Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.
Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации.В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.Информация, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Многие справочно-информационные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных, связей.
Акт
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или событий.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д.
Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо – при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме и, как правило, содержит реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т. е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации – автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного – «О приеме - передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Во введении должна содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и т.п. Далее указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта, в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.
