Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются в настоящее время на компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

При. подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, размером 12, 13, 14, через 1 – 2 интервала (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536).

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 – 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках А4 – через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают практически все реквизиты:

- реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;

- слова «Примечания» и. «.Основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

- в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

- в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Отступ красной строки – 1,25см или 1,27см (установлен в WORD «по умолчанию») используется непосредственно в текстах документов.

Раздел 2 ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

В соответствии с ГОСТом нм УСОРД организационно-распорядительная документация подразделяется на:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- справочно-информационные документы.

Структура организационно-распорядительной документации и ее формуляры унифицированы в УСОРД (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003).

Охарактеризуем основные документы управления в общем, а подробнее изучать будем их на лабораторных работах.

Тема 2.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся: Учредительные документы (учредительный договор, устав или общее положение об организации данного вида), договор, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонале), положение о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников.

Статья 52 «Учредительные документы юридического лица» части первой ГК РФ гласит: «Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида».

Учредительный договор юридического лица заключается и подписывается его учредителями. Так, на основании учредительного договора действуют товарищества на вере, на основе устава – акционерные общества, на основе учредительного договора и устава – общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, созданные одним лицом, а также общественные организации, объединения и др.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

Тексты учредительного договора и устава являются типовыми и требуют лишь незначительной доработки с учетом специфики создаваемого акционерного общества.

Учредительный договор может включать следующие разделы:

· преамбула;

· цель заключения договора;

· наименование и правовая форма общества;

· предмет и характер деятельности общества;

· местонахождение и срок деятельности общества;

· обязанности участников (учредителей) по создания общества;

· порядок образования имущества;

· ответственность учредителей за нарушение обязательств;

· условия и порядок выхода учредителей из состава организации и прием новых членов;

· разрешение споров;

· пролонгация и расторжение договора;

· заключительные положения.

ПОЛОЖЕНИЕ

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы предприятия или его структурных подразделений.

В структуре положений об организации обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ.

В организациях, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем бланке организации, его формулярвключает следующие реквизиты:

наименование организации,

наименование структурного подразделения,

наименование вида документа,

дату,

гриф утверждения.

Текст положения включает следующие разделы:

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношение (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указывается точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» является основным разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль над работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.

Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя.

В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

В разделе «Руководство» содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи – наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными под­разделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

ДОГОВОР

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также ' как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.). Отношения работника и работодателя также закрепляются в договоре.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам, удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, инициалов, фамилии) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержания договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т. д.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

ИНСТРУКЦИЯ

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан. (Инструкции, определяющие функционирование предприятий и должностные инструкции).

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, заполнения и ведения форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции.

Инструкция оформляется на общем бланке, должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- заголовок,

- дату,

- место издания,

- гриф утверждения,

- текст,

- подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, «Инструкция о порядке предоставления отчетных документов», «Инструкция по делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В этом разделе указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция является документом длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения данной инструкции в действие, а также возможная отмена ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяется разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единствен­ного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения» или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер.

Должностная инструкция

Правовое положение работников организации регламентируется Должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Текст Должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения. От занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции (определяются направления деятельности специалиста).

Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.);

Права (определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность (устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав).

Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, согласовывается с юристом, утверждается директором предприятия и доводитсядо работника под расписку.

Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в штатном расписании.

Штатное расписание (см. Приложение №7
Штатное расписание) составляет на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносится приказом директора предприятия.