Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: руководители; специалисты; технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).
Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК 016-94 (дата введения 01.01.1996) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367) (ред. от 18.07.2007).
Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени.
В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России.
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ
Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов — положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.
Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации.
Инструкция составляется с учетом специфики работы в организации. Основой для нее являются типовые инструкции по делопроизводству и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкция содержит общие положения, тематические разделы.
ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включила разработку внедрения и ведения табеля унифицированных форм документов. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры.
Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.
Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования согласование (внутреннее и внешнее), утверждение, проставление печати, адресат.
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Наличие табеля позволяет службе ДОУ проанализировать все операции с документами.
Применение табеля исключает возможность неоправданного создания новых форм; позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами и учесть количество видов и форм документов, создаваемых в организации.
