Автоматизация ввода данных.

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.

Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Если нажать клавиши ALT+, под курсором возникает список из всех ране введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.

Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце, пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик – это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.

Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопки мыши, все ячейки при подтягивании будут содержать одно число. Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу CTRL, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6,7,8. Протягиваем вверх или влево – 4,3,2,1.

Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопки мыши, клавишу CTRL удерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение. 56

Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данных при размножении.

Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек.

Например, в некоторой ячейке содержится число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2,3,4 и т.д.

Пункт Прогрессия отрывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка по кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смешные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавиш CTRL+Enter ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.