Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ѕрограмн≥ системи електронного документооб≥гу




 омп'ютерн≥ програми документооб≥гу автоматизують три основн≥ види документооб≥гу: оф≥сний, сп≥льний, адм≥н≥стративний (рис. 7.1).

ќф≥сний документооб≥г обслуговуЇ рутинн≥ оф≥сн≥ завданн€ ≥ застосовуЇтьс€ т≥льки в рамках конкретного проекту, наприклад, п≥дготовки пакет≥в ≥нструкц≥й.  ер≥вник приймаЇ р≥шенн€, що ≥ €к необх≥дно зробити (наприклад, €ку треба п≥дготувати ≥нструкц≥ю), а також Ч хто повинен це робити. ≈лектронне пов≥домленн€, що м≥стить ≥нструкц≥ю та ≥нформац≥ю про њњ статус у процес≥ документооб≥гу, передаЇтьс€ в≥д прац≥вника до прац≥вника в≥дпов≥дно до пор€дку, визначеного кер≥вником.

 

 

–ис. 7.1. ¬иди документооб≥гу, реал≥зован≥ в комп'ютерних програмах документооб≥гу

 

—п≥льний документооб≥г використовуЇтьс€ тод≥, коли нетипов≥ процеси охоплюють дек≥лька п≥дрозд≥л≥в або п≥дприЇмств. –озробка новоњ продукц≥њ, що проходить стад≥њ висуванн€ концепц≥њ, проектуванн€, виробництва ≥ маркетингу, Ї прикладом сп≥льного документооб≥гу. ÷ей вид документооб≥гу може використовуватис€, наприклад, дл€ автоматизац≥њ процесу одержанн€ сертиф≥кату на продукц≥ю у в≥дпов≥дному державному орган≥.

јдм≥н≥стративний документооб≥г обслуговуЇ процеси, у €ких ран≥ше використовувалис€ т≥льки паперов≥ форми документ≥в. як ≥ виробничий документооб≥г, в≥н призначений дл€ обробки зв≥т≥в про витрати ≥ реЇстрац≥йних форм з меншими адм≥н≥стративними витратами. «ам≥сть заповненн€ паперовоњ форми, наприклад, дл€ одержанн€ добових при в≥др€дженн≥, сп≥вроб≥тник заповнюЇ електронну форму на комп'ютер≥ й електронною поштою надсилаЇ њњ в бухгалтер≥ю.

÷≥ три типи документооб≥гу розширюють його традиц≥йне призначенн€ за рахунок охопленн€ ширшого кола учасник≥в ≥ ширшоњ ≥нфраструктури. якщо функц≥онуванн€ виробничих систем документооб≥гу обмежене локальними мережами, то новий документооб≥г ≥з застосуванн€м Internet-технолог≥й може виходити за меж≥ локальних мереж.

≤нший п≥дх≥д до невиробничого документооб≥гу пов'€заний ≥з ≥нтеграц≥Їю в б≥льш≥сть систем документооб≥гу електронноњ пошти. ѕрограми документооб≥гу на баз≥ електронноњ пошти використовують середовище обм≥ну пов≥домленн€ми €к платформу дл€ вс≥Їњ системи документооб≥гу, доставл€ючи користувачам завданн€ пр€мо в поштову скриньку. ѕри доставц≥ поштою завданн€ Ї нев≥д'Їмною частиною пов≥домленн€: користувач≥ виконують свою роботу ≥ передають завданн€ дал≥ в≥дпов≥дно до схеми посл≥довност≥ документооб≥гу.

“аким чином, основою комплексноњ  ≤—ѕ Ї п≥дтримка документооб≥гу, €кий утворюЇтьс€ ≥з первинних документ≥в р≥зних тип≥в, орган≥зац≥њ њхн≥х взаЇмозв'€зк≥в за тими чи ≥ншими ключовими пол€ми або њх сукупност€ми, ≥ реал≥зац≥€ на ц≥й основ≥ системи запит≥в до бази даних, €ка даЇ змогу будувати дов≥льний наб≥р пох≥дних документ≥в Ч зв≥т≥в, що створюютьс€ ≥з сукупност≥ т≥Їњ чи ≥ншоњ п≥дмножини первинних документ≥в.

ƒл€ вир≥шенн€ завдань автоматизац≥њ документооб≥гу в ус≥х орган≥зац≥€х, установах, п≥дприЇмствах використовуютьс€ так≥ типи програмного забезпеченн€:

1) операц≥йна система (ќ—), тобто базова програма, п≥д управл≥нн€м €коњ працюють комп'ютери;

2) текстов≥ редактори;

3) електронн≥ таблиц≥;

4) —”Ѕƒ (системи управл≥нн€ базами даних);

5) комун≥кац≥йн≥ програми дл€ роботи з факсами ≥ доступу в Internet;

6) утил≥ти (допом≥жн≥ програми, €к≥ оптим≥зують роботу комп'ютера).

як правило, використовуютьс€ також програми OCR (Optical Character Recognition System) Ч програми оптичного розп≥знанн€ текст≥в дл€ введенн€ документ≥в у комп'ютер з використанн€м сканера; електронн≥ словники ≥ перекладач≥ Ч при робот≥ з текстами ≥ноземними мовами.

Ќаступний ступ≥нь автоматизац≥њ процес≥в д≥ловодства Ч це системи автоматизованого д≥ловодства, що поЇднують у соб≥ реЇстрац≥ю ≥ контроль за документами; повнотекстове збер≥ганн€ (збер≥ганн€ самого документа, а не т≥льки його реЇстрац≥йноњ картки, в пам'€т≥ комп'ютера), ≥ндексуванн€ ≥ можлив≥сть швидкого пошуку документа в подальшому, створенн€ тематичних доб≥рок документ≥в; автоматизац≥ю руху документ≥в м≥ж виконавц€ми за заданими маршрутами; њх арх≥вне збер≥ганн€ ≥ швидкий пошук. ÷е програмн≥ комплекси типу Lotus Notes, DOCS OPEN тощо, €к≥ висувають висок≥ вимоги €к до комп'ютерного обладнанн€, необх≥дного дл€ њх функц≥онуванн€, так ≥ в першу чергу до ч≥ткоњ орган≥зац≥њ управл≥нського процесу, однозначного розпод≥лу обов'€зк≥в м≥ж прац≥вниками ≥ њхньоњ високоњ в≥дпов≥дальност≥ за дотриманн€ вс≥х правил роботи з документами. “ак≥ програмн≥ комплекси дають змогу зд≥йснювати реЇстрац≥ю документ≥в, автоматичне сортуванн€ за каталогом, њх маршрутизац≥ю (перем≥щенн€ в≥д виконавц€ до виконавц€), автоматичне нагадуванн€ виконавцю про наближенн€ або зак≥нченн€ терм≥ну виконанн€ роб≥т, пошук документ≥в, перенесенн€ документ≥в на зм≥нн≥ нос≥њ дл€ арх≥вного збер≥ганн€ тощо.

—пец≥ал≥зован≥ системи управл≥нн€ документами можна умовно под≥лити на дв≥ категор≥њ.

ѕершу категор≥ю складають програмн≥ продукти, початково ор≥Їнтован≥ на вузькопроф≥льне застосуванн€, ≥ програми, €к≥ не мають засоб≥в ≥нтеграц≥њ з ≥ншими системами. “ак≥ програми призначен≥ дл€ вир≥шенн€ конкретних обл≥кових завдань, управл≥нн€ персоналом, веденн€ складського обл≥ку тощо. ќднак б≥льш≥сть под≥бних програм мають суттЇв≥ обмеженн€ щодо њх застосуванн€ у корпоративному середовищ≥.  ожна з них маЇ свою власну базу даних, причому ц≥ сховища ≥нформац≥њ н≥€к м≥ж собою не пов'€зан≥. ” п≥дсумку, витрати на п≥дтримку загальноњ ≥нфраструктури суттЇво зб≥льшуютьс€.

ƒругу категор≥ю становл€ть спец≥ал≥зован≥ програми, що мають засоби ≥нтеграц≥њ з ≥ншими програмними системами. “ак, програми PDM {Product Document Management Ч управл≥нн€ виробничою документац≥Їю) призначен≥ дл€ вир≥шенн€ ц≥лого класу завдань, пов'€заних ≥з проектуванн€м вироб≥в. « њхньою допомогою новий вид продукц≥њ може розробл€тис€ одночасно к≥лькома проектантами. ѕрограми TDM (Technical Document Management Ч управл≥нн€ техн≥чною документац≥Їю) призначен≥ дл€ обслуговуванн€ ≥ншого класу завдань, пов'€заних ≥з шдготовкою техн≥чноњ документац≥њ. ѕрикладом системи категор≥њ PDM/TDM може бути програмний пакет AutoDesk WorkCenter.

“акий процес документуванн€ звичайно базуЇтьс€ на робот≥ одного програмного сервера з експертною системою ≥ центральною базою даних. «агалом серверна частина ун≥версальноњ системи управл≥нн€ документооб≥гом (—”ƒ) складаЇтьс€ з таких лог≥чних компонент≥в: сховища атрибут≥в документ≥в (карток), сховища документ≥в ≥ серв≥су повнотекстовоњ ≥ндексац≥њ (рис. 7.2). ѕ≥д сховищем документ≥в розум≥ють сховище вм≥сту документ≥в. —ховище атрибут≥в ≥ сховище документ≥в часто об'Їднують загальним пон€тт€м арх≥ву документ≥в.

 

 

–ис. 7.2. Ћог≥чна схема системи управл≥нн€ документооб≥гом

 

якщо розгл€дати корпоративн≥ ≥нформац≥йн≥ системи ≥ системи управл≥нн€ п≥дприЇмством класу ERP/MRPII, то вони звичайно мають модул≥ дл€ п≥дтримки д≥ловодства, але можливост≥ багатьох ≥з них дуже обмежен≥. Ѕ≥льш≥сть ун≥версальних систем управл≥нн€ документооб≥гу п≥дтримують ≥нтеграц≥ю з в≥домими системами управл≥нн€ п≥дприЇмствами, наприклад, з програмними продуктами SAP ≥ PeopleSoft. ѕроблема в тому, що дуже небагато в≥тчизн€них п≥дприЇмств встановлюють под≥бн≥ комп'ютерн≥ ≥нформац≥йн≥ системи класу ERP Ч поки що вони занадто дорог≥ й важко адаптуютьс€ до украњнських умов. ¬арт≥сть систем виробничого документооб≥гу в розвинутих крањнах дуже висока Ч в≥д к≥лькох сотень до к≥лькох тис€ч долар≥в з розрахунку на одне робоче м≥сце [19]. ѕричина такоњ високоњ вартост≥ в тому, що виробнич≥ системи документооб≥гу мають високий ступ≥нь налагоджуваност≥ Ч вони не пропонуютьс€ у вигл€д≥ готового продукту.

 





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2016-11-24; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 464 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

„то разум человека может постигнуть и во что он может поверить, того он способен достичь © Ќаполеон ’илл
==> читать все изречени€...

1597 - | 1469 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.013 с.