Тема 2. 4 документы по личному составу организации

Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу возникают в результате возмездных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т.д. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме и т.п. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы.

В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, что способствует их унификации. Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с ними.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены следующие формы первичной учетной документации:

по учету кадров:

- Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (N Т-1, N Т-1а);

- Личная карточка работника (N Т-2), Личная карточка государственного (муниципального) служащего (N Т-2ГС(МС));

- Штатное расписание (N Т-3);

- Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (N Т-4);

- Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (N Т-5), (N Т-5а);

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (N Т-6) (Т-6а);

- График отпусков (N Т-7);

- Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (N Т-8, N Т-8а);

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (N Т-9, Т-9а);

- Командировочное удостоверение (N Т-10);

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (N Т-10а);

- Приказ (распоряжение) о поощрении работника (N Т-11, N Т-11а).

по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (N Т-12);

- Табель учета рабочего времени»(N Т-13);

- Расчетно-платежная ведомость(N Т-49);

- Расчетная ведомость(N Т-51);

- Платежная ведомость(N Т-53);

- Журнал регистрации платежных ведомостей(N Т-53а);

- Лицевой счет(N Т-54), Лицевой счет (свт) (N Т-54а);

- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (N Т-60);

- Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (N Т-61);

- Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы(N Т-73).

Все формы, помеченные литерой «а», предназначены для оформления распорядительных актов одновременно на несколько работников.

Кроме этих документов к документам по личному составу можно отнести трудовые контракты, заключённые предприятием с работником, трудовые книжки, личные дела.

Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности – специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан, отнесенные к личной жизни или трудовой деятельности, в соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Приём на постоянную работу сопровождается следующим составлением документов по схеме:

Примерная схема организации приёма на работу

Основным документом при приёме на работу является контракт, регулирующий правоотношения предприятия с работником, после его подписания издаётся приказ, оформляется личная карточка и заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа поступают в личное дело, в бухгалтерию, где поступающему работнику присваивается табельный номер и заводиться лицевой счёт по заработной плате.

Увольнение строиться по следующей схеме: