Документы по снабженческим и сбытовым операциям

Большое значение в деятельности организаций занимает документация материально - технического снабжения и сбыта.

Ее особенность заключается в том, что большое количество этой группы является одновременно составной частью других систем документации. Например, часть документов (письма, акты, распоряжение о передаче материальных средств, накладные, приходные и расходные ордера, командировочное удостоверение и др.) одновременно входит в состав организационно - распорядительной и расчетно-денежной документации.

Хорошо поставленная документация снабжения и сбыта содействует осуществлению коммерческой деятельности организации, укреплению хозяйственного расчета.

Одним из основных документов по снабжению и сбыту является хозяйственный договор. Договор может быть заключен между организациями, гражданами, государством. Наиболее распространенными договорами являются договоры купли - продажи, поставки, аренды помещений, подряда, перевозки, хранения и др.

Правовую сторону хозяйственных договоров регулирует Гражданский кодекс РФ.

Заключение конкретного договора (коммерческого контракта) начинается обычно с предложения его заключить - направления проекта договора.

Проект договора должен содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).

Рассмотрев проект договора, организация подписывает его. Один экземпляр контракта возвращается стороне составившей его.

Коммерческие договоры включают в себя следующие реквизиты:

· наименование документа;

· место и дату заключения договора;

· наименование сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор, и указание их полномочий;

· предмет договора (точнее наименование, количество и ассортимент продукции, подлежащей поставке);

· характеристики качества и комплектности продукции;

· указание цены продукции и порядок расчетов;

· сроки и порядок поставки продукции;

· дополнительные условия к договору, если он есть;

· указание на имущественную ответственность за невыполнение обязательств одной или другой стороной;

К договору поставки, как правило, прилагается спецификация, характеризующая подлежащую поставке продукцию.

В случае возникновения споров по тексту договора или прилагаемой к нему спецификациисоставляются Протоколы разногласий к договорам. Поскольку проект договора составляет поставщик, покупатель, в случае несогласия с каким - либо пунктом договора или несколькими пунктами, обязан в десятидневный срок составить протокол разногласий и в двух экземплярах направить поставщику.

Поставщик, получив протокол разногласий к договору, должен в течение 20 дней рассмотреть его, включить в договор предложения покупателя, а спорные вопросы в тот же срок передать на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю. Если в указанный срок поставщик не передает спорные вопросы в арбитраж, то условия договора в соответствии с протоколом разногласий покупателя считаются принятыми поставщиком.

Большую часть грузов перевозит железнодорожный транспорт.

При прибытии груза на станцию назначения грузополучатель обязан произвести его осмотр. При обнаружении нарушений (груза без документов, документа без груза, недостачу, испорченность груза) грузополучатель обязан потребовать составления коммерческого акта. Если представители дороги отказываются составить коммерческий акт, грузополучатель составляет этот документ в присутствии независимой стороны. Коммерческие акты составляются на бланках установленной формы.

Если одна из сторон (контрагентов) не выполняет договорных обязательств, составляются претензионные письма. Претензионные письма выполняют функцию урегулирования разногласий между сторонами на добровольных началах, поэтому составление претензий является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж.

Претензионные письма составляются в соответствии с едиными требованиями, предъявляемыми к этим документам.

Кроме общих реквизитов письма в претензии должны быть указанны:

· обстоятельства, являющиеся основанием для составления претензии;

· требования заявителя;

· сумма претензии, и ее расчет;

· банковские реквизиты заявителя;

· перечень предлагаемых к претензии документов.

Претензии составляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр направляется организации дебитору (должнику), второй остается у заявителя, а третий приобщается к исковому заявлению, если дело передается в арбитраж.

Если претензия может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный суд.

Основным документом в этих случаях является исковое заявление.

Исковое заявление содержит следующие реквизиты:

· наименование арбитража, его адрес;

· наименование истца, почтовый адрес, банковские реквизиты;

· наименование организации - ответчика, почтовый адрес, реквизиты;

· сумма иска;

· название документа;

· текст заявления;

· подписи, дату;

· перечень предложений.

См. Приложение11 Договор купли-продажи, Приложение 12 Исковое заявление, Приложение 13 Протокол разногласий к договору, Приложение 14 Претензия.