Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється мінімальний рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.
Матеріальні	Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, групування інформації, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, необхідної для виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.

 

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:

1) Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:

- виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

- виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

- визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

- перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);

- визначення рівня технічної підготовки тощо.

2) Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивування. А у процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до установлених цілей контролю.

Критерій – це підстава, мірило для оцінки, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо)

Стандарт – сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми - це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення одиниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи - це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).

3) Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4) Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що стосуються підконтрольних об’єктів, та установлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оцінювання отриманої інформації.

Будь-який контроль повинен мати такі властивості:

- базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

- відображати пріоритети організації у відповідності до стра­тегічного спрямування і діяльності;

- орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

- відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;

- забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

- відзначатись простотою;

- бути економічним, тобто базуватись на співставленні витрат на контроль з його досягненнями тощо.

 

10.7. Регулювання як загальна функція менеджменту.

 

РЕГУЛЮВАННЯ – це вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розробки і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Слід зазначити, що регулювання покликане усунути усі недоліки, відхилення, збої, що були виявлені у процесі контролювання. При цьому регулюючі заходи можуть вживатись на усіх попередніх етапах функціонального підходу (планування, мотивування, організування). Для цього застосовуються коректуючі дії, які базуються на виборі таких рішень: усувати відхилення; переглянути стандарти та критерії; поєднати попередні підходи.

Функції планування, організування та мотивування удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, функції контролювання та регулювання – в керуючій та керованій системах. З допомогою рис. 9.9 відображена графічна модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які вимагають здійснення змін у плануванні, організуванні або мотивуванні. У залежності від характеру перешкод чи недоліків, що були виявлені в процесі контролю у керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організування чи мотивування). Якщо в блоці “Планування” виявлені перешкоди, то розроблені заходи будуть стосуватись удосконалення економічного, соціального чи технологічного планування; якщо перешкоди виникли, наприклад, в організаційній структурі, то мова буде йти про реалізацію заходів в блоці “Організування” з побудови організації, комунікаційних систем тощо. Недоліки у матеріальному стимулюванні працівників керованої системи будуть усуватись в блоці “Мотивування” у напрямку удосконалення системи преміювання, дивідендної політики тощо.

ПЛАНУВАННЯ

ОРГАНІЗУВАННЯ

МОТИВУВАННЯ

КОНТРОЛЮВАННЯ

Регулювання шляхом змін в системах мотивування працівників

Регулювання шляхом перебудови організаційної структури управління, технологічних підходів тощо

Регулювання шляхом коректування планів

Рис. 10.9. Графічна модель регулювання діяльності організації