Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


’арактеристики документооборота




  количественным характеристикам специалисты относ€т параметры объема документооборота. ќбъем документооборота Ц это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

¬ объеме документооборота необходимо учитывать все вход€щие, исход€щие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

ƒостаточно объективные данные могут быть получены при соблюдении основного правила определени€ объема документооборота Ц однократности учета каждого документа.

ќбъем документооборота выражаетс€ дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе Ц количество копий. ѕериод, за который подсчитываетс€ документооборот (мес€ц, квартал, год), устанавливает служба документационного обеспечени€ управлени€ организации. ѕо результатам подсчета составл€ютс€ сводки данных об объеме документооборота, которые позвол€ют проводить анализ его состо€ни€, тенденции изменений.

ѕомимо собственно объема документооборота (основного параметра), могут подсчитыватьс€ удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т. е. количество документов, проход€щих через подразделение за единицу времени.

  временным характеристикам относ€т врем€ полного цикла движени€ документов в организации; врем€ их прохождени€ на каких-то определенных участках пути, стади€х управленческого процесса; скорость движени€ отдельных документов и т.п.

–егул€рный (например, ежегодный) подсчет объема документооборота позвол€ет проводить сравнительный анализ роста или уменьшени€ количества документов в организации за определенные периоды времени, вы€вл€ть причины происход€щих изменений и определ€ть эффективные способы упор€дочени€ работы с документацией.

ƒл€ получени€ полной и объективной картины состо€ни€ документооборота в организации помимо количественных характеристик документооборота необходимы сведени€ о структуре документной информации и направленности ее движени€.

Ќеобходимость посто€нного совершенствовани€ организации документооборота вызвана р€дом причин. ¬ числе основных можно назвать проблему посто€нного роста объемов документации в сфере управлени€. ќна характерна дл€ учреждений всего мира, и наша страна не €вл€етс€ исключением. ќбъективной причиной увеличени€ объемов документов €вл€етс€ вли€ние научно-технического про≠гресса, и, как результат, усложнение процессов управлени€.

ѕроизводительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Ётот разрыв приводит к росту аппарата управлени€ во всех развитых странах мира.

ќднако существуют и субъективные причины роста объема документооборота.   ним можно отнести:

- увеличение количества провер€ющих инстанций, т. е. бюрократизацию аппарата управлени€. Ёто приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;

- неквалифицированное документирование об€зательно приведет к составлению дополнительных документов, разъ€сн€ющих и дополн€ющих ранее изданные;

- несвоевременное, некачественное выполнение зада≠ний или срыв сроков их исполнени€ порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, претензи€ми и т. д.

ƒокументопотоки различаютс€ по направлению и по отношению к управленческому объект:

ѕо направлению выдел€ют горизонтальные и вертикальные (восход€щие и нисход€щие) потоки.

√оризонтальные потоки св€зывают организации одного уровн€ управлени€, вертикальные Ц организации различных уровней, например руковод€щий орган управлени€ и подчиненные ему учреждени€ и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы.

¬осход€щие потоки Ц это документы подчиненных организаций, направл€емые в вышесто€щие инстанции (документы, получаемые вышесто€щей организацией от подчиненных организации). Ќисход€щие потоки Ц это документы, направл€емые вышесто€щими органами власти и управлени€ подчиненным организаци€м.

ѕо отношению к управленческой системе выдел€ют:

- вход€щий документопоток (документы, поступающие в организацию);

- исход€щий документопоток (документы, отправл€емые из организации);

- внутренний документопоток (документы, не выход€щие за пределы подготовившей их организации).

“ехнологическа€ цепочка движени€ и обработки документов состоит из р€да этапов:

- приема и первичной обработки;

- предварительного рассмотрени€ и распределени€;

- регистрации документов;

- направлени€ на исполнение и исполнени€ документов;

- оформлени€ и удостоверени€ документов;

- отправки.

 аждый документопоток имеет свой пор€док работы с документами.

ќперации по приему документов обычно провод€т централизованно. ¬ крупных учреждени€х и организаци€х прием документов осуществл€етс€ службой документационного обеспечени€ управлени€ (экспедици€ми или специально выделенным сотрудником). ¬ организаци€х и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов про≠вод€тс€ секретарем.

—овременные способы доставки документов разнообразны. ќни могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную св€зь или доставлены курьером.

ѕредварительное рассмотрение документов проводитс€ непосредственно после первичной обработки и значительно ускор€ет их движение. ќно позвол€ет определить, какие документы должны передаватьс€ на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделени€ и ответственным исполнител€м. ќдной из задач, которые при этом решаютс€, €вл€етс€ освобождение руководител€ от излишнего потока второстепенной информации. Ёта работа проводитс€ секретарем руководител€, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.

ѕосле рассмотрени€ руководителем документы передаютс€ на исполнение в соответствии с резолюцией. ‘ормы исполнени€ могут быть различными.

–€д документов содержит указани€, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. »х исполнением будет €вл€тьс€ конкретна€ де€тельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организаци€ каких-либо меропри€тий и т. д.).

Ќа поступившем документе исполнителем делаетс€ отметка о произведенных действи€х.

Ќапример:

Ђѕроведены переговоры, 15.07.2003ї. ƒолжность ѕодпись »нициалы, фамили€

»нформаци€ других документов требуетс€ дл€ ознакомлени€ сотрудников с реальным положением дел, например, с результатами решени€ каких-либо вопросов. —екретариат или канцел€ри€ проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делаетс€ отметка.

Ќапример:

Ђѕрин€то к сведениюї или

Ђѕрин€то к руководствуї.

ƒолжность ѕодпись »нициалы, фамили€

ƒата

—водки, отчеты, за€вки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаютс€ специалистам, которые используют их в оперативной работе. Ќапример, данные, содержащиес€ в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Ќаибольшее внимание удел€етс€ документам, которые требуют ответа. »х исполнение заключаетс€ в подготовке ответного (исход€щего) документа.

–абота с исход€щими документами, как инициативными, так и ответными, заключаетс€:

- в подготовке проекта документа;

- его оформлении и согласовании (визировании);

- удостоверении;

- регистрации;

- отправке из организации.

»сполнение документа начинаетс€ со сбора информации. ѕроводитс€ изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. Ќа этом этапе исполнитель нуждаетс€ в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов. ѕосле этого готовитс€ проект будущего документа.

ѕроект документа проходит этап согласовани€ с руководител€ми структурных подразделений и специалистами. »х согласие с содержанием документа выражаетс€

визированием.

ѕосле получени€ на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложени€ми к нему. »сход€щие документы подписываютс€ руководством организации или руководител€ми структурных подразделений.

ѕосле подписани€ исход€щий документ передаетс€ в службу документационного обеспечени€ управлени€ или секретарю дл€ регистрации, затем на отправку.

ѕоступивший документ и копи€ отправленного до≠кумента с визами согласовани€ подшиваютс€ в дело.

Ќа документе и в регистрационной форме проставл€ютс€ соответствующие отметки об исполнении.

ќбработка и отправка отправл€емых из организации документов осуществл€етс€ централизованно экспедицией, должностным лицом службы ƒќ” или секретарем. ƒл€ отправки документы принимаютс€ полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправлени€.

–аботник службы делопроизводства провер€ет правильность оформлени€ документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества, экземпл€ров количеству адресатов, правильность адресовани€, соответствие даты подписани€ дате отправки. Ќеоформленные или неправильно оформленные документы возвращаютс€ исполнител€м на доработку в структурные подразделени€. Ќа заказную корреспонденцию составл€етс€ опись рассылки, на которой в эк спедиции проставл€етс€ фамили€ сотрудника и дата отправки.

Ќаписание адреса на конверте должно соответствовать действующим ѕочтовым правилам.

ƒокументы, поступившие на отправку, обрабатываютс€ и отправл€ютс€ в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дн€.

Ќа этапах подготовки и оформлени€ работа с внутренними документами организуетс€ так же, как с исход€щей документацией. Ќа этапе исполнени€ маршруты их движени€ совпадают с вход€щим документопотоком. Ќапример, докладные записки, как и вход€щие письма, передаютс€ на рассмотрение руководителю, который определ€ет характер дальнейших действий по этому документу. ќтличи€ имеютс€ в подготовке распор€дительных документов. “ак, приказы по основной де€тельности должны согласовыватьс€ в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готов€тс€ кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решени€ коллегиального органа Ч специальным аппаратом, например, секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2016-11-24; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1836 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

Ќасто€ща€ ответственность бывает только личной. © ‘азиль »скандер
==> читать все изречени€...

1297 - | 1114 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.016 с.