Под официальными документами понимаются документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке [7]. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, определяемые государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумаге или других носителях управленческих действий, т. е. создании управленческих документов. Оно осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Государственным стандартом устанавливается не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Он также регламентирован Государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации — автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись и т. д.).
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Современные требования к оформлению различных видов управленческих документов изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [12].
Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов, для чего в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Среди разнообразия управленческой документации, используемой для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
Для системы организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований (см. Табл. 7). Требования настоящего стандарта являются рекомендательными.
Таблица 7
