Цель и задачи проверки. Источники информации
Целью аудита расчетов с персоналом по оплате труда является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих состояние этих расчетов, и соответствии применяемой методики учета и налогообложения операций по оплате труда действующим нормативным документам.
При этом практические цели аудита расчетов с персоналом по оплате труда заключаются в проверке:
полноты – все ли операции по расчетам с персоналом отражены в учете и бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;
существования – имеет ли место (существует ли) задолженность по вышеуказанным расчетам на дату составления баланса и существенна ли сумма задолженности;
прав и обязанностей – правомерны ли и верны суммы задолженности персоналу, бюджету, исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);
оценки – оценены ли расчеты в соответствии с требованиями нормативных актов;
точности – правильно ли начислены заработная плата и удержания из нее, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета этих операций;
ограничения учетного периода – все ли расчеты, связанные с оплатой труда, отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;
представления и раскрытия - все ли расчеты по оплате труда раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету и отчетности.
Источники информации: бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет о финансовых результатах (форма № 2), отчета о движении денежных средств (форма № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (форма №3 и №5), главная книга или оборотно-сальдовая ведомость положение об учетной политике организации, регистры бухгалтерского учета по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Кроме того, анализируются внутренние документы по следующим формам:
№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
№ Т-2 «Личная карточка работника»;
№ Т-3 «Штатное расписание»;
№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-7 «График отпусков»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;
№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
№ Т-51 «Расчетная ведомость»;
№ Т-53 «Платежная ведомость»;
№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
№ Т-54 «Лицевой счет»;
№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
№ Т-73 2Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Аудит системы начислений
1. Аудит документального оформления трудовых отношений с работниками
В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации. Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами - ГК РФ и Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В соответствии с этими документами трудовые отношения могут быть оформлены трудовым договором (контрактом), коллективным договором или договором гражданско-правового характера.
В ст. 56 ТК РФ указано, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные этим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора являются место работы (с указанием структурного подразделения), дата начала работы, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, содержащимся в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Также в договоре должны быть указаны права и обязанности работника, права и обязанности работодателя, характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях, режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации), условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с данным Кодексом и иными федеральными законами.
В Законе Российской Федерации от 11.03.92 г. № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» коллективный договор и другие локальные нормативные акты регулируют трудовые отношения наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным нормативным актам относятся положение о системе оплаты труда, положение о премировании и др., в которых фиксируются условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключается с физическими лицами, которые могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без образования юридического лица. При проверке необходимо выявить суть договора с тем, чтобы отличить трудовой договор от договора ГПХ, что важно при начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом договоров ГПХ являются определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам ГПХ эти льготы не предоставляются.
При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу (форма № Т-1), перевод работника из одного структурного подразделения в другое (форма № Т-5), предоставление работнику отпуска (форма № Т-6), увольнение с работы (форма № Т-8). На каждого работника заполняется личная карточка (форма № Т-2), а для учета научных работников заполняется учетная карточка научного работника (форма № Т-4).
При проверке документального оформления договоров гражданско-правового характера аудитор должен выборочно проверить наличие договоров, заполненных с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также смет, доверенностей и актов выполненных работ.
2. Проверка достоверности состояния расчетов по оплате труда
Аудитору необходимо проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета. При этом выборочно на одну и ту же дату следует:
- проверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге по соответствующим статьям баланса;
- сравнить данные форм № Т-49, №Т-51, №Т-53 и данные главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- установить соответствие данных журналов-ордеров по счетам учета затрат и данных расчетно-платежной ведомости;
- сверить суммы заработной платы, выданные работникам организации из кассы, путем сопоставления данных журнала-ордера по счету 50 «Касса» и дебетовых оборотов главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за каждый месяц;
- установить соответствие данных счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» данным книги учета депонированной заработной платы.
3. Проверка правильности начисления сумм заработной платы
Далее проверяется правильность начисления сумм, отраженных по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по нескольким работникам. Предварительно необходимо установить, какие формы оплаты труда приняты в данной организации.
Аудитором изучаются наличие и достоверность первичных документов, правильность заполнения, соответствие требованиям первичных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда.
Проверке подвергаются табели учета рабочего времени, приказы, наряды на сдельную работу, листки учета выработки, путевые листы, расчеты и расчетно-платежные ведомости, расчеты отпускных и других видов доплат и др. Обращается внимание на:
- полноту и правильность заполнения всех обязательных реквизитов;
- наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет рабочего времени и выполнение работ;
- нет ли в документах неоговоренных исправлений и подчисток.
Необходимо выяснить, имелись ли случаи включения в табель учета рабочего времени вымышленных (подставных) лиц, приписок невыполненных работ.
Расчетно-платежные и платежные ведомости целесообразно подвергнуть счетной проверке, что позволит выявить возможное завышение итоговых сумм в ведомостях при правильном подсчете итогов по отдельно взятым фамилиям сотрудников.
Процедуры проверки по существу расчетов по оплате труда могут быть проведены сплошным (при небольшом штате работников) или выборочным способом.
Аудитору необходимо выбрать личные дела и лицевые счета конкретных работников и проверить соответствие информации о дате найма и переводах, условиях оплаты труда (ставка, оклад) и дополнительных выплатах. При этом аудитор проверяет соблюдение штатной дисциплины и установленных должностных окладов или условий контракта, обоснованность оплаты труда по трудовым соглашениям и по совместительству.
Необходимо установить идентичность данных о количестве и отработанного времени путем сверки данных табеля учета использования рабочего времени, расчетной ведомости и лицевого счета. При не полном рабочем месяце следует проверить правильность арифметического подсчета начисленной заработной платы. При сдельной оплате труда проверяется соответствие выполнения количественных и качественных показателей работы, а также правильность применения норм и расценок. Следует проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам.
4. Проверка обоснованности и правильности начисления доплат
Проверяя правильность и обоснованность начисления премий, аудитор сопоставляет информацию Положений о премировании, приказов, расчетных ведомостей и лицевых счетов. Начисление премий должно быть санкционировано приказом руководителя, решением совета директоров и т.п.
При проверке оплаты за время отпуска обращается внимание на дату начала отпуска по приказу и табелю, правильность определения расчетного периода, соответствие сумм заработной платы и количества фактически отработанных дней по месяцам расчетного периода в расчете отпускных и лицевом счете. Для получения аудиторами доказательств могут быть составлены альтернативные расчеты отпускных по ряду сотрудников.
Правильность начислений доплат в связи с отклонениями от нормальных условий работы (за работу в ночное время, сверхурочную работу, работу в праздничные дни, в тяжелых и вредных условиях) устанавливается проверкой соответствия данных расчета и табеля учета использования рабочего времени и установленных законодательством размеров доплат.
