Господарські операції, оформлені відповідними документами, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові результати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.
Облікові регістри - це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами.
Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.
За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки.
За характером записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні і комбіновані.
За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.
Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бухгалтерського обліку мають різну будову (форму). Найчастіше в практиці обліку використовують регістри двосторонньої, односторонньої, багатографної і шахової форм.
Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88. Відповідно до цього Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, засобами механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень.
Підприємства й організації, які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, повинні забезпечити їх відтворення у зручному для читання вигляді. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх. Перенесення інформації із первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, який забезпечував би своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та статистичної звітності, декларацій і розрахунків.
Записи господарських операцій в облікові регістри повинні бути чіткими і зрозумілими. Підчистки і незастережні виправлення, пропуски рядків і приписки між рядками не дозволяються.
Порядок ведення облікових регістрів працівниками бухгалтерії і обчислювальних установок визначає головний бухгалтер. Він встановлює службові обов'язки кожного працівника і відповідальність за їх виконання.
Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні. Простими називають записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі). Копіювальні записи застосовують у тому випадку, коли треба мати копію запису. Такі записи роблять за допомогою копіювального паперу.
Порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовується на підприємстві. Проте в сучасних умовах поширений інший порядок: поточний облік операцій здійснюють переважно у комбінованих регістрах хронологічного і систематичного обліку, а на окремих ділянках - також синтетичного й аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери по розрахунках з постачальниками і підрядчиками, з підзвітними особами тощо). Про відображення господарських операцій в облікові регістри на документах роблять відповідну відмітку, що має велике значення для наступної перевірки правильності записів.
Наприкінці кожного місяця в облікових регістрах по кожному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту і визначають залишки на 1-ше число наступного за звітним місяця. Цей завершальний цикл облікових робіт потрібний для перевірки правильності облікових записів, а також для одержання інформації, необхідної для складання звітності.
Способи перевірки правильності облікових записів, що використовуються в практиці, ґрунтуються, як правило, на системі взаємозв'язків і взаємоконтролю даних облікових регістрів. Зокрема, в регістрах шахової форми загальний підсумок граф по горизонталі повинен збігатися з підсумком граф по вертикалі. Загальний підсумок оборотів по синтетичних рахунках за звітний місяць, показаних в оборотній відомості, має збігатися з підсумком реєстраційного журналу. Взаємозвірка правильності записів на синтетичних і аналітичних рахунках забезпечується за допомогою оборотних або сальдових відомостей.
При поєднанні по окремих рахунках синтетичного й аналітичного обліку в одному обліковому регістрі така звірка не потрібна, оскільки підсумок аналітичних рахунків у ньому є одночасно підсумком записів на відповідному синтетичному рахунку.
Підсумки оборотів за місяць в облікових регістрах записують у спеціально відведеному для цього рядку або на першому вільному рядку після запису останньої операції. У тих регістрах, де це потрібно, виводять залишки (сальдо) на рахунках на 1-ше число наступного за звітним місяця. На підставі цих залишків складають баланс та інші форми звітності.
