореспондентів у міністерства й відомства, а також прес-конференції, на яких міністри й відповідальні працівники міністерств виступають з офіційними заявами та відповідають на запитання.
Зростання ролі телебачення, радіо, поява Інтернету потребує створення окремої служби поширення інформації про дії уряду в електронних засобах масової інформації (програми типу «Уряд. Час дій») та в Інтернеті.
Служба реклами займається створенням кінофільмів (відеофіль-мів), підготовкою плакатів, афіш, рекламних брошур та інших матеріалів. Вона працює в контакті з місцевою владою, різними міністерствами та відомствами інформації.
Особлива роль у діяльності служби паблік рилейшнз уряду належить службі брифінгів. Вона є координатором збирання й поширення інформації про діяльність міністерств, відомств та уряду в цілому.
Діяльність служб паблік рилейшнз у центральних і місцевих органах влади має сприяти розвитку демократії, поширенню ін-формованості людей про діяльність цих структур. Головна мета полягає в тім, щоб розвинути громадянську самосвідомість і виховати в людей активний інтерес до проблем, пов'язаних із центральною або.місцевою владою.
Люди виявляють зацікавленість до місцевих проблем, коли ці проблеми зачіпають їхні інтереси. Фахівці вважають, що місцевий орган влади — це колективна відповідальність, яка потребує ділового партнерства й співпраці громадськості та обраних (призначених) відповідальних осіб, а паблік рилейшнз — це найефективніший засіб досягнення такої співпраці.
Мета паблік рилейшнз щодо місцевого самоуправління (наприклад, міської чи районної ради) полягає в такому:
— постійно інформувати громадськість про політику ради та її повсякденну діяльність;
— надавати громадськості можливість висловити свою думку про нові важливі проекти і плани до прийняття остаточних рішень',
— інформувати громадськість про роботу системи місцевого самоврядування.
Найважливішим аспектом паблік рилейшнз завжди має бути особистий контакт працівників місцевої адміністрації з громадськістю. Місцева влада має докласти максимальних зусиль для встановлення довірчих стосунків між нею та відвідувачами.
Місцева преса — це найбільш ефективний засіб зв'язку та спілкування між місцевою владою і громадянами. Тому владі необхідно зробити все можливе, щоб установити та підтримувати добрі стосунки з редакторами та репортерами місцевих газет. Вплив місцевої преси на локальні події іноді буває значно більшим за вплив центральної.
Крім преси, для зв'язків із громадськістю рекомендується використовувати такі заходи, як організація виставок, проведення сезонних ярмарків, невеликих зібрань та лекцій, де можна поспілкуватися з людьми та отримати їхню підтримку на наступних виборах.
