Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


Ћабораторна робота є 14 јвтоматизац≥€ створенн€ та розсиланн€ однотипних документ≥в




“еоретичн≥ в≥домост≥

‘ормуванн€ великоњ к≥лькост≥ однотипних документ≥в (нав≥ть простого зм≥сту) без використанн€ ≥нструмент≥в автоматизац≥њ Ї довол≥ трудом≥стким процесом.

≤нод≥ потр≥бно створити складений документ, що м≥стить основний текст, без зм≥н або з невеликими зм≥нами призначений де€кому числу кл≥Їнт≥в, ≥ джерело, €ке м≥стить зм≥нюваний дл€ кожного кл≥Їнта текст. ѕроцес автоматичного створенн€ таких документ≥в називаЇтьс€ злитт€м документ≥в.

” середовищ≥ Microsoft Word 2007 дл€ автоматичного генеруванн€ однотипних документ≥в з можлив≥стю њх розсиланн€ р≥зним адресатам передбачений механ≥зм злитт€.

«литтю п≥дл€гають:

- основний документ (бланк, форма, лист, ≥нструкц≥€), в текст €кого включен≥ особлив≥ пол€ п≥дстановки або злитт€;

- джерело даних, тобто файл, що м≥стить персон≥ф≥ковану дл€ кожного кл≥Їнта ≥нформац≥ю.

«м≥нна ≥нформац≥€ дл€ документ≥в беретьс€ з джерела у вигл€д≥ таблиц≥ (€ка може знаходитис€ у текстовому файл≥, файл≥ електронних таблиць або файл≥ бази даних) ≥ розставл€Їтьс€ у ч≥тко визначен≥ позиц≥њ. “акож ≥снуЇ можлив≥сть безпосередньо п≥д час злитт€ вводити конкретну ≥нформац≥ю стосовно адресат≥в розсиланн€ чи ≥нших критер≥њв формуванн€ документ≥в.

ƒокумент стандартного зм≥сту називаЇтьс€ основним документом, а файл, у €кому м≥ститьс€ зм≥нна ≥нформац≥€ Ц джерелом даних. ќсновний документ м≥стить пост≥йний текст (т≥ло документа) ≥ зм≥нний (пол€ злитт€). ƒжерело даних м≥стить записи, кожен з €ких в≥дпов≥даЇ одному обТЇктов≥ розсиланн€.  ожен стовпець у джерел≥ даних називаЇтьс€ полем ≥ повинен мати р€док заголовку дл€ однозначноњ ≥дентиф≥кац≥њ цього пол€ (≥мТ€ пол€).

ѕроцес злитт€ зд≥йснюЇтьс€, зазвичай, у три етапи:

1. —творенн€ джерела даних.

2. —творенн€ основного документа.

3. ¬иконанн€ злитт€ з критер≥€ми в≥дбору або без них.

’≥д роботи

«авданн€. «а допомогою текстового редактора Microsoft Word 2007 створити бланк, у €кому автоматично формуватимутьс€ запрошенн€ запрошенн€ на збори ќ—ЅЅ дл€ њх подальшого розсиланн€ (рис. 14.1).

–ис.14.1 Ц «разок заповненого бланку пов≥домленн€

1. —творити та заповнити (щонайменше 10 запис≥в) у редактор≥ електронних таблиць Microsoft Excel 2007 таблицю, що м≥ститиме зм≥нну частину пов≥домлень (рис.14.2).

–ис.14.2 Ц “аблиц€ Ц джерело даних

2. «акрийте ≥ збереж≥ть цю таблицю у свою папку п≥д назвою Data.xlsх.

3. —твор≥ть файл Blank.doсх €к на рис.14.1.

4. ѕерейд≥ть на закладку –ассылки.

5. ƒл€ п≥дключенн€ джерела даних (файлу Data.xlsx) на панел≥ Ќачать сли€ние натисн≥ть на кнопку ¬ыбрать получателей ≥ вибер≥ть команду »спользовать существующий списокЕ. ” в≥кн≥ вибору в≥дшукайте файл Data.xlsx, натисн≥ть на кнопку ќткрыть та вибер≥ть аркуш, у €кому м≥ст€тьс€ дан≥.

6. ƒл€ автоматичного заповненн€ адрес учасник≥в конференц≥њ пом≥ст≥ть курсор у потр≥бне м≥сце документа (зазвичай у правому верхньому кут≥) ≥ натисн≥ть на кнопку Ѕлок адреса у груп≥ —оставление документа и вставка полей.

7. ” в≥кн≥ ¬ставка блока адреса за допомогою опц≥й зл≥ва ≥ кнопки ѕодбор полейЕ сформуйте структуру адреси (рис.14.3).

–ис.14.3 Ц ƒодаванн€ блоку адреси

8. «аповн≥ть т≥ло основного документа, залишивши незаповненим зак≥нченн€ у звертанн≥ (воно генеруватиметьс€ автоматично з урахуванн€м стат≥ учасника конференц≥њ), а у м≥сц€х, де повинна бути ≥нформац≥€ з джерела даних (родовий в≥дм≥нок), натисн≥ть на кнопку ¬ставить поле слити€ ≥ вставте поле з в≥дпов≥дною назвою. ѕ≥сл€ цього основний документ маЇ вигл€дати приблизно €к на рис.14.4.

–ис.14.4 Ц ќсновний документ з пол€ми

9. ƒл€ заповненн€ зак≥нченн€ у слов≥ У Ўановн Ф пом≥ст≥ть курсор у к≥нець слова ≥, натиснувши на кнопку ѕравила, вибер≥ть команду IFЕTHENЕELSE та вкаж≥ть параметри умови: зак≥нченн€ У ий Ф, €кщо стать чолов≥ча (л≥тера У ч Ф у пол≥ У —тать Ф джерела даних) та У а Ф у протилежному випадку (рис.14.5).

–ис.14.5 Ц —творенн€ правила дл€ вибору зак≥нченн€

10. ¬иконайте команду »зменить отдельные документыЕ з меню кнопки Ќайти и объединить у груп≥ «авершить.

якщо повыдомленн€ мають розсилатись не вс≥м адресатам, то перед виконанн€м пункту 10 потр≥бно натиснути накнопку »зменить список получателей у груп≥ Ќачать сли€ние ≥ у в≥кн≥ ѕолучители сли€ни€ (рис.14.6) в≥дзначити галочками або з допомогою ф≥льтруванн€ записи, дл€ €ких мають бути згенерован≥ листи. ƒл€ формуванн€ складн≥ших критер≥≥в в≥дбору потр≥бно натиснути на г≥перпосиланн€ ‘ильтр в област≥ ”точнить список получателей ≥ заповнити умови в≥дбору, використовуючи лог≥чн≥ оператори У≥Ф, УабоФ та операц≥њ пор≥вн€нн€.

–ис.14.6 Ц ¬иб≥р одержувач≥в злитт€

 онтрольн≥ питанн€

1. ƒл€ чого потр≥бне джерело даних?

2. ƒл€ чого потр≥бний основний документ?

3. як в≥дбуваЇтьс€ процес злитт€?

4. ўо таке поле злитт€?






ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2016-11-24; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1010 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

—тремитесь не к успеху, а к ценност€м, которые он дает © јльберт Ёйнштейн
==> читать все изречени€...

1217 - | 1171 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.012 с.