Для хранения денежных средств, денежных документов и других ценностей на предприятии «Совхоз «Ольса» имеется касса. Кассовые операции ведет кассир. Он отвечает за сохранность принятых им наличных денег и других ценностей. Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.
При приеме на работу с кассиром заключали договор о материальной ответственности, также кассир ознакомлен под расписку с правилами ведения кассовых операций. Кассиру запрещается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию.
Помещения касс предприятия оборудовано средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации. Наличные денежные средства хранятся в металлическом сейфе, который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается. Ключи от сейфа хранятся кассиром и дубликат ключей у лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Предприятие «Совхоз «Ольса» хранит свободные денежные средства в учреждении банка. В отдельных случаях предприятие участвует в процессе налично-денежного обращения, при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче авансов сотрудникам, на командировочные расходы и другое.
Хранение в кассе наличных денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию, не допускается, а также хранение в кассах наличных денег принятых без использования приходных документов.
Приходный кассовый ордер формы №КО-1 (Приложение 61)применяется для приема денежных средств предприятием. Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчетности. Информация об их изготовлении и реализации подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов. Для их приобретения предприятие подает заявку в Министерством финансов Республики Беларусь, где ее рассматривают в течение 2 рабочих дней.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и считается действительным в течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером предприятия и до передачи в кассу регистрируется в Журнале регистрации приходных кассовых ордеров (в белорусских рублях). Исправления в нем не допускаются, в том числе оговоренные.
После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, который внес денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная печатью (штампом).
Расходный кассовый ордер формы №КО-2 (Приложение 62) выписывается бухгалтером в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. До передачи в кассу он регистрируется в Журнале регистрации расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Получение денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня - дня выписки.
Предприятие не имеет права накапливать в своей кассе наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих денежных расходов. Вся денежная наличность сверх лимита сдаётся в банк.
Объявление на взнос наличными включает в себя три части: само объявление, квитанцию и ордер (Приложение 63). Бланк объявления остается в кассе, ордер передают бухгалтеру банка, а квитанция передается лицу, вносившему средства на счет. Квитанция является документом, подтверждающим передачу денег для последующего зачисления на счет предприятия.
Данный документ может быть заполнен на компьютере или от руки. Во всех 3-х составляющих документа никакие исправления не допускаются. Единственным исключением является случай, когда фактическая сумма не соответствует той, что указана в объявлении. В таком случае, работник кассы вправе перечеркнуть объявление, на обороте квитанции специалист указывает фактическую сумму и ставит подпись. Далее исправленное объявление передается бухгалтеру, и тот оформляет новый документ.
В объявлении нужно указать его номер, дату внесения наличных, номер счета юридического лица и сумма, указанная прописью и цифрами. Лицу, вносящему средства, необходимо указать ФИО, банк получателя, полное наименование организации, назначение взноса и поставить подпись. Бухгалтер и кассир, принимающий деньги, также ставят на документе свои подписи. Кроме того, они расписываются в квитанции, выданной отправителю денег. Печать в квитанции проставляется после передачи денег клиентом.
В ордере указываются счета по дебету и по кредиту, вносимая сумма указывается цифрами. В разделе «От кого» указывается «Предприятие», и проставляется код вносимой суммы, зависящий от типа платежа, далее кассир и бухгалтер подписывают ордер.
Все поступления денежных средств в кассу предприятия и выдача денежных средств фиксируются в кассовой книге (Приложение 64).
До передачи в кассу ее оформляют соответствующим образом: листы нумеруют, книгу шнуруют, скрепляют печатью. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: неотрывная часть (первый экземпляр) - с горизонтальной разлиновкой, отрывная часть (второй экземпляр) - без горизонтальной разлиновки. Записи в кассовую книгу производит кассир в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрывные и выполняют функцию отчетов кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия. Операции по движению денежных средств записывают в кассовую книгу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. По отдельной строке выводится остаток денег на заработную плату.
Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации.
В целях соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в квартал проводится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой ценностей, находящихся в кассе. Для этого приказом руководителя предприятия назначается комиссия. По результатам ревизии составляется акт установленной формы. При обнаружении ревизией недостачи или излишков ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. До начала инвентаризации от материально ответственного лица берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы акта. При смене материально ответственного лица акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
Синтетический и аналитический учет движения денежных средств в кассе предприятия.
Счет 50 «Касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассе. Счет 50 «Касса» является активным, денежным, синтетическим. Сальдо по счету - только дебетовое. По дебету отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту - расходование.
Аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов.
