| Вид документа | Разновидности документа |
| Договор | Договор купли-продажи |
| Договор поставки | |
| Договор аренды (договор субаренды) | |
| Договор подряда (договор субподряда) | |
| Договор комиссии | |
| Договор перевозки и др. |
Системы документации обеспечивающего типа
Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации.
Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собойдокументы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
Под унифицированной системой документации понимается совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).
Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
— единого принципа построения форм документов;
— регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
— установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
— установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
— единства применяемой терминологии и условных обозначений.
Работа по унификации документов включает:
•разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
•введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Разработаны следующие УСД:
— организационно-распорядительной документации (УСОРД);
— плановой документации (УСПД);
— первичной учетной документации (УСПУД);
— финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);
— расчетно-денежной документации (УСРДД);
— отчетно-статистической документации (УСОСД);
— по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
— документации по ценообразованию (УСДЦ);
— документации по торговле (УСДТ);
— документации по изобретениям и открытиям (УСДИО);
— документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
— документации по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН);
— документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).
Действующий в настоящее время Государственный стандарт [2] устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.
Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Составление табеля унифицированных форм документов, а также внесение в него изменений осуществляется службой делопроизводства.
Табель содержит следующие графы:
1. Наименование формы документа.
2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО).
3. Дата утверждения документа.
4. Периодичность издания.
5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
6. С кем согласовывается документ.
7. Ответственный за контроль над исполнением соответствующего документа.
8. Годовой тираж бланков и др.
Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация — это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).
Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти.
