Вопрос 24. Основные этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить: -набор текста; -редактирование введенной информации; -форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа; -печать документа; -сохранение текста документа и ведение архива текстов. Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редактирования, так и при собственно форматировании.

Вопрос 25. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста (MSWord)

1. Ввод текста выполняется в режиме вставки или замещения. В режиме вставки вводимые по месту расположения курсора символы автоматически сдвигают находящийся справа текст. В режиме замещения вводимый по месту расположения курсора текст замещает находящий справа от курсора символы. Переключение между режимами вставки и замещения выполняется с помощью клавиши Insert.

2. Клавишу Enter нажимают только в конце абзаца, – переход на новую строку внутри абзаца выполняется автоматически при достижении правого поля.

3. Клавишу Backspace используют удаления символа перед курсором, а клавишу Delete – за курсором.

4. Между словами всегда ставят только один пробел.

5. Знаки препинания пишут слитно с предшествующим словом и отделяют пробелом от следующего. Кавычки и скобки не отделяют пробелами от заключенного в них текста.

6. Никогда не следует ставить пробелы в начале абзаца – красную строку устанавливают движком на линейке или нажатием клавиши Tab.

7. Для центрирования абзаца (например, заголовка) используют способ выравнивания По центру, а не пробелы или клавишу Tab.

8. Чтобы вставить пустую строку после абзаца, нужно поместить курсор в последнюю позицию абзаца и нажать клавишу Enter.

9. Для удаления пустой строки помещают на нее курсор и нажимают клавишу Delete.

10. Чтобы разбить абзац на два отдельных абзаца, нужно поместить курсор в позицию, с которой начнется новый абзац, и нажать клавишу Enter.

11. Чтобы соединить два абзаца в один, нужно поместить курсор в последнюю позицию первого абзаца и нажать клавишу Delete.

Средства автоматизации ввода текста: Автотекст. Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое. 39

Автозамена. Автозамена - средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock. Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.

Автоформат - может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений - отказаться.

При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:

Ш К каждому абзацу применяется стиль

Ш Удаляются лишние маркеры абзацев

Ш Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев

Ш Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня

Ш Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака, и ™

Команда Автоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя.

После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:

Ш Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.

Ш Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.

Ш Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле. 40